Информационная база аудита кассовых операций

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ. Письмо ЦБР от 04.10.93 №18.

2. «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Положение ЦБР от 05.01.98 №14-П.

3. «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке». Указание ЦБР от 14.11.01 №1050-У.

4. ПБУ 3/2000 «Учет имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Приказ Минфина России от 10.01.2000 №2н.

5. «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 №88.

6. Приказ об учетной политике и пр.

Проверку кассовых операций рекомендуется проводить сплошным методом.

Последовательность проведения аудиторской проверки кассовых операций определяется аудитором самостоятельно.

Инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе, проводится в начале аудиторской проверки. Она проводится в присутствии аудитора, кассира и главного бухгалтера организации. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

В присутствии аудитора и гл. бухгалтера кассир проводит группировку наличных денег по соответствующим купюрам, а затем осуществляет полный полистный их подсчет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные из банка.

Комиссия должна получить от кассира письменное объяснение причин излишков и недостач. Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывают кассир и гл. бухгалтер организации. Акт является аудиторским доказательством.

На практике аудиторы большее значение уделяют изучению и анализу актов внезапных ревизий кассы и условиям хранения денежных ценностей.

При инвентаризации кассовой наличности устанавливается наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов, иностранной валюты.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в санатории, дома отдыха и др.

Проверка денежных документов должна сопровождаться их полной инвентаризацией с составлением соответствующего акта.

Проверяя правильность расходования и списания марок на почтовые отправления, необходимо провести взаимный контроль данных книги исходящей корреспонденции, реестров на отправку документов и отчетов на списание марок.

Фактическое наличие бланков ценных бумаг и др. бланков документов строгой отчетности проверяется по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров бланков, по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг). Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации, заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Проверка соблюдения лимита проводится путем просмотра кассовой книги сплошным способом.

Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами проводится сплошным методом расходных кассовых ордеров, отчетов кассира, договоров с юридическими лицами.

Поступление денег в кассу и выдача их из кассы должны быть оформлены приходными и расходными кассовыми ордерами.

При проверке оформления платежных и расчетно-платежных ведомостей необходимо обращать внимание на наличие подписей руководителя и гл. бухгалтера, все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подписи получателя денег. При проверке ведомостей необходимо установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.

Особое внимание рекомендуется обращать на оформление операций по депонированным суммам:

* наличие в ведомости против фамилий лиц, которым не выплачены деньги, штампа «депонировано»;

* наличие составленного реестра депонированных сумм;

* указание в конце ведомости итога выплаченных и депонированных сумм;

* наличие расходного кассового ордера на сдачу депонированных сумм в банк.

Наиболее частыми нарушениями оформления кассовых документов являются:

* отсутствие подписи руководителя на расходных кассовых ордерах;

* отсутствие подписи гл. бухгалтера;

* отсутствие подписи получателя денежных средств на расходном кассовом ордере;

* отсутствие даты и подписи кассира;

* не проставленные номера счета и субсчета;

* отсутствие кодов целевого назначения;

* отсутствие перечисленных приложений к расходным кассовым ордерам;

* отсутствие штампов на приложениях «получено» или «оплачено»;

* отсутствие паспортных данных в расходных кассовых ордерах на выдачу денежных средств отдельным лицам, не работающим в данной организации.

Особое внимание следует обращать на подлинность подписей руководителя, гл. бухгалтера, кассира, наличие подчисток, помарок или исправлений, что не допускается при оформлении кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир должен записывать в кассовую книгу.

Порядок ведения кассовых операций предъявляет жесткие требования к кассовой книге, а именно:

* в организации ведется только одна кассовая книга;

* книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью;

* количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и гл. бухгалтера;

* в конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день;

* записи в кассовой книге ведутся через копировальную бумагу одновременно на двух листах;

* один (отрывной) лист книги в конце дня вместе с приходными и расходными ордерами формирует отчет кассира.

При проверке записей в кассовой книге (отчете кассира) необходимо обращать внимание на последовательность нумерации страниц, наличие проставленной корреспонденции счетов бухгалтерского учета, проводить арифметический подсчет итоговых сумм. Отчеты кассира сверяются с приложениями – расходными документами. Отсутствие последних может означать изъятие документов с целью их повторного использования. Излишнее списание денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов является распространенной формой злоупотреблений.

Целью проверки полноты и своевременности оприходования наличных денежных средств является выявление случаев неоприходования денег в кассу организации. Для проведения проверки используются выписки банка с расчетного счета, кассовая книга, корешки чековых книжек. Аудитор сверяет номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека и идентичность отражения суммы денежных средств в выписке банка, на корешке чека и в кассовой книге.

