Картка реєстрації прийому відвідувачів

 

№ __________ Дата прийому ”_____”___________________ 200__ р. Прізвище, ім’я та по батькові заявника __________________________________________________________________________ Адреса __________________________________________________________________________ Зміст заяви  __________________________________________________________________________ Прізвище того, хто веде прийом __________________________________________________________________________ Висновок __________________________________________________________________________

Якщо прийом відміняється, секретар повинен зателефонувати відвідувачам і повідомити причину відміни прийому та зазначити час наступного прийому. Секретар повинен назвати своє прізвище, посаду, надати телефон для довідок.

4.Організація документообігу на підприємстві.

 Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

• прийом вхідної кореспонденції;

• обробка та реєстрація документів;

• контроль виконання документів;

• обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

 Прийом документів

Документи надходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв’язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

 

 Обробка та реєстрація документів 

Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1. Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2 .Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”, “Для службового користування”.

3. На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

4. Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

5. Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6. Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.