7. Організація та проведення прийомів та прес-конференцій.

Прес-конференції - ефективний спосіб потра­пити у пресу. Проте тут дуже важливе значення має завчасна підго­товка, оскільки кандидат у ході прес-конференції почуватиметься мов «на сковорідці». Слід заздалегідь підготувати і провести репети­цію відповідей на можливі запитання. Хоч планується, як правило, прес-конференція на певну тему, преса може це проігнорувати. Тому треба бути готовим до запитань на інші теми.

Заздалегідь пишуть вступне слово, в якому пояснюється головна причина скликання прес-конференції. Поширюється прес-реліз, який містить витримки з майбутньої заяви кандидата. Готується пакет для преси з усіма матеріалами на тему прес-конференції. Сюди додають­ся й матеріали виборчої кампанії.

Прес-конференції потрібно використовувати для головних заяв кандидата і готувати завчасно відповідно до стратегії й плану вибор­чої кампанії. Важливо при цьому не зловживати прес-конференціями і скликати їх лише тоді, коли кандидатові є що сказати. Серія інтерв'ю з репортерами, особисто чи телефоном, може донести інформацію до преси і без прес-конференції.

Плануючи та організовуючи прес-конференцію, необхідно дотри­муватися таких правил:

1. Прес-конференцію планують з урахуванням графіка роботи засо­бів інформації. Вибираються день і час, коли преса не завантаже­на іншими подіями, наприклад регулярними заходами державних органів.

2. Передбачається можливість того, що представникам преси що-небудь може завадити відвідати прес-конференцію.

3. Пресу повідомляють про захід не пізніш як за 48 годин, а краще за тиждень. Періодично нагадують журналістам про час і місце про­ведення прес-конференції.

4. Нагадуючи про прес-конференцію, представників преси переко­нують у важливості заходу. Підказують журналістам, під яким ку­том зору краще розглядати ті новини, про які вони довідаються на прес-конференції.

5. Вибирають зручне і красиво оформлене приміщення, причому найкраще знайти таке, яке б символізувало зміст повідомлення на прес-конференції. Це особливо важливо для телебачення. Завжди завчасно турбуються про отримання дозволу на використання да­ ного приміщення.

6. Кандидата слід добре підготувати. Він має прорепетирувати заяву, підготуватися до запитань і відповідей, бути добре обізнаним про зміст усіх матеріалів, які передаватимуться представникам преси під час прес-конференції.

7. Журналістам виявляють гостинність. Готують для них прохолодні напої, каву.

8. Завчасно перевіряється приміщення, аби переконатися, що все готове. Потрібно потурбуватися про електричні розетки, якщо очіку­ється телебачення, сцену, стільці, освітлення, розташування мік­рофонів, якими користуватиметься преса.

9. Прес-конференцію треба починати своєчасно і закінчувати до то­го, як інтерес до неї почне спадати. В іншому разі якийсь репортер використає це для провокаційного запитання. Кандидат має бути готовим затриматися після прес-конференції і дати інтерв'ю «сам на сам».

10. Прес-реліз або пакети для преси поширюються до початку конфе­ренції, причому забезпечується наявність достатньої кількості цих матеріалів у доступному для всіх учасників місці. Не зайве запи­сати, хто з представників преси не прийшов, і надіслати їм усі ма­теріали після прес-конференції.

11. Прес-конференція звичайно планується на півгодини: 10 хвилин на виступ і 20 хвилин на запитання й відповіді.

12. Прес-конференція записується на магнітофон, щоб документаль­но зафіксувати все, що було сказано.