Тема 2.4. Універсальні вимоги до укладання документів

Ділові папери різних видів оформляються за певними стандартами, що полег­шує ведення документації, ділового листування.

Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (148 х 210мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве – 35 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з Другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також вико­ристання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім ви­раженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначен­ня документа.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання доку­мента, у ділових паперах рубрики нумеруються.

Укладаючи документи, слід пам’ятати про найосновніші вимоги до тексту:

1. Переконливість забезпечується обґрунтуванням висловленої думки, доказовістю матеріалу, точністю у доборі фактів і цифрових даних. Серед аргументів виділяють: посилання на авторитет, побудови на взаємозв’язку між причиною і наслідком, побудови на дедукції, на аналогії. До найефективніших методів переконування належить навіювання, яке полягає в тому, щоб непомітно нав’язати особі якусь думку, що потім викликає реакцію, відповідну певним навичкам даної особи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адреса­том пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливим текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Причиною помилок у викладі фактів буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущені цифрові дані виступу, зміна прізвища у довідці тощо). Все це знижує якість документа, оскільки факти – це його фундамент. Значення багатьох документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений у них фактичний матеріал. Існує також поняття актуальності фактів, що означає ступінь їх важливості у даний момент, у даній ситуації.

Переконливість досягається й композиційною структурою документа, вдалими розміщеннями матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, які включені до нього.

2. Логічна послідовність. Діловий папір має бути коротким, відображаючи найважливіші положення. Психологічні аргументи поряд із логічними мають також велике значення. Ознаками логічної послідовності є тісний логічний зв’язок усіх компонентів тексту, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність досягається за допомогою членування тексту на окремі рубрики (абзаци, частини, розділи). Однак слід пам’ятати і про співмірність компонентів рубрик.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється у тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються суб’єктивні моменти. Ознаками логічної послідовності виступають: 1) тісний логічний звязок усіх компонентів документа, чітко виявлені усі причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами; 2) чітке членування тексту документів на окремі пункти. Зовнішній прояв такого членування – рубрикація. Тут може бути виділення головного та другорядного.

3. Ясність викладу, точність опису, повнота інформації. Велике значення має чітке формулювання прохань, пропозицій, наказів. Точний добір слів, правильне використання термінів, уникнення вузькоспеціальних професіоналізмів. Точність, лаконічність і водночас доступність мови – необхідні риси документів. Перш, ніж викласти остаточний варіант документа, його слід детально обдумати.

4. Відсутність суперечностей. Обрані автором слова для укладання документа можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, розмовна лексика, професіоналізми, русизми…), що ускладнює сприймання тексту. Часто прохання, викладене у категоричній формі, перетворюється у наказ. Утруднює сприйняття документа й суперечність між фактами, викладеними у тексті.

5. Об’єктивність. Особистий момент в оцінці фактів повинен бути зведений до мінімуму. Більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи, при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками. Наприклад: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібно… Можлива й і інша беззайменникова форма: Просимо поінформувати…

7. Лаконічним є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи. Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа. Лаконічним вважається документ, у якому немає порожніх слів, багатослівної аргументації, плутанини в деталях. При викладі змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями. Автор повинен вміти викласти головне, навести вирішальні аргументи, підкреслити їх лише необхідними фактами і цифрами.

Стислість і чіткість викладу створюється за рахунок правильного компонування документа, кожен компонент викладеного у ньому повинен займати правильне, відповідне місце.

Лаконічне досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів, а також за рахунок правильного компанування документа: кожен аспект питання, викладений у документі, повинен займати певне логічне місце у його структурі. Тому варто кожен аспект змісту виділяти в окрему рубрику.

8. Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства. Процес читання документа – це процес пошуку потрібної інформації. Його полегшує використання стандартизованої мови, штампів, формулярів документів. За збереженими формулярами документів вчені визначають час створення давніх історичних текстів, які не мають чіткого датування. Укладаючи документ, треба добре знати українську літературну мову, її закони і норми, щоб кожного разу добрати найпереконливіший мовний засіб.

Отже, вимоги до укладання документів поширюються як на зовнішній вигляд (оформлення сторінки, рубрикація), так і на внутрішнє їх наповнення (переконливість, логічна послідовність, ясність викладу, об’єктивність, лаконізм, типізація мовних засобів).