Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Вхідний номер та дата

Кореспондент

Дата та номер документа

Заголовок

Резолюція

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

Примітка

 

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п’ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

 

 Контроль виконання документів

 1. В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов’язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів.

2. На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:

·        у резолюціях на вхідних документах;

·        у формі усного розпорядження;

·        в організаційно-розпорядчих документах;

·        у вихідних документах, на які очікують відповідь.

3. Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп „Контроль” або літеру „К” на лівому полі на рівні заголовка до тексту.

4 . Після надходження виконаного документа секретар повинен:

• перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції;

• перевірити, чи вірно оформлений документ;

• щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.

 Обробка та відправлення вихідної кореспонденції 

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

·        складання проекту документа:

·        узгодження проекту з відповідними посадовими особами;

·        перевірка відповідного  оформлення документа;

·        підписання та узгодження (при необхідності);

·        відправка документа адресату;

·        підшивка 2-го примірника документа у справу.

1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.

2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.

3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий – підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп “ Підлягає поверненню ”, про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.

4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв’язку, секретар повинен:

• на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача;

• перевірити наявність додатків;

якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.

5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур’єр).

6 Якщо пошту доставляє кур’єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.