Лабораторная работа № 4 Управление инновационным проектом средствами ms Project
Microsoft Office Project предлагает надежные средства по управлению проектами с оптимальным сочетанием практичности, мощности и гибкости, благодаря чему можно управлять проектами более эффективно и рационально. Пользователь получает актуальные данные и может управлять проектными работами, планами и финансами, поддерживать согласованность работы проектных групп, а также повысить результативность работы благодаря интеграции с известными приложениями системы Microsoft Office, мощным возможностям подготовки отчетности, управляемому планированию и гибким средствам.
Перечислим основные преимущества использования данной программы4:
Эффективный анализ графиков проектов и управление ими.
Определение реальных планов с участием проектных групп, руководства и заказчиков с использованием Office Project для создания графиков работ, распределения ресурсов и управления бюджетами. Анализ графиков с помощью таких возможностей, как рамки начала задачи (выявление причин проблемы), многоуровневая отмена действий (проверка сценариев) и визуальное выделение изменений (автоматическое выделение задач, затронутых изменением).
Быстрая отдача.
Используя консультанта, интерактивного помощника пошагового планирования, можно быстро освоить процесс управления проектами. Это средство, настраиваемое в соответствии с различными методиками, предлагает пошаговые инструкции по созданию проекта, распределению задач и ресурсов, отслеживанию и анализу данных, а также по составлению отчетов. Интуитивно понятные панели инструментов, меню и иные возможности позволяют быстро овладеть основами управления проектами.
Использование существующих данных.
Office Project отличается тесной интеграцией с другими приложениями Microsoft Office. Создание проектов можно выполнить нажатием нескольких клавиш, преобразовав в планы проектов существующие списки задач в Microsoft Office Excel и Microsoft Office Outlook. В проекты могут добавляться ресурсы из Microsoft Active Directory или из адресной книги Microsoft Exchange Server.
Создание профессионально оформленных диаграмм и схем.
Данные Project можно анализировать и помещать в профессионально оформленные отчеты и диаграммы, воспользовавшись модулем наглядных отчетов, который создает на основе данных Project шаблоны для схем Visio и диаграмм Office Excel. Полученные шаблоны впоследствии можно использовать вместе с другими пользователями. Кроме того, можно выбрать нужный шаблон из списка готовых настраиваемых шаблонов отчетов.
Эффективный обмен данными.
Удобное представление данных в разных форматах в соответствии с потребностями заинтересованных сторон. Можно подготовить печатные листовки с графиком работ или другими отчетами. С помощью мастера копирования рисунков в Office доступен беспрепятственный экспорт данных Project в Microsoft Office Word для подготовки официальных документов, в Office Excel 2007 для формирования диаграмм или таблиц и в Microsoft Office PowerPoint для создания презентаций.
Усиление контроля за ресурсами и финансами.
С помощью Office Project можно легко распределять ресурсы для выполнения задач и вносить требуемые изменения при возникновении конфликтов. Управление финансами с помощью распределения бюджета между проектами и программами. Повышение надежности оценок затрат благодаря использованию затратных ресурсов.
Быстрый доступ к нужным сведениям.
Данные Project можно группировать по стандартным или специальным полям. Эта возможность экономит время при поиске и анализе нужных сведений. Доступно удобное выявление изменений между разными версиями проекта, что позволяет отслеживать изменения в целях и планах проекта.
Контроль состояния проектов в соответствии с потребностями.
Широкий набор стандартных и настраиваемых показателей помогает отслеживать нужные данные (степень выполнения, соотношение фактических и бюджетных показателей, добавленная стоимость и так далее). Возможно отслеживание хода выполнения проекта на всех этапах жизненного цикла с сохранением срезов состояния по базовым линиям, число которых может достигать 11.
Настройка Office Project под свои потребности.
Office Project можно настроить под конкретный проект. Можно выбрать нужные поля отображения, интегрируемые с планом проекта, настроить панели инструментов, формулы, графические индикаторы и отчеты. Для обеспечения совместного использования данных и создания специальных решений используются расширения на базе языков XML, Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) и COM-модели.
Помощь по работе с Office Project 2007.
Office Project, как и все проекты Microsoft Ofiiice, содержит богатый набор справочных материалов, предназначенных как для новичков, так и для опытных пользователей. Это приложение включает мощный поисковый модуль справки, смарт-теги и мастера. В нем также реализован интерактивный доступ (требуется подключение к Интернету) к обучающим курсам, шаблонам, статьям и другим материалам.
