Ділові наради і ділові переговори в системі пр

Поширеною формою спілкування у діловому житті є ділові наради — спільне обговорення і вирішення певних питань. На них розв´язують різноманітні стратегічні і тактичні завдання. Культура, стиль їх проведення впливають на формування іміджу фірми (організації), її керівника, збагачення корпоративної культури. Це можливо за дотримання основних засад, які є неодмінною умовою професійної кваліфікації керівника колективу, ПР-фахівця.

Такі наради повинні мати чіткий регламент, заздалегідь підготовлений план, належні проекти рішень, інших документів, які необхідно буде виробити за її результатами.

Для розв´язання ПР-завдань використовують і ділові бесіди (переговори) — процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності різних, інколи суперечливих інтересів. Вони є неодмінними складовими загальної системи менеджменту, а вміння їх проводити — елементами ділової культури керівника. У бесідах важливо аргументувати свою позицію, до якої співрозмовник обов´язково прислуховується, бути ввічливим, гнучким, уміти обирати з кількох взаємовигідних варіантів оптимальні. При підготовці і проведенні ділової бесіди необхідно дотримуватися таких правил:

1. Поставте перед собою конкретні завдання.

2. Заздалегідь складіть план бесіди.

3. Виберіть оптимальний час і зручне місце для бесід з урахуванням їх впливу на процес здобуття очікуваних результатів.

4. Перед початком бесіди створіть атмосферу взаємної довіри.

5. Від початку і до завершення бесіди дотримуйтеся основного напряму, що веде до наміченої мети.

6.Зафіксуйте одержану інформацію в придатній для подальшого використання формі.

7. Зупиняйте бесіду після досягнення наміченої мети.

Ділові бесіди (переговори) керівники, менеджери влаштовують не тільки з підлеглими, а й з партнерами. На них припадає 80—90% усього робочого часу керівника. Крім розв´язання суто прагматичних завдань, вони мають формувати сприятливе ставлення до фірми (організації). При цьому важливі володіння предметом переговорів, обстановка, одяг, реакція на зовнішні подразники тощо. За усного передавання інформації з різних причин майже половина її втрачається, а в екстремальних випадках співрозмовник запам´ятовує лише до чверті даних, тому необхідно результати переговорів фіксувати на папері.

Дуже важливе вміння слухати, адже справжнє спілкування є двостороннім процесом, в якому необхідно враховувати інтереси всіх учасників. Дбаючи про досягнення прихильності до себе співрозмовника, слід дотримуватися таких порад:

1. Виявляйте щиру цікавість до інших людей.

2. Усміхайтеся.

3. Пам´ятайте, що для людини звучання її імені є найсолодшим і найважливішим.

4. Будьте гарним слухачем, заохочуйте інших розповідати про себе.

5. Ведіть розмову в колі інтересів вашого співрозмовника.

6. Давайте людям відчути їхню значущість і робіть це щиро.

У діловій сфері активно використовуються телефонні розмови. Ініціюючи розмову по телефону, необхідно представитися, поцікавитися, чи зручно партнеру в цей час спілкуватися. Свої думки, аргументи слід висловлювати точно і лаконічно, адже довгі монологи, насичені несуттєвими подробицями, дратують і свідчать про низьку комунікативну культуру. Важливо стежити за своїм тоном та інтонацією, бо груба розмова по телефону відбиває бажання спілкуватися з такою людиною, ввічлива — привертає увагу до фірми (організації), сприяє формуванню приємного враження про неї, що потім може позитивно позначитися на результатах можливої співпраці.

Дбаючи про успіх, багато політиків, керівників, бізнесменів, викладачів, журналістів, яким доводиться спілкуватися з різноманітними аудиторіями, опановують певні акторські навички. При підготовці представницьких заходів їм не зайві і набутки режисерської практики. Тому ПР-фахівці виявляють інтерес до цих сфер діяльності.

ПР-кампанія як організаційна форма діяльності в ПР

Професійна робота у сфері паблік рілейшнз передбачає послідовність, точність і універсальність виконання окремих її елементів. Вона може бути короткостроковою або тривалою. Часто вона має ознаки цілеспрямованої кампанії (франц. campagne — похід) — спеціально організована на певний період роботи, діяльності, спрямована на досягнення конкретної мети (перемоги на виборах, досягнення лідерських позицій на ринку, лобі-ювання урядового рішення тощо).

