Тема 2.5. Класифікація ділових документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.

Види документів визначаються за кількома ознаками.

1. За найменуванням: заява, лист, телеграма, довідка, інструк­ція, службова записка, протокол та ін.

2. За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються орга­нізаціями, підприємствами та службо­вими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окре­мими особами поза сферою їх службової діяльності.

3. За місцем виникнення: внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілку­вання установи з іншими установами чи організаціями.

4. За призначенням: щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господар­сько-договірні, організаційні, розпорядчі.

5.За призначенням також розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, статутні, звітні.

6. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (не­стандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими пра­вилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні доку­менти створюються в кожному конк­ретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За терміном вико­нання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк вико­нання. До них зараховують також доку­менти, які е терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать докумен­ти, які мають позначення “дуже терміново”.

8. За ступенем гласності: для загального користування, службо­вого користування, секретні, цілком секретні.

9. За стадіями створення: Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його завірено штампом і печат­кою. Копія – це точне відтворення ори­гіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії е відпуск, витяг, дуб­лікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба від­творити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник доку­мента, виданий у зв'язку з втратою ори­гіналу. У юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю (кіль­кістю відображених питань): Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька.

11. За терміном збері­гання: тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

12. За технікою відтво­рення: рукописні, відтворені механічним спо­собом.

13. За носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

14. За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словослучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть сло­ва, словосполучення й речення, за винятком цілком конк­ретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишаєть­ся кілька незаповнених місць.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, пра­вил побудови речень і словосполучень.

Отже, з метою покращення ведення документації встановлені певні класифікаційні ознаки, за якими групують документи: за найменуванням, за способом фіксації, за призначенням, за рівнем стандартизації, за місцем виникнення, за ступенем гласності, за терміном зберігання, за складністю.

• Писемне мовлення переважно монологічне, має свої лексичні, граматичні особливості викладу.

• У писемному діловому мовленні текст є посередником між адресантом і адресатом.

• У писемному писемності є більше можливості для удосконалення тексту, і це відповідно компенсує відсутність паралінгвістичних засобів засобами мови.

• Основне призначення документа – нести інформацію. Стандартизація ж мови ділових паперів скорочує кількість зайвої інформації.

• Нормативність мовних засобів – обов’язкова вимога ділового стилю.

• Кожен документ має свій формуляр.

• Оформлюючи документ, слід правильно у відповідній послідовності оформлювати реквізити.

• Укладаючи документ, слід пам’ятати про найосновніші вимоги до його тексту (основного реквізита у документі).

• Слід дотримуватися загальноприйнятих правил до оформлення сторінки документа.

• Текст документа можна подавати, користуючись такими формами викладу: опис, розповідь, міркування.

• Фактичний матеріал має бути достовірним і не переобтяжувати документ.

• Один документ варто присвячувати розгляду одного питання.

• Текст документа мусить мати продуману, завершену композицію (вступ, аргументація, висновки).

• Увесь масив документів прийнято групувати за класифікаційними ознаками, що полегшує їх укладання, опрацювання, зберігання.

Термін у системі професійного мовлення

Термін – слово або словосполучення, що виражає чітко окреслене поняття певної галузі науки, культури, техніки мистецтва, суспільно-політичного життя. Слово термін відоме ще з античних часів. В латинській мові – це "кінець", "межа". У середньовіччі це слово набуло вже іншого значення – визначення позначення. В українській мові це слово з'явилося в к. ХVІІ ст. Біля витоків української термінології стояли І. Верхрадський (ботанічні терміни), С. Рудницький (географічна термінологія), О. Курило (математична, хімічна термінологія), О. Огоновський, І. Пулюй (ботанічна, математична термінологія), В. Левицький (лінгвістична), Горбачевський І.(хімічна). Вони доклали багато зусиль до вироблення фахової термінології.

У 1918 р. заснували Інститут української народної мови, який очолив А. Кримський. Його завданням було укладання термінологічних словників. Інститут уклав близько 17 термінологічних словників, серед них сдовники військової термінології, фізичних термінів, словник хімічної термінології за редакцією О. Курило.

Термін – це спеціальне слово, що має дефініцію. Дефініція – основна ознака терміна (визначення). Конкретний зміст наукового поняття, визначеного терміном стає зрозумілим завдяки цій дефініції. Щоб загальновживане слово стала терміном, воно повинно відображати значення предмета.

Характерні ознаки терміна

1. Належність до певної термінологічної системи

2. Наявність дефініції

3. Однозначність в межах однієї тарніносистеми

4. Точність

5. Стилістична нейтральність

6. Відсутність синонімів або омонімів в межах однієї терміносистеми

7. Відсутність експресивності.

Значення терміна зафіксоване в спеціальних словниках і відповідно їх потрібно вживати лише в тій формі, у тому значенні, яке подане у словнику. Термінографія – це наука, що займається укладанням термінологічних словників.

Кожна галузь має свою термінологію. Термінологія – це сукупність термінів, що відображають зв'язок між поняттями якоїсь конкретної науки. Загалом серед термінологічної лексики можна виділити суспільно-політичну, науково-технічну, природничу, адміністративно-ділову і т. д.

Кожна з них має свої підсистеми

• політичну (демократія, уряд, центризм, фракція);

• юридичну (законодавство, апеляція, позов);

• військову (плацдарм, контрудар);

• філософську (діалектика, базис,тотожність);

• біологічну (клітина, суцвіття, клонування);

• морську (баркас, шлюз).

Існують такі вимоги до використання термінів у діловому мовленні:

стандартність, тобто вживання термінів лише в тому значенні, що зафіксовано у словнику;

стандартність, відсутність дублетів, системний характер, стилістична нейтральність, короткість, гнучкість. Термінологічні форми творяться на основі живої мови, однак не всі ці вимоги реально завжди виконуються наприклад у літературознавстві є дискусія щодо родів, видів, жанрів. І. Франко у трактаті "Із секретів поетичної творчості" ставив питання про те чи запозичувати терміни чи витворювати власнемовні.

Термін має вживатись з одним значенням. Якщо термін багатозначний, то слід вибудовувати текст таким чином, щоб було зрозуміло, яке значення терміна мають на увазі.