3.3 Підготовка та відправлення листів електронної пошти

Давайте познайомимося тепер з порядком підготовки і відправки повідомлення по електронній пошті за допомогою Outlook Express. В цілому ця операція абсолютно аналогічна для випадків, коли ви готуєте власне повідомлення і відправляєте його "з нуля", або ж відповідаєте на яке прийш-

ло лист (чи третій варіант - пересилаєте лист далі іншій людині). У всіх цих випадках на екрані з'явиться одне і те ж вікно (вікно з одним і тим же інтерфейсом). Звичайно, при відповіді на чуже лист або його переадресації іншому користувачу відмінність полягатиме в тому, що Outlook Express автоматично поміщає в відповідь лист той текст, який надійшов до вас від адресата. При цьому на початку кожного рядка вихідного листа ставиться знак кутовий дужки ">", щоб відрізнити її таким чином від тексту вашої відповіді. Якщо текст "проблукав" кілька разів між вами і вашим адресатом, то кількість кутових дужок на початку кожного рядка буде відповідати кількості "ходок" вашого листа туди і назад.

Якщо ви відповідаєте на діловий лист, то прийнято повністю залишати в кінці вашого листа-той текст, що прийшов від адресата. Таким чином зберігається нитка листування і завжди можна з'ясувати, хто і що написав. Якщо ж ви пишете друзям, то в традиціях Інтернету можна залишити лише ті рядки вихідного тексту (цитати), на які ви конкретно відповідаєте. Важливо пам'ятати: якщо в прийшло до вас лист були вкладені які-небудь файли, то за замовчуванням поштові програми їх назад адресату не пересилають.

Формування нового повідомлення

Для створення нового повідомлення натисніть на кнопку Створити повідомлення (Compose Message) на панелі інструментів Outlook Express, що викличе окреме вікно (див. рис. Малюнок 3).

Роботу з новим листом слід почати із заповнення заголовка листа, який містить поля: Кому: (To:), Копія: (Cc:), Прихована: (Bcc:), Тема: (Subject:). Зауважимо, що із зрозумілих причин обов'язковим є заповнення тільки поля Кому: (To:), - інакше лист просто не знайде свого адресата. Розглянемо докладніше елементи заголовка:

Кому: (To:) - так само, як і на звичайному конверті, в цьому полі ви повинні ввести адресу - в даному випадку адреса електронної пошти вашого адресата. Ви можете не вводити адресу вручну, а вибрати його з адресної книги, якщо занесли його туди заздалегідь (див. далі розділ "Адресна книга").

Копія: (Cc:) - якщо ви хочете, щоб аналогічне лист прийшов і іншим адресатам, введіть потрібні адреси в даному полі, розділяючи їх за допомогою знака ";" (крапка з комою). Словосполучення "Сс" - це скорочення від англійського "канцелярського" терміну Carbon Copy (по-російськи - "копірка"). Всі люди, яких прийшло даний лист, легко зможуть дізнатися з заголовка, кому ви ще послали цей лист. Цей рядок також м.б. заповнена з адресної книги.

Прихована: (Bcc:) - якщо ви хочете, щоб аналогічне лист прийшов і іншим адресатам, але вони не знали, кому ще ви відіслали цей лист, то введіть потрібні адреси в даному полі, розділяючи їх за допомогою знака ";" (точка з

коми). Словосполучення "ВСС" - це скорочення від англійського Blind Carbon Copy (по-русски можна було б перекласти як "сліпа копірка"). Цей рядок також м.б. заповнена з адресної книги.

Тема: (Subject:) - тут слід вписати декілька слів, що характеризують тему повідомлення. Тема краще писати по-англійськи, якщо ви не впевнені, що поштова програма вашого адресата підтримує 8-бітове кодування заголовків і на його машині інстальовані російські шрифти. Крім того, для російських заголовків часто ушкоджується їх тип кодування при пересиланні між різними провайдерами.

Далі вже можна приступати до самого листа, для чого клацніть курсором миші в поле листа і введіть потрібний текст. При необхідності ви можете "вкласти" у лист файл будь-якого формату (див. далі розділ про пересилання файлів по E-mail "). За традицією, завершує лист вставка підпису, для чого слід натиснути кнопку із зображенням авторучки на панелі інструментів (оригінальна й дотепна підпис - одна з традицій Інтернету). Якщо у вас ще не створена підпис, то створити її можна, вибравши в меню Сервіс (Tools) пункт Бланк повідомлень (Stationary) і далі - натиснувши на кнопку Підпис (Signature). Створену таким чином підпис можна потім багаторазово використовувати. У принципі, "інтернетівських" підпис - річ необов'язкова і ви можете підписати лист вручну, надрукувавши звичайні слова, які підходять до даного випадку - наприклад, "Щиро ваш ..." і т. п.