Передумовами для здійснення ПР-кампанії можуть бути політичні, економічні, соціальні, правові та інші зміни у зовнішньому середовищі або внутрішньорганізаційні процеси, що вимагають відповідних змін.

Проте об´єктивні фактори рідко зумовлюють усвідомлення керівництвом фірми (організації) необхідності якісних змін; потрібно, щоб ці фактори поєднувалися з суб´єктивними чинниками. Такими чинниками можуть бути відчуття загрози, втрата важелів управління фірмою (організацією), а також уявлення про бажані результати змін. При цьому слід враховувати неможливість удосконалення роботи системи поліпшенням її окремих елементів. Крім того, успіху досягає та ПР-кампанія, яка не лише відповідає цілям фірми (організації), а й враховує інтереси суспільства. її планують і здійснюють для досягнення (створення) умов, які б сприяли вирішенню актуальних завдань фірми (організації). Незалежно від конкретних цілей, вона передбачає і налагодження взаєморозуміння між фірмою (організацією) та її партнерами (владою, клієнтами, громадськістю) завдяки ефективній комунікації.

За своїми проблематикою і засобами реалізації ПР-кампанії часто вирішують ексклюзивні завдання, що обумовлює їх зміст. Серед найпоширеніших ПР-кампаній можна виокремити такі їх напрями:

—загальний (розвиток зв´язків із широкою і ключовою аудиторіями);

—міжнародний (вплив на громадськість однієї або кількох країн);

—загальносуспільний (використання ПР у програмах в інтересах суспільства);

—суспільно-політичний зв´язок (короткострокові проекти щодо впливу на владні структури та їхні рішення);

—передвиборчі кампанії (участь у виборах кандидата на політичну посаду);

—вирішення конкретних проблем (довгострокова ПР-кампанія, спрямована на вирішення конкретних проблем суспільства, фірми (організації));

—протидія кризовим ситуаціям (подолання наслідків гострих криз або надзвичайних ситуацій);

—відносини з органами місцевого самоврядування (робота з ключовими для клієнта аудиторіями на місцевому рівні);

—відносини з інвесторами (вплив на наявних і перспективних інвесторів, на фінансове співтовариство загалом);

—менеджмент (участь у налагодженні корпоративних комунікацій, формуванні корпоративної культури тощо);

—відносини з персоналом (підвищення ефективності роботи персоналу або поліпшення морального клімату в колективі фірми (організації));

—маркетинг (стимулювання збуту товарів, послуг);

— здійснення спеціальних заходів (організація і проведення ювілеїв, заходів до пам´ятних дат та інших акцій);

—захист навколишнього середовища (стимулювання і проведення відповідних заходів);

—сприяння розвитку мистецтва (підтримка творчих організацій);

—спонсорська діяльність (організація і проведення спонсорських заходів).

ПР-кампанії можуть бути зосереджені на реалізації інноваційної програми, пошуку партнера, налагодженні з ним взаємовигідних відносин та виконанні багатьох інших завдань у політиці, бізнесі, управлінні. Вони можуть передбачати формування сприятливої громадської думки, у т. ч. в окремих регіонах і серед певних груп населення; розроблення і реалізацію концепції презентації фірми (організації), її продукції (послуг); створення іміджу фірми (організації) з метою підвищення ефективності її діяльності; налагодження взаємовигідних зв´язків і формування доброзичливого ставлення до фірми (організації) за її межами; підвищення комунікаційної майстерності її співробітників; участь у подоланні конфліктних ситуацій; сприяння реалізації окремих програм фірми (організації): випуск продукції, здійснення спільних з партнером проектів, одержання кредитів, пошук партнера, розміщення замовлення; підвищення суспільної значущості, соціальної ролі ділових людей, громадських діячів, керівників органів управління, фірм (організацій); сприяння законотворчій діяльності з урахуванням конкретних інтересів фірми (організації).

При плануванні ПР-кампанії слід виходити із запитів замовника і функціональних можливостей паблік рілейшнз. Однак вони повинні підпорядковуватися соціально прийнятним цілям і не підтримувати протиправні або негативні дії чи задуми.