Чековые книжки, корешки использованных чеков, испорченные бланки чеков должны храниться в сейфе гл. бухгалтера. Проверке подлежит последовательность номеров чеков, количество корешков и незаполненных чеков. Их количество должно равняться количеству чеков, указанных на обложке чековой книжки.

Проверка точности перенесения сумм из кассовых ордеров в кассовую книгу и учетные регистры проводится путем сопоставления записей в указанных документах способом прослеживания:

* записи сумм в приходных и расходных ордерах сверяются с записями в журналах регистрации кассовых ордеров и кассовой книге;

* итоги кассовой книги, отражающие поступление и выдачу денежных средств за день, сопоставляются с суммами учетных регистров по счету 50 «Касса» (ведомости и журнала-ордера);

* итоги записей в учетных регистрах за месяц сверяются с записями по счету «Касса» в Главной книге.

В учетных регистрах проверяется тождественность отражения оборотов (по дебету и кредиту сч. «Касса», а также сумма остатка наличных денежных средств в кассе). Остаток денежных средств по Главной книге сверяется с показателем ст. «Касса» бухгалтерского баланса.

Порядок обращения наличной иностранной валюты на территории РФ регулируется Положением ЦБР от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

Для подтверждения целевого характера приобретения наличной валюты используются следующие документы:

* приказ о командировании работника в служебную командировку за пределы РФ;

* приказ (распоряжение) о норме суточных расходов;

* Журнал учета справок по форме № 0406007 и «Справка по форме № 0406007 о выдаче наличных денежных средств на имя каждого командируемого лица»;

* авансовые отчеты командированного лица;

* копии Отчета организации, представляемого в банк, с отметкой банка.

В кассу организации могут быть оприходованы приобретенные за иностранную валюту в кредитной организации дорожные чеки. Учет дорожных чеков и справок ведется также в Журнале учета справок (ф. № 0406007). В Журнале должны быть указаны: сумма дорожных чеков, серия и номер справки, код валюты, фамилия командируемого, дата возврата валюты в кредитную организацию.

Аудитор обязан проверить соблюдение требований документального оформления командировки за пределы РФ.

Проверка правильности пересчета иностранной валюты и правильность записей в первичных документах и учетных регистрах проводится на соответствие требованиям ПБУ 3/2000 «Учет имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»:

* в приходных и расходных кассовых ордерах записи должны быть проставлены одновременно в двух суммах – в иностранной валюте и в рублях;

* записи в регистрах бухгалтерского учета по счету 50 «Касса» производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях;

* отражение остатков наличной валюты в кассе в бухгалтерской отчетности производится в рублях.

На практике, при осуществлении операций с наличной иностранной валютой, организации в нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций открывают отдельную кассовую книгу.

Наличная иностранная валюта пересчитывается в рубли следующим образом:

* на дату совершения кассовых операций с иностранной валютой – дата оприходования денежных знаков в кассу организации или выдачи денежных знаков из кассы организации;

* на отчетную дату для составления бухгалтерской отчетности;

* пересчет наличной иностранной валюты в кассе организации может производиться и по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБР.

Аудитору необходимо проверить правильность применяемого для пересчета курса ЦБР, а также выполнить арифметический пересчет и сопоставить результат с данными организации.

Ошибкой, часто допускаемой на практике, является использование при составлении бухгалтерской отчетности курсов валют на 1-е число следующего месяца вместо 30 (31) отчетного месяца (дату составления отчета, согласно ПБУ 4/99).

Курсовые разницы, образовавшиеся в результате пересчета иностранной валюты в рубли, подлежат отражению в кассовой книге. Основанием для такой записи служит справка бухгалтерии.

В соответствии с Законом от 22.05.03 № 54-ФЗ при ведении торговых операций или оказании услуг все организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять (за некоторым исключением) контрольно-кассовую технику (ККТ).

При осуществлении наличных денежных расчетов должны применяться модели ККТ, включенные в Государственный реестр. Вся используемая ККТ подлежит регистрации в налоговом органе по месту учета налогоплательщика.

В процессе проверки аудитор обязан получить сведения о количестве и типах функционирующих ККТ и сверить их с фактическим наличием.

Аудитор должен проверить наличие документов о ККТ в налоговом органе, наличие договоров с центом технического обслуживания и ремонта ККТ. Проверке подлежат и вопросы соблюдения правил эксплуатации ККТ.

Чеки ККТ действительны только в день их выдачи покупателю. На всех машинах в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая лента. Она оформляется на начало и конец дня, на ней проставляется число, время начала работы, номер ККТ, клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации.

Организации, использующие ККТ для учета выручки, обязаны вести книгу кассира-операциониста. В ней обязательно фиксируются показания счетчика ККТ на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки.

Для проверки полноты оприходования выручки через ККТ аудитор сверяет на идентичность суммы по данным: контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги, регистра синтетического учета по счету «Касса».