Зверніть ще увагу на зображення логотипу Internet Explorer (стилізованої букви е) в правій верхній частині нового повідомлення. Логотипом є ідентифікатором "важливості" відправляється. У меню Сервіс (Tools) є пункт вибору важливості повідомлень, при натисканні на який буде виведений список можливих опцій важливості повідомлень (Висока, Звичайна і Низька). Важливо знати: це не впливає на швидкість доставки, а всього лише керує наявністю зображення з відповідним значком у вашого листа по приходу листа до адресата. Так, багато поштових програми маркують важливі повідомлення, що прийшли на комп'ютер, поміщаючи знак оклику поруч із заголовком. Тепер справа за адресатом, зверне вона на це увагу. Тому можете не захоплюватися установкою цих параметрів у ваших листах.

Тепер залишилося лише натиснути на кнопку відправлення листа (сама ліва кнопка на панелі інструментів цього вікна з зображенням летить конверта і написом Відправити) і ваш лист - на шляху до адресата. Якщо встановлено прапорець Надсилати повідомлення негайно (Send messages immediately ...) на вкладці Відправка у вікні Параметри (див. меню Сервіс), то Outlook Express відразу ж зробить з'єднання з провайдером і відправить лист. Якщо ж прапорець знятий, ваші листи будуть тимчасово міститися в папку Вихідні (Outbox), де вони будуть накопичуватися перед відправкою. В останньому випадку на екран буде виведено повідомлення про приміщення листа в папку

Вихідні. Коли ви завершите складання всіх листів, натисніть на кнопку Доставити пошту (Send and Receive) на панелі інструментів головного вікна Outlook Express, і далі процес з'єднання з провайдером піде абсолютно аналогічно тому, як ми розглянули у попередньому розділі.

Малюнок 3

Створення підпису :

Звичайні листи прийнято підписувати. При використанні програми Outlook Express у вас є можливість підписувати і електронні листи. Під підписом подразумевается текст, який автоматично вставляється в кінець кожного написаного вами листа. Для створення підпису виконайте наступні дії:

• у меню Cервис виберіть Параметри і виберіть вкладку Підпис;

• натисніть кнопку Створити і введіть текст в поле Змінити підпис, або виберіть Файл і вкажіть текстовий або гіпертекстовий файл, який слід використовувати для підпису;

• включите прапорець Додавати підпис до всіх витікаючих повідомлень.

Тепер в кінець кожного написаного вами листа автоматично додаватиметься ваш підпис.

Для використання різних підписів з різними обліковими записами виберіть підпис в розділі Підпис, натисніть кнопку Додатково і виберіть обліковий запис, який слід використовувати з даним підписом.

Для додавання підпису тільки в окремі повідомлення вимкнете прапорець Додавати підпис до всіх витікаючих повідомлень. При створенні повідомлення виберіть меню Вставка, вкажіть на Підпис і виберіть потрібний підпис.

Створення правил для повідомлень :

Програма Outlook Express здійснює автоматичну обробку повідомлень (електронних листів) за правилами, які визначає користувач.

У кожному правилі указуються ідентифікаційні ознаки повідомлення (зміст полий "Кому", "Від", "Копія" і т. д.) і дії (переслати, відповісти, не завантажувати і т.д.), які повинна виконати програма Outlook Express над отриманим повідомленням, задовольняючим вказаним ознакам.

Для створення, редагування або видалення правил обробки листів необхідно викликати вікно Правила для повідомлень і перейти на вкладку Правила для пошти. Виклик вікна здійснюється командою Правила для сообщений/Почта. з меню Сервіс. За допомогою кнопок Створити, Змінити, Копіювати, Видалити, Застосувати вікна Правила для повідомлень можна відповідно створити нове правило, модифікувати вже існуюче правило, скопіювати правило, видалити правило, застосувати правило до раніше отриманих повідомлень.

При створенні нового правила обробки електронних листів на екрані з'являється вікно Створити правило для пошти, яке складається з чотирьох полий.

У першому полі Виберіть умови для даного правила перераховані ознаки, по яких може здійснюватися ідентифікація повідомлення:

• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Від";

• шукати повідомлення, що містять задані слова в полі "Тема";

• шукати повідомлення, що містять задані слова;

• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Кому";

• шукати повідомлення, що містять адресатів в полі "Копія";

• шукати повідомлення, що містять адресатів в полях "Кому" і "Копія";

• шукати повідомлення з позначкою важливості;

• шукати повідомлення, отримані з певного облікового запису;

• шукати повідомлення, розмір яких перевищує заданий розмір;

• шукати повідомлення з вкладенням;

• шукати безпечні повідомлення;

• всі повідомлення.

