Тема 2.2. Документ як писемний комунікативний акт
Однією з форм ділового тексту є документ. Документ має бути логічно послідовним, диференційованим за сферами спілкування, визначатися довершеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.
Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
Як відомо, процес читання документа – це процес пошуку необхідної інформації. Він здійснюється за так званими ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа. Це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка; вони можуть міститися і в самому тексті документа, наприклад: гарантуємо – у гарантійному листі, надсилаємо – у супровідному листі.
Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а цим самим, підвищити загальну культуру діловодства.
Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше.
Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам загальнолітературного вжитку, тобто нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не зв’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретніших вузько специфічних умов спілкування.
Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови – загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих та ін.
При підготовці документа слід дотримуватися таких правил:
1. Правильно і у певній послідовності розмістити реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила... Ректорат клопочеться... Або вживати безособові речення. Наприклад: Доведено до відома. Заслухано пропозиції. Введено до складу. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Намагатися уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Пам’ятати, що використання усталених конструкцій, перевірених практикою готових словесних формул типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку, полегшує опрацювання документів.
5. Використовувати прості речення. Уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги... У порядку обміну досвідом... У зв'язку з вказівкою... Відповідно до попередньої домовленості... Відповідно до Вашого прохання... Уникати дієприслівникових (дієприкметникових) зворотів. При використанні вживати їх на початку речення: Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши... Вважаючи...
6. Скорочення, умовні позначення, символи у тексті документа використовуються з певними застереженнями. Усі скорочення слів і назв у документі мають бути загальнозрозумілими. Вживати у тексті скорочення потрібно уніфіковано. Потрібно враховувати, що насиченість тексту скороченнями “знижує” офіційний тон документа.
7. Документ повинен видаватися повноважним органом чи особою у відповідності з її компетенцією.
Частина документів (накази, листи, звіти, протоколи) призначена для безпосереднього сприймання і тому вони мають бути особливо зручними для читання і, по можливості, наочними.
Отже, усякий документ є насамперед носієм інформації і це найважливіша його властивість. Документи дають можливість відтворити факти діяльності установи чи підприємства. Він має бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції. Він має бути складений за встановленою формою. Має бути бездоганно оформлений і відредагований.
Композиційно-логічна схема документа: формуляр, реквізити
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. За стандартом є 31 реквізит. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:
а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити “адресат”, “гриф обмеження доступу до документа”, “гриф затвердження”, “резолюцію”.