Глава XV Нотаріальне діловодство та архівна справа 538

1. Робота з кореспонденцією 538

1.1. Запити нотаріуса 538

1.2. Оформлення листів (запитів, відповідей, повідомлень) 540

1.3. Вимоги до бланків службових документів 552

1.4. Реєстрація кореспонденції 553

2. Відмітки нотаріуса на документах 557

2.1. Відмітка «Згідно з оригіналом» 557

2.2. Відмітка при посвідченні правочинів щодо розпорядження майном без згоди другого з подружжя 559

2.3. Відмітка при зміні або розірванні договору 559

2.4. Відмітка при одержанні рішення суду про визнання нотаріально посвідченого договору недійсним 560

2.5. Відмітка на Державному акті на право власності на земельну ділянку 561

2.6. Відмітка при посвідченні спадкового договору 561

2.7. Відмітка при скасуванні чи зміні заповіту 561

2.8. Відмітка при скасуванні секретного заповіту 562

2.9. Відмітка при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна 562

2.10. Відмітка при видачі свідоцтва про право на спадщину 563

2.11. Відмітка при видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя 563

2.12. Відмітка на свідоцтві виконавця заповіту 564

2.13. Відмітка про зняття заборони 564

2.14. Відмітка при видачі дубліката документа 564

3. Формування та оформлення спадкових справ для архівного зберігання 565

3.1. Нумерація аркушів справи 567

3.2. Складання внутрішнього опису 568

3.3. Складання засвідчувального напису справи 569

3.4. Підшивання документів у справи 569

3.5. Оформлення обкладинок справ (нарядів) 570

Зразок

Обкладинка картонажу спадкової справи 574

Зразок

Обкладинка спадкової справи 575

Зразок

Примірний внутрішній опис спадкової справи приватного нотаріуса 576

Зразок

Примірний внутрішній опис до наряду (архівної папки) приватного нотаріуса 578

Зразок

Примірний внутрішній опис спадкової справи, складений приватним нотаріусом, у разі зміни складу документів спадкової справи (надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину) 579

Зразок

Примірний засвідчувальний напис, складений приватним нотаріусом, справи 02-14 «Спадкові справи» у разі зміни складу документів спадкової справи (надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину) 582

Зразок

Примірний внутрішній опис спадкових справ (нарядів), складений приватним нотаріусом, у разі зміни складу документів спадкової справи (надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину) 583

4. Складання опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання 584

Зразок

Примірний опис спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання приватного нотаріуса 586

Зразок

Примірна передмова до описів справ приватного нотаріуса 587

5. Зміни у складі документів справи «Заповіти (у тому числі секретні заповіти)» при скасуванні заповіту заявою 588

Зразок

Примірний внутрішній опис, складений приватним нотаріусом, документів справи «Заповіти (у тому числі секретні заповіти)» з примітками про скасування заповіту заявою 589

Зразок

Примірний засвідчувальний напис, складений приватним нотаріусом, справи 02-12 «Заповіти (у тому числі секретні заповіти)» у разі зміни складу документів справи (при скасуванні заповіту заявою) 591

6. Книги, журнали і реєстри, передбачені Типовою номенклатурою 591

Форми книг, журналів і реєстрів для спадкових справ, заповітів та спадкових договорів згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства 596

Алфавітна книга обліку заповітів (додаток 6 до Правил) 596

Алфавітна книга обліку спадкових справ (додаток 7 до Правил) 597

Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна, Алфавітна книга обліку інших договорів (додаток 8 до Правил) 597

Алфавітна книга обліку реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 9 до Правил) 598

Книга обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10 до Правил) 598

Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме (додаток 11 до Правил) 599

Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна (додаток 12 до Правил) 600

Книга обліку договорів на управління спадщиною (додаток 13 до Правил) 600

Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса (додаток 14 до Правил) 601

Журнал реєстрації вхідних документів (додаток 19 до Правил) 602

Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 20 до Правил) 602

Розносна книга для місцевої кореспонденції (додаток 22 до Правил) 602

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (додаток 23 до Правил) 603

Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 24 до Правил 604