112. Как правильно организовать презентацию бизнес-плана? Какие при этом используются средства? Психологические аспекты восприятия бизнес-плана.

Презентация – это официальное, торжественное представление вновь созданной компании, проекта, продукции перед СМИ, общественностью или потенциальными потребителями. В случае презентации бизнес-плана целевую аудиторию составляют инвесторы или сотрудники Вашей компании. Более пристального рассмотрения требует, конечно, первый случай. Именно от того, насколько эффективно пройдет презентация в глазах инвестора, зависит судьба проекта. Отсюда вытекает, что основная цель Вашей презентационной деятельности – убедить инвестора (кредитора) в том, что Вы сможете реализовать предложенный проект. Для этого необходимо показать сильные стороны бизнеса и выгоды для инвестора.

Оформление презентации бизнес-плана

 Как мы уже сказали, самый простой и эффективный способ технически оформить презентацию – сделать ее в Power Point. Формат этой программы позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио-файлы, создавать примитивную анимацию на уровне «слайдшоу». Однако надо быть готовым к тому, что интегрированные в презентацию файлы могут начать «подвисать». В это время Вы не должны теряться и занять паузу уместной шуткой или важной дополнительной информацией.

При изготовлении презентаций Рower Рoint с привлечением профессиональных дизайнеров можно добиться сочетания информации и качественного визуального воплощения отдельных составляющих имиджа созданных специально для презентации. Презентации, сделанные с европейским качеством – это текст и картинка, представляющие собой единую «обертку», в которую завернута та или иная информация. В целом, дизайн в первую очередь не должен отвлекать внимание зрителей и способствовать эмоциональному восприятию Вашей идеи. А информация на слайдах должна быть изложена кратко, информативно и логично.

В Вашу пользу сыграет использование для презентации наглядного материала. Если у Вас есть возможность, возьмите с собой образцы своей продук­ции. Если Вы по каким-то причинам не можете этого сделать, либо Ваш бизнес относится к сфере услуг, возьмите фотографии. Постарайтесь добиться того, чтобы будущие партнеры по­смотрели образцы или фотографии, если это вообще возможно. Это сразу вызовет более серьезное отношение к Вашим словам. Однако не забудьте убрать наглядные пособия, уже выполнив­шие свою задачу, так как они могут отвлекать внимание слуша­телей. 

Не так уж сложно сделать эффективную презентацию. Процесс начинается с нескольких основных моментов.

Помните, для кого Вы делаете презентацию. Презентацию, как и бизнес-план, нужно готовить, исходя из информационных потребностей, ожиданий, предпочтений и уровня знаний Вашей аудитории. Обдумайте такие вопросы, как:

Кто Ваши слушатели (профессия, возраст, опыт, роль в группе)?

Что они уже знают (знания в Вашей отрасли, владение технической терминологией, успели ли они прочитать Ваш план)?

Что они хотят узнать (ожидаемая выгода, результаты исследований, решения, которые необходимо принять)?

Например, предположим, что Ваша целевая аудитория – кредитный комитет в банке. В этом случае презентация должна представить комитету краткий обзор Ваших планов и ожидаемых результатов, все детали – в бизнес-плане. Не нужно делать акцент только на маркетинг или только на финансовую сторону и уж точно не на дизайн веб-сайта. Вместо этого нужно дать обзор всего бизнеса, продать бизнес-идею и в заключение представить цифры и Ваши финансовые запросы.

Расчет времени. Ваш преподаватель определит, сколько по времени должна продолжаться презентация, включая время, отведенное для ответов на вопросы. В «реальной» презентации это тоже важно. Выясните заранее, сколько у Вас будет времени, чтобы уложиться и оставить время на вопросы.

Сколько презентаторов? Если Вы делали бизнес-план группой, обязательно ли всем представлять его? Или кто-то один? Как во время презентации в классе, так и в более формальной ситуации на окончательное решение влияют многие факторы. Если это небольшая презентация, то лучше ее провести одному человеку. Если презентация занимает более 15 минут, то пусть ее ведут больше человек, по 10-15 минут каждый. Почему? Потому что вряд ли один человек владеет всей информацией, презентация будет интереснее для слушателей, если презентаторы будут меняться и, плюс ко всему, несколько презентаторов сигнализируют, что вся глубина знаний о бизнесе распределена по группе.

Полезный совет: когда настанет время отвечать на вопросы, встают все члены группы и каждый отвечает на вопросы, в которых разбирается лучше других. Это подчеркивает, что задание было групповым, к тому же, Вы не попадете впросак, если последнему выступающему вдруг зададут вопрос, на который он не сможет ответить.