У другому полі Виберіть дії для даного правила перераховані дії, які повинні бути виконані над листами, що задовольняють вказаним ознакам. У програмі Outlook Express визначені наступні дії:

• перемістити в задану теку;

• скопіювати в задану теку;

• видалити;

• переслати адресатам;

• виділити кольором;

• помітити;

• помітити як прочитане;

• помітити повідомлення як переглянуте або пропущене;

• відповісти заданим повідомленням;

• припинення виконання додаткових правил;

• не завантажувати з сервера;

• видалити з сервера.

У третьому полі Опис правила приведений опис правила, для редагування параметрів якого необхідно клацнути по назві конкретного параметра, а в четвертому полі указується назва створюваного правила.

У четвертому полі ви пишіть назву правила.

Приклад 1:

Для того, щоб відбувалося автоматичне видалення всіх повідомлень отриманих з поштового сервера fio.ifmo.ru, необхідно виконати наступні дії:

• у вікні Створити правило для пошти, в полі Виберіть умови для даного правила встановите прапорець напроти запису Шукати повідомлення, що містять адресатів в полі Від;

• у полі Виберіть дії для даного правила встановите прапорець напроти запису Видалити;

• у полі Опис правила клацніть мишкою по словосполученню що містять адресатів і у вікні, що з'явилося, Вибір одержувачів введіть ім'я сервера fio.ifmo.ru і клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці ОК.

Приклад 2:

Для того, щоб відбувалося автоматичне переміщення в теку Привіт всіх листів, що містять як тему повідомлення слово "привіт" необхідно виконати наступні дії:

• створіть теку Привіт;

• у вікні Створити правило для пошти, в полі Виберіть умови для даного правила встановите прапорець напроти запису Шукати повідомлення, що містять задані слова в полі "Тема";

• у полі Виберіть дії для даного правила поставте галочку на запис Перемістити в задану теку;

• у полі Опис правила клацніть мишкою по словосполученню задані слова, що містять, і у вікні, що з'явилося, Введіть ключові слова або пропозицію і натисніть "Додати" введіть слово "привіт" і клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці ОК.

• Головне вікно Outlook Express поділене на декілька частин. В верхній частині вікна знаходяться меню і панель інструментів. В лівій – список папок. Права частина, в свою чергу, поділена на верхню та нижню частини. Верхня містить в собі список повідомлень активної папки, а нижня здійснює попередній перегляд активного (виділеного) повідомлення. Ви можете налагоджувати вигляд цього вікна відповідно до Ваших уподобань, змінюючи розмір цих вікон, а також стовбчиків у вікні списка повідмлень активної папки (поля “От..”, “Тема…”, “Получено…” і т.п.) Клік по заголовку будь-якого з цих стовбчиків дозволить Вам відсортувати повідомлення активної папки по цьому стовбчику.

Пересилання вкладених файлів по E-mail:

Можливість надіслати електронною поштою файл будь-якого формату - одне з найбільш корисних якостей E-mail. Тим самим ви можете направити своїм адресатам і документ Word, і файл з потрібним зображенням, звукове або відео-привітання і будь-які інші файли. Єдина умова - не посилайте дуже великі файли, якщо ви не впевнені в тому, що ваш адресат має виділеним каналом в Інтернет, а можливо працює по звичайній телефонній лінії. Для та ких випадків файл розміром 200-300 Кб вважається звичайно межею "пристойності". Також майте на увазі, що багато поштові сервери провайдерів просто повертають назад пошту, якщо її розмір більш певної межі (найчастіше - при розмірі пошти більше 1 Мб).

Отже, для вкладення файлу в лист, розмістивши курсор у вікні для введення листа, натисніть кнопку із зображенням скріпки на панелі інструментів. У відповідь на екран буде виведено стандартне діалогове вікно з зображенням файлової структури вашого комп'ютера. Коли ви знайдете на диску потрібний файл, виділіть його і натисніть кнопку Вкласти (Attach). Outlook Express вставить файл в ваш електронний лист, і нижче тіла листа з'явиться додаткове вікно зі значком уставленого файлу (див. Малюнок 4.).

Варто нагадати, що аналогічним чином виглядають і прийшли до вас листи, які містять вкладені файли. Досить двічі клацнути на значку із вкладеним файлом, як завдяки механізму OLE (Object Linking and Embedding) операційної системи Windows буде запущено відповідну програму для перегляду цього файлу.

Рада. Деякі формати файлів настільки "пухкі", що займають багато сотень кілобайт (характерний приклад таких файлів, - малюнки у форматі. Bmp). Для зниження розміру великих вкладених файлів використовуйте попередньо яку-небудь програму-архіватор (наприклад, WinZip), і вкладайте в електронні листи вже стислі файли. Також, якщо вам треба відіслати декількох вкладених файлів в одному листі, "скрутіть разом" потрібні файли програмою-архіватором і відправте в листі вже єдиний архівний файл.

Малюнок 4