Практическая работа № 4. Фильтрация и расчеты в базе данных Excel

Цель практической работы: освоить технологии фильтрации и расчетов в списках (базах данных) EXCEL с помощью специальных функций по работе с БД.

Содержание работы

• Задание 1. Чтение запароленного файла, дублирование базы данных на новые листы.

• Задание 2. Поиск в базе данных и ее редактирование с помощью формы.

• Задание 3. Вычисления с помощью команды "Специальная вставка".

• Задание 4. Вычисления в БД с использованием специальных функций БД.

• Задание 5. Сохранение результатов.

Задание 1. Чтение запароленного файла, дублирование базы данных на новые листы

1. Откройте файл исходных данных bd4.xls в режиме "только для чтения", введя пароль из 6 цифр ("010505") и скопируйте его в новую книгу под именем newbase.xls на Лист 1. Запишите эту книгу в свой рабочий каталог W:\Excel.

2. Выполните копирование базы данных (БД) на два дополнительных листа книги newbase.xls.(Лист 2 и Лист 3) с помощью команды "Правка >Заполнить >По листам" с предварительным выделением :

• подлежащих копированию листов;

• копируемой области (при этом используются горячие клавиши Ctrl+Shift+<стрелка управления курсором>)

При появлении диалогового окна "Заполнить по листам" в группе "Заполнить" отметить первый вариант "полностью".

Задание 2. Поиск в базе данных и ее редактирование с помощью формы (работа на Листе 2)

1. С помощью команды "Данные > Форма" найти в базе данных все записи, стоимость рекламы для которых составляет менее $20. Для этого перейти в режим формы, войти в режим "Критерии" и задать в поле "Стоимость" условие "<20", после чего с помощью кнопок "назад" и "далее" найти все записи, удовлетворяющие условию. Записать номера найденных записей в отдельный текстовый файл, вызвав текстовый редактор "Блокнот".

2.После окончания работы в режиме "Форма" сохранить номера записей из текстового файла на свободном месте листа под таблицей (списком базы данных). Проверить результаты выполнения предыдущего пункта с помощью Автофильтра по условию.

3. Ввести с помощью формы следующие данные в базу данных, относящиеся к рекламному модулю "Чтобы победило качество" :

26.12.2008	ТВ	НТВ	30	сек.	Чтобы победило качество	3500	03.12.2008
03.11.2008	радио	Европа Плюс	10	сек.	Чтобы победило качество	38	25.09.2008
30.10.2008	пресса	Деньги	1/2	полоса	Чтобы победило качество	1860	20.10.2008

4. Выйдя из режима "Форма", проверить, что в базу данных действительно были внесены соответствующие записи.

5. Отсортировать базу данных по первому столбцу (по дате выхода рекламы). Проконтролировать наличие введенных в базу данных записей.

6. Задать ярлыку Листа 2 зеленый цвет и перейти к работе с листом 3.

Задание 3. Вычисления с помощью команды "Специальная вставка" (работа на Листе 3)

1. Дополнить базу данных еще одним столбцом "Стоимость в руб."

2. Выполнить расчет значений в созданном столбце с помощью команды "Правка>Специальная вставка". Для этого:

• ввести в некоторую ячейку в самом верху листа (напр. в J1) значение текущего курса доллара;

• выполнить дублирование содержания столбца "Стоимость в $" в столбец "Стоимость в руб."

• выделить ячейку курса доллара и выполнить операцию "копировать"; при этом ячейка останется выделенной (обведенной пунктирной линией);

• выделить содержимое столбца "Стоимость в руб.", после чего применить команду "Правка>Специальная вставка", причем в появившемся окне "Специальная вставка" в разделе "Операция" отметить переключатель (кнопку) "Умножить";

• после нажатия клавиши "ОК" проверить результат операции.

СЛЕДУЕТ ЗАПОМНИТЬ, что при работе с командой "Специальная вставка" в качестве первого операнда (т.е. объекта, над которым производится работа), всегда берется значение из буфера обмена (одно значение или диапазон значений), а в качестве второго - только что выделенный перед применением команды "Специальная вставка" диапазон (значение).

3. Удалить теперь уже не нужное для работы содержимое ячейки с курсом доллара (ячейку J1).

4. Задать ярлыку Листа 3 зеленый цвет и перейти к работе с листом 4.