Распечатайте презентацию. Всегда имейте при себе распечатанные копии Вашей презентации, по 3 или 6 сладов на страницу. Раздать их до или после презентации – Ваше дело, но большинство слушателей предпочитают получить копии заблаговременно, чтобы было проще следить за повествованием и была возможность делать пометки. Однако слушатели могут сосредоточиться на раздаточном материале и отвлечься от того, что говорит презентатор. К тому же, если Вы заготовили что-нибудь неожиданное, то слушатели могут испортить весь сюрприз, прочитав все заранее. Тем не менее, раз большинство слушателей предпочитают получить копии заблаговременно, лучше пойти им навстречу.

Как сделать лучшую презентацию

Многие студенты, изучающие электронный бизнес, уже прошли курс бизнес-общения и/или другие курсы, по итогам которых приобрели опыт в презентациях. Тем не менее, просто на всякий случай, несколько предложений или напоминаний по вопросу, как делать хорошие презентации:

Содержание

У нас есть следующие предложения по поводу содержания Вашей презентации или того, что Вы будете говорить.

Прежде всего, скажите, о чем Вы собираетесь рассказать. Расскажите. И в конце скажите, о чем рассказали. Эти три части составляют вступление, основную часть и заключение.

На титульном слайде обозначьте тему презентации, для кого она предназначена (аудитория), кто ее ведет (Вы) и дату.

На следующем слайде должен быть обзор или план (т.е. «скажите, о чем Вы собираетесь рассказать»); одновременно нужно представить презентаторов.

Скажите, когда можно будет задать вопросы – по ходу презентации или в конце.

Если будет уместно, подберите «сильное» начало – поразительные статистические данные, стихи, яркую цитату, признание в чем-либо, неожиданное вступление, юмор со смыслом и т.п.

 Во время презентации не забывайте о компетенции аудитории (например, объясняйте технические термины по мере необходимости, избегайте аббревиатур).

Используйте иллюстрации, но только уместные и не отвлекающие от презентации или ее содержания (например, избегайте анимированных картинок, которые привлекают внимание аудитории к себе и отвлекают от Вас).

Используйте юмор, но только если абсолютно уверены, что он уместен.

В конце подведите итог, подчеркнув ключевые моменты (т.е. «скажите, о чем рассказали»).

Во время ответов на вопросы, повторяйте вопросы людей, которые говорят тихо или сидят близко к Вам, чтобы вся аудитория знала вопрос, на который Вы отвечаете.

Если Вы точно не знаете ответ на вопрос, не бойтесь сказать «Я не знаю» и, если возможно, пообещайте вернуться к ним и ответить.

Вам нужно уложиться по времени (если потребуется, скажите «И последний вопрос, пожалуйста»).

Поблагодарите аудиторию за внимание и потраченное время.

Представление

У нас есть следующие предложения по поводу представления Вашей презентации илитого, как Вы будете говорить.

Используйте крупные шрифты, 22 – минимальный размер для текста, заголовок должен быть не менее 32.

Используйте шрифты без засечек (например, Helvetica или Arial) для обычного текста и с засечками (Times Roman или Book Antiqua) для заголовков, чтобы подчеркнуть контраст.

Чтобы выделить что-то, используйте жирный шрифт, курсив или прописные буквы, но никогда не используйте более одного способа выделения одновременно.

На слайде должно быть не более 36 слов.

Используйте маркированные списки для ключевых моментов разговора и избегайте абзацев.

Пытайтесь уложиться в 3-6 пунктов на слайд.

Последовательно и корректно соблюдайте употребление прописных букв.

Как при любом письме, следите за грамматикой, смысловой нагрузкой текста и проверяйте правильность написания слов.

Избегайте ярких цветов; на темном фоне (например, темно синий) используйте светлые цвета (например, белый, желтый).

Не используйте основные цвета (красный, зеленый, синий) вместе (например, никогда не пишите красными буквами на синем фоне).

Когда закончите работу над презентацией, сохраните 2 копии файла (текущую и предыдущую версию) на 2 диска (рабочий и резервный), которые Вы возьмете с собой на презентацию.

Оставьте включенным как можно больше света в помещении (в темноте люди засыпают).

Не читайте материал со слайда.

Не читайте с листа (можете взять заметки для себя, но не читайте с них).

Не разговаривайте с экраном, говорите с аудиторией, изредка поглядывая на экран.

