Цикл функций управления

Существует шесть последовательных фаз деятельности менеджера, из которых состоит цикл функций управления.

 

Фаза I. Разъяснение целей и указание их значимости Фаза II. Планирование, решение проблем Фаза III. Создание необходимых условий Фаза IV. Обратная связь Фаза V. Контроль Фаза VI. Поощрение

Рис. 1. Цикл функций управления

Обратите внимание на последовательность этих функций. Сна­чала менеджер определяет цель (фаза I); в противном случае он бездействует и «топчется на месте», так как не знает, в какую сто­рону ему двигаться. Людям необходимо знание основных целей. Если их нет, то мотивация подчиненных будет низкой. Когда есть цель, руководитель может составить план по ее достижению (фаза II). Теперь необходимо воплотить этот план в жизнь, а для этого менеджер должен проинструктировать подчиненных, что и как они должны делать и как можно помочь группе в осуществле­нии этого плана путем обеспечения необходимыми материальны­ми ресурсами, условиями для работы, обучением, временем, инст­рументами и т. п. (фаза III). В процессе выполнения задания менеджер должен следить за тем, как идет работа, постоянно сооб­щать группе, на каком этапе выполнения работы она находится и насколько успешно продвигается работа (фаза IV— обратная связь, вознаграждение). Если же не наблюдается никакого прогресса, то руководителю стоит внести изменения в рабочий процесс с помо­щью усиленного контроля (фаза V), вплоть до изменения планов, ресурсов и даже целей. И наконец, когда работа выполнена, менед­жер должен поощрить и вознаградить подчиненных (фаза VI). Каждая из шести фаз включает в себя задачи, которые необхо­димо выполнить, чтобы осуществить ту или иную функцию (воз­можность выполнения этих задач измеряется при помощи представ­ленных ниже шкал опросника). Успешность выполнения задачи обусловлена способностями, знаниями, навыками менеджера. Ниже представлено содержание шкал опросника, основанное на приведенной выше схеме.

Содержание шкал опросника

На основе концепции «Цикл функций управления» был раз­работан опросник, в котором каждая шкала соответствует зада­чам, выполняемым менеджерами в процессе работы. Всего в опроснике 23 шкалы (145 вопросов), одиннадцать из которых со­ставляют задачи в шести фазах цикла функций управления, че­тыре направлены на выявление взаимоотношений между руко­водителем и коллективом, а остальные восемь характеризуют психологический климат в группе. Немного позже мы приведем более детальное рассмотрение всех шкал опросника, сейчас же остановимся на тех, которые полностью описывают Цикл управ­ленческих умений.

Шкала

Фаза I.               А. Разъяснение целей и задач. Обсуждение с кол­лективом целей для внесения ясности. Фаза II.             В. Взаимоотношения с подчиненными. Степень участия подчиненных в принятии решений, их воз­можность выдвигать свои идеи. С. Тщательное планирование рабочего процесса. Организация рабочего процесса без сбоев. D. Компетенция менеджера. Знание политики организации, продуктов или услуг, выпускаемых или оказываемых организацией и т. д. Фаза III          Е. Обеспечение необходимыми условиями работы. В зависимости от цели и планов, обеспечение необходимыми средствами, ресурсами, инструмен­тарием, обучение и т. д. для успешного выполнения работы. Фаза IV   Р. Обратная связь. Наблюдение руководителя за работой подчиненных, фиксация любого прогресса в работе и сообщение об этом рабочей группе. Фаза V         G. Контроль времени. Следование расписанию. Н. Контроль деталей. Стремление к детальному выполнению задания. I. Мотивация цели (Давление на подчиненных). Подталкивание подчиненных к быстрому и успеш­ному выполнению задания. J. Делегирование полномочий. Передача всей или части ответственности за выполнение задания в руки подчиненных. Фаза VI       К. Поощрение за хорошую выполненную работу.

Признание выполненной работы: похвала, вознаг­раждение. Опросник «Цикл управленческих умений» позволяет получить информацию о работе руководителя не только от самого руководи­теля, но и от его коллег, начальников и подчиненных, что даст воз­можность сравнить самооценку менеджера и оценки окружающих его людей. Кроме того, сопоставление ответов менеджера и других людей позволяет выявить сильные и слабые стороны в деятельнос­ти руководителя. Далее дастся более детальное описание основных и дополнительных шкал опросника.