3.6 Создание отчета

I Создание отчета с помощью мастера

Отчеты предназначены для вывода информации на печать.

Создаем отчет с помощью мастера, в котором содержалась бы информация о гражданах РФ в алфавитном порядке. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• открываем ранее созданный проект;

• открываем базу данных «Курсовик по БД»;

• переходим на вкладку Documents. Выбираем группу Reports;

• нажимаем кнопку New окна проекта;

• в открывшемся диалоговом окне New Report выбираем опцию Report Wizard;

• в появившемся диалоговом окне указываем тип создаваемого отчета – Report Wizard (простой однотабличный отчет) и нажимаем кнопку Ok;

• в следующем диалоговом окне в области Database and tables в нижнем списке выбираем таблицу «Принтеры», для которой будет создан отчет;

• из списка Available fields переносим в список Selected fields поля таблицы, которые будет содержать все поля отчета (для переноса полей используем кнопки со стрелочками, расположенные между списками). Нажимаем кнопку Next;

• в следующем диалоговом окне указываем поля, по которым будет осуществляться группировка данных в отчете. Для этого в первом раскрывающемся списке выбираем поле – ном_пр, нажимаем кнопку Next для перехода к следующему шагу;

• в следующем диалоговом окне задаем стиль отображения объектов в отчете. Для этого в списке Style выбираем один из вариантов. В области просмотра в верхнем левом углу диалогового окна мастер позволяет просмотреть, как будут выглядеть элементы отчета; нажимаем кнопку Next;

• на следующем шаге можно указать порядок размещения объектов в отчете и ориентацию страницы; оставив их заданными по умолчанию, нажимаем кнопку Next;

• в следующем диалоговом окне можно задать поля, по которым будет осуществляться упорядочение данных в отчете. Выбираем поле ном_пр и нажимаем кнопку Add, нажимаем кнопку Next;

• на следующем шаге можем выбрать вариант дальнейшей работы с отчетом из трех возможных вариантов:

• Save report for later use – созданный отчет сохраняется на диске;

• Save report and modify it in the Report Designer – созданный отчет сохраняется на диске и открывается в конструкторе отчетов для модификации;

• Save and print report – созданный отчет сохраняется на диске и печатается.

Выбираем первый.

Чтобы просмотреть созданный отчет, нажимаем кнопку Preview. Для завершения создания отчета нажимаем кнопку Finish;

• в открывшемся диалоговом окне Save as вводим имя созданного файла («Report2»); Созданный отчет открылся в конструкторе отчетов.

Аналогично создаем отчеты «Фирмы-продавцы» и «Цены».

Отчеты ««Фирмы-продавцы», «Цены» и «Принтеры» представлены в Приложении Г.

3.7 Создание запросов с помощью конструктора запросов

Запросы необходимы для обработки данных из одной или нескольких таблиц.

1. Открываем ранее созданный проект.

2. Переходим на вкладку Data и выбираем группу Queries (Запросы).

3. Нажимаем кнопку New окна проекта.

4. В открывшемся диалоговом окне New Query (Новый запрос) нажимаем кнопку New Query. Откроется диалоговое окно выбора таблиц Add Table or View.

В этом диалоговом окне выбираем таблицу «Ноуты» и с помощью кнопки Add переносим ее в окно конструктора запросов. Аналогично переносим вторую таблицу «Покупатели» и таблицу «Поставка ноутов».

5. Завершив выбор таблиц, нажимаем кнопку Close. На экране появляется окно конструктора запросов Query Designer, а в основном меню появляется пункт Query.

6. Можно приступать к формированию условий запроса.

Запрос 1. Вывести все ноутбуки типа «МИНИ».

Для этого выполняем следующие действия:

• на вкладке Fields выбираем поля наим_ноут, модель;

• переходим на вкладку Filter конструктора запросов;

• в столбце Field Name нажимаем кнопку раскрытия списка и из всех полей исходной таблицы выбираем Ноуты.модель;

• в списке вариантов сравнения Criteria выбираем оператор сравнения (>=);

• в поле Example вводим значение «мини»;

• запускаем запрос на выполнение, просматриваем и закрываем запрос;

• сохраняем созданный запрос под именем ПК типа мини.

Запрос «ПК типа мини» представлен в Приложении Д.

Запрос 2. Вывести покупателей из г. Городца.

Для этого выполняем следующие действия:

• на вкладке Fields выбираем поля наим_фирмы, адрес_фирм;

• переходим на вкладку Filter конструктора запросов;

• В первой строке в столбце Field Name выберите из раскрывающегося списка значений поле покупатели.адрес_фирм. В списке вариантов сравнения Criteria выберите вариант (=), в поле Example введите г. Городец.

• Запустим запрос на выполнение.

Запрос «Покупатели из Городца» представлен в Приложении Д.

Запрос 3. Вывести список ноутбуков, цена которых более 13 000 руб.

Для этого выполняем следующие действия:

• на вкладке Fields выбираем поля наим_ноут, модель, цена_ноут ;

• переходим на вкладку Filter конструктора запросов;

• в столбце Field Name нажимаем кнопку раскрытия списка и из всех полей исходной таблицы выбираем поставка_ноутв.цена_ноут;

• в списке вариантов сравнения Criteria выбираем оператор сравнения (>=);

• в поле Example вводим значение «13000»;

• запускаем запрос на выполнение, просматриваем и закрываем запрос;

• сохраняем созданный запрос под именем «Цена ноута больше 13тыс».

Запрос «Цена ноута больше 13тыс» представлен в Приложении Д.

Запрос 4. Вывести названия всех фирм, закупивших ноутбуков более 25 штук и модели этих ноутбуков.

Для этого выполним следующие действия:

• Перейдем на вкладку Filter конструктора запросов.

• В столбце Field Name нажмем кнопку раскрытия списка и из всех полей исходной таблицы выберем поставка_ноутов.наримен_фирм.

• В списке вариантов сравнения Criteria выберем оператор точного сравнения (>=).

• В поле Example введем значение 25..

• Запустим запрос на выполнение. Просмотрим и закроем запрос.

• Сохраним созданный запрос под именем «Кто купил больше 25 ноутов» при помощи команды File – Save As, выбрав при этом для сохранения папку «Курсовик».

Запрос 5. Определим какое количество ноутбуков с ОС Windows Vista и какая модель была куплена.

Для этого выполним следующие действия:

• Перейдем на вкладку Filter конструктора запросов.

• В столбце Field Name нажмем кнопку раскрытия списка и из всех полей исходной таблицы выберем Ноуты.наим_ноута, Ноуты.модель, Ноуты.ОС и Поставка ноутов.кол_во;

• В списке вариантов сравнения Criteria выберем оператор точного сравнения (=).

• В поле Example введем значение Windows Vista.

• Перейдем на вкладку Order By.

• В списке Ordering criteria выделим поле поставка_ноутов.кол_во и нажмем кнопку Remove.

• Запустим запрос на выполнение. Просмотрим и закроем запрос.

• Сохраним созданный запрос под именем «ПК и ОС Windows Vista»при помощи команды File – Save As, выбрав при этом для сохранения папку «Курсовик».

Запрос «ПК и ОС Windows Vista» представлен в Приложении Д.