2. Принципи організації праці діловодного персоналу. Загальне керування діловодними службами. Функції керівника діловодної служби.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

- вибір раціональної форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення кількісного складу працівників;

- нормування праці кожного;

- упровадження прогресивних методів управління персоналом з метою створення єдиної команди професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Організація праці полягає в оптимізації використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий,- неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, треба враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх систематизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у зменшенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення потрібної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. «Той, хто хоче досягти мети, повинен добре уявляти. Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди», - писав Марк Твен.

Мету діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюють s колективному договорі, положеннях про персонал, структурний підрозділ, в посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених із працівниками. Кожний працівник, який підписав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

- умови праці;

- розмір заробітної плати;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- порядок переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення;

- види доплат;

- графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток;

- методи вирішення конфліктів тощо.

Основі вимоги до керівника служби діловодства, його посадові обов'язки і зв'язки за характером діяльності

Службу діловодства очолює керівник, якого призначає на посаду і звільняє з посади керівник установи.

Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із досвідом роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Керівник служби діловодства:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами у цій установі та мережі підвідомчих установ;

- доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

- представляє на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;

- вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації цієї установи та мережі підвідомчих установ;

- підписує й візує документи в межах своєї компетенції;

- бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводить керівництво установи з питань діловодства та документообігу.

Керівник діловодної служби має право:

- залучати спеціалістів структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

- вимагати від структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника служби діловодства покладена персональна відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання потрібних умов праці посадових осіб служби діловодства;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів цієї установи та мережі підвідомчих установ - із питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання потрібних керівництву документів, використання документної інформації у службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних із підготовкою проектів документів;

- зі службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також із питань побутового обслуговування.

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ із питань роботи з документами.