Не пользуйтесь указкой (она привязывает Ваше внимание к экрану, и Вы можете стать похожим на Зорро).

Можете иногда пользоваться лазерной указкой, убирая ее, когда не используете.

Не вертите ничего в руках, оставьте руки для жестов; не кладите руки в карманы и не заводите за спину.

Не смотрите в одном направлении, переводите взгляд по всей аудитории.

Если есть возможность и позволяет время, вовлекайте аудиторию в презентацию (например, задайте вопрос, организуйте интерактивный тренинг, проведите розыгрыш образца товара).

Не стойте на месте, перемещайтесь, чтобы удержать внимание аудитории, но не ходите слишком быстро или слишком далеко.

Оденьтесь соответствующе ожиданиям аудитории и чуть более формально, чем они.

Следите за аудиторией (смотрите, нет ли утомленных взглядов или закрытых глаз) и, если что, исправляйте ситуацию.

Если презентация дольше 45 минут, сделайте перерыв.

Закончить нужно вовремя.

Первое впечатление о проекте у потенциального инвестора (делового партнера) формируется после прочтения резюме. Нередко уже на этом этапе инвестор примерно представляет себе перспективность проекта и целесообразность его финансирования.

Задача разработчика бизнес плана – составить резюме так, чтобы сразу заинтересовать инвестора.

Выше неоднократно говорилось о том, как должно выглядеть типовое резюме бизнес плана. Вспомним некоторые основные моменты.

Основной принцип составления резюме – краткость. Многие допускают ошибку: осознавая, что после прочтения резюме у инвестора сформируется впечатление о проекте, они стараются любыми способами убедить его в перспективности проекта. Представленные в резюме показатели перемежаются фразами рекламного характера, что производит противоположный эффект.

Не нужно эмоционально рассказывать о блестящих перспективах, достаточно привести основные финансово экономические показатели. Информация должна быть конкретной и всеобъемлющей. Например, в резюме не следует расписывать, что предприятие имеет широкий круг известных клиентов, достаточно указать предполагаемый объем реализации, а о том, насколько у компании «крутые» клиенты и каково их количество, можно упомянуть в разделе «Маркетинговый план» или «План сбыта».

◙ Обратитесь к компакт диску.

Среди бизнес планов с удачным резюме можно отметить бизнес планы «Печатная машина “Сольна Плюс”» и супермаркета «Ваш магазин» (в данном случае удачно составлен также титульный лист). В резюме представлена вся необходимая информация, и нет ничего лишнего. У этих проектов есть только один общий недостаток: в резюме нет информации о выгоде для инвестора.

В бизнес планах «Полиграфическое предприятие (мини типография)» и «Лечебно оздоровительный центр» резюме составлено плохо. В проекте «Полиграфическое предприятие (мини типография)» резюме вообще объединено с введением, а в «Лечебно оздоровительном центре» оно номинальное, включает в себя только несколько общих фраз и содержит конкретной информации.

Внешний вид бизнес плана также очень важен. В первую очередь имеется в виду оформление титульного листа: обычно на нем пишется название проекта и некоторый минимум информации (инициатор, разработчик, меморандум о конфиденциальности и т. п.). Он должен выглядеть чисто и аккуратно, иначе инвестор может подумать, что его изучало немало потенциальных партнеров, и никто из них не согласился участвовать в проекте.

Еще на стадии составления бизнес плана необходимо учитывать то, что кредитный эксперт, принимая решение о выделении кредита (участии в финансировании), берет на себя немалую ответственность. Ваша задача – включить в бизнес план аргументы, которые позволят максимально снизить уровень этой ответственности. Кредитный эксперт, ознакомившись с бизнес планом, должен четко понимать: даже если по каким то причинам предприятие будет не в состоянии своевременно рассчитываться по кредиту, никто не сможет упрекнуть его, что он принял безосновательное решение о финансировании.

СОВЕТ

Лучше отправить потенциальному инвестору (деловому партнеру) копию бизнес плана за некоторое время до личной встречи, чтобы он мог ознакомиться с ним заранее.

Важно, как выглядит и ведет себя при личной встрече с инвестором тот, кто презентует бизнес план. Этот человек выглядеть солидно, быть опрятно одетым и производить впечатление благополучного и уверенного в себе: если он сможет вызвать симпатию у инвестора, вероятность его благосклонного отношения к проекту повысится. Следует вести себя непринужденно, однако уважительно, ни в коем случае не допуская фамильярности.