Всё это делает MS Project незаменимым инструментом планирования и отслеживания всех бизнес процессов на предприятие, в том числе и процессов НИОКР. Нами были смоделированы все этапы НИОКР разработки функции видео-проецируемой связи, которая будет выполнять роль дополняющей инновации для линейки смартфонов ASUS. На данном примере мы проиллюстрируем основные возможности программы MS Project и способы их реализации.
Создание проекта
Прежде всего, перед созданием проекта нужно решить, каким будет этот проект, какова его область охвата и чего необходимо достичь при помощи этого проекта. Затем, создаём файл проекта, вводим предварительные данные о нем.
Файл → Создать → Новый проект.
Проект → Сведения о проекте.
Чтобы облегчить процесс настройки нового проекта, можно также воспользоваться инструментом «Консультант» или шаблоном.
Формирование списка задач проекта
Вводить список задач и подзадач можно как вручную (Диаграмма Ганта в поле Имя задачи), так и импортируя его из другого офисного приложения.
Затем, вводим данные о каждой задаче: длительность, даты начала и окончания и т.п.
Также мы вводим так называемые задачи-вехи. Вехой представляют задачу, результат которой особенно важен. Вехой можно обозначить завершение этапа. В MS Project задача становится вехой, если задать ей длительность 0. Задачу с ненулевой длительностью можно преобразовать в веху следующим образом:
двойным щелчком по названию задачи вызвать диалоговое окно Информация о задаче → Дополнительно → Пометить задачу как веху
Рис. 1 Список задач с указанием длительности
Определение зависимостей между задачами
Затем заносим порядок реализации некоторых задач, т.к. в данном проекте присутствуют задачи выполнение которых невозможно без результатов предшествующих этапов.
Нажимаем на задачу-предшественника левой кнопкой мышки и не отпуская перетаскиваем на задачу-последователя
Существует несколько основных типов связи:
-ОН – “Окончание - Начало”(по умолчанию)
-ОО – “Окончание - Окончание”
-НН – “Начало - Начало”
-НО – “Начало - Окончание”
Для того, чтобы поменять тип связи, необходимо в сведениях о задаче на вкладке предшественники обозначить нужный тип связи:
Ввод и назначение ресурсов
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Для того, чтобы произвести ввод ресурсов выберем
Вид->Лист ресурсов
Вид->Ввод
После ввода ресурсов нужно определить, в какое время они могут работать. Всю информацию о режиме работы сотрудников нужно ввести в MS Project, с тем чтобы программа помогла правильно распределить ресурсы и не дала запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет невозможно.
Рис. 2 Лист ресурсов
После введения ресурсов, их необходимо назначить.
Откройте Диаграмму Ганта и в поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить ресурс, и кликните два раза.
Рис.3 Список задач с указанием ресурсов
Для наглядного просмотра проекта принято использовать диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов.
Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Также показывается зависимость между задачами.
Рис.4 Диаграмма Ганта
Рис. 5 Диаграмма Ганта (продолжение)
Диаграмма использования ресурсов
Диаграмма использования ресурсов предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В таблице, размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов.
Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах.
Рис. 6 Диаграмма использования ресурсов
Сетевой график
Блоки графика сориентированы относительно друг друга в зависимости от даты начала работ. График делится на колонки, соответствующие единице измерения, и тогда задачи, начинающиеся в один и тот же момент (день, неделю, месяц), будут находиться в одной колонке. Размер блоков с длительностью задач при этом не соотносится. Так же на нем отмечены уже выполненные задачи.
Рис. 7 Фрагмент сетевого графика
Календарь
Данное отображение проекта удобно для соотнесения дат с конкретными задачами.
Рис. 8 Фрагмент календаря
Важной функцией MS Project является возможность получить большое количество отчетов по проекту, как на стадии создания, так и при отслеживании хода выполнения:
Обзорные:
сводка по проекту;
задачи верхнего уровня;
критические задачи;
вехи;
рабочие дни.
Текущая деятельность:
начатые задачи;
задачи, которые скоро начнутся;
выполняющиеся задачи;
завершенные задачи;
задачи, которые должны были начаться;
запаздывающие задачи.
Затраты:
движение денежных средств;
бюджет;
задачи с превышением бюджета;
ресурсы с превышением бюджета;
освоенный объем;
Назначения:
дела по исполнителям;
дела по исполнителям и времени;
список дел;
ресурсы с превышением доступности;
загрузка:
использование задач;
использование ресурсов
Отчет «Задачи верхнего уровня»
Отчет «Выполняющиеся задачи»
Отчет «Движение денежных средств»
Отчет «Дела по исполнителям»
