Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Номенклатура дел

_________№___________

______________________

(место составления)

На ________________ год¹

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от _________ № _______________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Тема 3.7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1.экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2.оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения;

3.обеспечение их сохранности;

4. передачу дел в архив учреждения,

т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.)

Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается:

- рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу,

-актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению,

-о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

-вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

-подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

-рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации

1. сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

2. акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится :

- полное оформление дел.

- частичное оформление дел

Частичное оформление.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:

- их не подшивают, а хранят в скоросшивателях,

- разрешено хранить без внутренней систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При полном оформлении необходимо

-подшить или переплести дела в твердую обложку,

-пронумеровать листы в деле,

-составить заверительную надпись

- составить внутреннюю опись документов.

Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.

Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения обо всех изменениях в нумерации заносят в лист - заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.

Обложку дела оформляют так:

- на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;

- затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);

- индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: "хранить постоянно";

- даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела - это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:

- заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;

- каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;

- сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами "то же". Другие сведения об этих делах приводят полностью;

- в графе "Примечание" делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.

В конце каждого дела на отдельном листе (лист - заверитель дела) составляют заверительную надпись.

В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).

Приведем образец заполнения внутренней описи ( на следующей странице):

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Внутренняя опись │

│ 05-02 │

│ документов дела N ----- │

│ │

│┌─────┬─────────┬──────────┬───────────────────┬─────────────┬──────────┐│

││N п/п│ Индекс │ Дата │ Заголовок │Номера листов│Примечание││

││ │документа│ документа│ документа │ дела │ ││

│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│

││ 1 │ 1-к │20.03.2005│О приеме на работу │ │ ││

│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│

││ 2 │ 2-к │25.03.2005│Об установлении │ │ ││

││ │ │ │должностных окладов│ │ ││

│├─────┼─────────┼──────────┼───────────────────┼─────────────┼──────────┤│

││ ... │ ... │ ... │ ... │ ... │ ... ││

│└─────┴─────────┴──────────┴───────────────────┴─────────────┴──────────┘│

│ 87 (Восемьдесят семь) │

│Итого ------------------------------------------------- документов. │

│ 8 (Восемь) │

│Количество листов внутренней описи -------------------------------. │

│ │

│ специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. │

│---------------------------- -------- -----------------│

│наименование должности лица, подпись фамилия, инициалы│

│ составившего опись │

│ │

│ 25 июня 10 │

│"--" ---- 20-- г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа - заверителя дела:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 05-14 │

│ Лист - заверитель дела N ----- │

│ │

│ 118 (Сто восемнадцать) │

│В деле прошито, вложено и пронумеровано ---------------------- листов,│

│ цифрами и прописью │

│в том числе: │

│ 12а, 33а, 64а │

│литерные номера ------------------------------------------------- листов;│

│пропущенные номера ______________________________________________ листов;│

│ 2 (Два) │

│+ листов внутренней описи ----------------------------------------------.│

│┌───────────────────────────────────────────────────────────┬───────────┐│

││ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера ││

││ │ листов ││

│├───────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤│

││ │ ││

│├───────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤│

││ │ ││

│└───────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘│

│ │

│ специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. │

│----------------------------------------- ------------- -----------------│

│наименование должности лица, составившего подпись фамилия, инициалы│

│ заверительную надпись │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Обеспечение сохранности документов

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество

Тестовые задания по теме 3

1.Какими нормативным документом руководствуется в своей деятельности служба документационного управления предприятия ?

2. Какие потоки документации вы можете назвать?

3. Какое структурное подразделение осуществляет организацию документооборота в организации?

4. Для чего необходима регистрация корреспонденции?

5.Какие этапа проходят документы , поступающие на предприятие?

6.Какие этапы проходят документы , подлежащие отправке в другую организацию.

7. Контроль исполнения документов предполагает

8. В каких случаях оставляются конверты от поступающих документов

9.Что нужно сделать в случае принятия решения о постановке документа на контроль?

10. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно или нет

11.Регистрация документов должна быть только однократной или многократной

12. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах какого периода

13. В каких случаях не вскрываются и передаются по назначению документы?

14. В какой срок Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться

15. В какой срок осуществляется обработка и передача документов исполнителям

16. Когда документ снимается с «контроля»?

17. Какие документы подлежат наиболее тщательному контролю?:

18. Какой экземпляр исходящего документа подшивается в дело?

19.. Какие виды номенклатуры дел Вы знаете?

20. Кто разрабатывает номенклатуру дел?

21. Что представляет собой сводная номенклатура дел?

22. Что такое «дело»?

23. Что включается в подготовку исполненных документов к хранению и использованию ?

24. В зависимости от сроков хранения какие могут оформляться виды дел :

25. Какое структурное подразделение осуществляет долговременное хранение документов в организации?

26. Сроки хранения документов делятся на четыре вида Назовите их?

27. Какие документы составляются по результатам экспертизы ценности документов?

28. Могут ли применяться произвольные формы описи дел и актов об уничтожении документов?

29. При соблюдении каких условий могут быть уничтожены утратившие значение документы?

30. Документы какого срока хранения передаются в архив организации?

31. По какому документу происходит передача дел в архив организации?

32. На дела постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу составляется одна опись?