Класифікація інформаційних технологій Характеристика і призначення іт
Інформаційна технологія обробки даних призначена для вирішення добре структурованих завдань, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми і інші стандартні процедури їх обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавською) діяльності персоналу невисокої кваліфікації в цілях автоматизації деяких рутинних операцій управлінської праці, що постійно повторюються. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть приведе до необхідності скорочення чисельності працівників.
На рівні операційної діяльності вирішуються наступні завдання:
обробка даних про операції, вироблювані фірмою;
створення періодичних контрольних звітів про полягання справ у фірмі;
отримання відповідей на всілякі поточні запити і оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.
Основні компоненти іт
Представимо основні компоненти інформаційної технології обробки даних (рис. 14) і приведемо їх характеристики.
С
бор
данных.
По мере того как фирма производит
продукцию или услуги, каждое ее действие
сопровождается соответствующими
записями данных. Обычно действия фирмы,
затрагивающие внешнее окружение,
выделяются особо как операции, производимые
фирмой.
Мал. 14. Основні компоненти інформаційної технології обробки даних
Обробка даних. Для створення з даних, що поступають, інформації, що відображає діяльність фірми, використовуються наступні типові операції:
класифікація або угрупування. Первинні дані зазвичай мають вид код, що складаються з одного або декількох символів. Ці коди, що виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації і угрупування записів.
Зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних.
Створення звітів (документів). У інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи або у зв'язку з проведеною фірмою операцією так і періодично в кінці кожного місяця, кварталу або року.
Інформаційна технологія управління Характеристика і призначення
Метою інформаційної технології управління є задоволення інформаційних потреб всіх без виключення співробітників фірми, що мають справу з ухваленням рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління.
Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління і використовується при гіршій структурованості вирішуваних завдань, якщо їх порівнювати із завданнями, що вирішуються за допомогою інформаційної технології обробки даних.
ІС управління ідеально підходять для задоволення схожих інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле, справжнє і вірогідне: майбутньому фірми. Ця інформація має вид регулярних або спеціальних управлінських звітів.
Для ухвалення рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути представлена в агрегованому вигляді так, щоб були видимими тенденції зміни даних, причини виниклих відхилень і можливі рішення. На цьому етапі вирішуються наступні завдання обробки даних:
оцінка планованого стану об'єкту управління;
оцінка відхилень від планованого стану;
виявлення причин відхилень;
аналіз можливих рішень і дій.
Інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів.
Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.
Спеціальні звіти створюються по запитах управлінців або коли в компанії відбулося щось незаплановане.
Вони можуть мати форму звітів, що підсумовують, порівняльних і надзвичайних.
У звітах, що підсумовують, дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і остаточних підсумків по окремих полях.
Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані по різних ознаках і використовувані для цілей порівняння.
Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру.
Використання звітів для підтримки управління виявляється особливо ефективним при реалізації так званого управління по відхиленнях.
Управління по відхиленнях припускає, що головним змістом отримуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленнях до створюваних звітів пред'являються наступні вимоги:
звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;
відомості в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг уловити зв'язок, що існував між ними;
у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.