3.Організація робочого місця секретаря-діловода. Умови праці секретаря-діловода.

  Робоче місце секретаря в приймальні розташовують поруч з кабінетом керівника і таким чином, щоб можна було бачити всіх, хто входить.

В приміщенні повинні знаходитися тільки ті речі, які необхідні секретарю та іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи.

Меблі для відвідувачів краще розмістити в окремій залі, яка добре провітрюється або обладнана кондиціонером.

Більшу частину свого робочого часу секретар проводить в сидячій позі і стомлюється, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати з-за столу, міняти позу під час роботи на ПК. Зважуючи на ці обставини, треба підібрати меблі, щоб вони були зручними: письмовий стіл має бути з великою поверхнею (щоб на ньому міг розміститися ПК і ще було місце для роботи над документами), офісний стілець з обертом та можливим регулюванням висоти сидіння. Приміщення повинно бути добре освітленим природнім (сонячним) світлом або штучними світильниками (якщо доводиться працювати до пізньої години, то треба мати настільний світильник). Сидіти за комп’ютером краще паралельно до вікна, щоб запобігти великому контрасту з денним освітленням (якщо сидіти обличчям до вікна) і відблиску денного освітлення на моніторі ПК (якщо сидіти спиною до вікна).

Важливим елементом в організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Велику шухляду краще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів. Останні шухляди можна використовувати для зберігання картотек, малої оргтехніки (степлер, нумератор, диктофон тощо), канцелярських знарядь. Необхідно постійно слідкувати за порядком на робочому столі та в шухлядах.

На робочому столі не повинно бути нічого зайвого. Кожний предмет повинен знаходитись на певному місці. Всі матеріали та канцелярські знаряддя повинні бути розташовані в певному порядку, завжди на одних і тих же місцях для того, щоб поступово виробити автоматизм рухів, що знижує втомлюваність, нервову напругу та підвищує продуктивність праці.

Слід пам’ятати, що секретар має велику кількість різних технічних засобів, якими користуються співробітники установи: конвертовідкривач, ламінатор, паперознищувальна машина. Їх розташовують таким чином, щоб вони були доступні для їх короткочасного користування, але водночас знаходились під постійним наглядом секретаря. Не слід дозволяти співробітникам користуватися своєю оргтехнікою (диктофоном, термокопіювальним апаратом, ПК), бо це може привести до її руйнування чи розмноження сторонньої інформації.

Приклад схеми робочого дня секретаря

 Початок робочого дня

1.1 Прихід на роботу за 15 хв. до початку робочого дня, щоб приділити увагу своїй зовнішності, підготувати робочі місця - своє та керівника, встановити дати на календарях.

1.2 Підготувати у відповідності з планами необхідні документи.

1.3 Отримати кореспонденцію, ознайомитися з її змістом, зареєструвати, опрацювати, а саме:

1.3.1 Відокремити документи, що потребують першочергового розгляду та прийняття рішення керівником, по іншим – слід підготувати варіанти можливих відповідей.

1.3.2 Працюючи з кореспонденцією, головну думку в документі слід підкреслити.

1.3.3 Підібрати документи, що стосуються питань, які виникли під час роботи з кореспонденцією.

1.3.4 Доповісти керівникові про кореспонденцію.

1.4 Передати по телефону або переказати особисто вказівки керівника виконавцям (згідно резолюцій, накладених керівником під час розгляду кореспонденції).

1.5 Нагадати співробітникам про термін виконання документа, поставленого на контроль.

1.6 Стенографування (запис) вказівок керівника.

1.7 Робота з відвідувачами, телефонний зв’язок (протягом всього робочого дня).

1.8 Підшивання документів у справи.

1.9 Виконання машинописних робіт на ПК.

1.10 Організація розмноження документів.

 

Друга половина дня

2.1 Продовження роботи з відвідувачами та телефонними абонентами.

2.2 Вдруге одержати кореспонденцію та обробити її. Підготувати все для доповіді про кореспонденцію.

2.3 Доповісти керівникові про кореспонденцію, що надійшла. Одержати опрацьовану кореспонденцію.

2.4 Опрацювати та підготувати на відправлення вихідну кореспонденцію.

2.5 Запланувати заходи на наступний день та узгодити їх з керівником.

 

В кінці робочого дня

3.1 Переглянути свій щоденник. Поінформувати відповідні служби щодо прийому делегацій, проведення нарад. Зробити замовлення місць у готелях (при потребі).

3.2 Якщо керівник залишається працювати після роботи, слід забезпечити його потрібними матеріалами, з’ясувати необхідність своєї присутності.

3.3 Прибрати робоче місце, замкнути шафи з документами, вимкнути з мережі технічні засоби (ПК, ксерокс, кондиціонер, освітлення тощо).