1.2.2 Первичные документы, используемые в учете мц и требования к ним

Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи с чем можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа. [11, стр.134]

Приходные и расходные документы по учету товаров приведены в приложении.(См. приложение 1)

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12.

Товарная накладная применяется для оформления реализации товарно-материальных ценностей сторонним организациям. Документ составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, реализующей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с баланса. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. [17]

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

На основании товарной накладной формируется счет-фактура. Он является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками. В счет - фактуре должны быть указаны: порядковый номер счет фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товаров; наименование получателя товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счет - фактуры.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно - транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Для документального оформления приемки товаров по качеству количеству, массе и комплектности, в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора, Госкомстатом Российской Федерации предусмотрен Акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1. Тем не менее, обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N ТОРГ-12. Объяснением тому являются указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров на учет. Иначе говоря, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Кстати, на это указано и в пункте 2.1.2. Методических рекомендаций. Заметим, что информация о товаре, содержащаяся в накладной формы N ТОРГ-12, практически совпадает с информацией, указываемой в акте N ТОРГ-1, в связи с чем, многие торговые организации в целях сокращения объема используемых документов предпочитают не использовать Акт N ТОРГ-1. [7]

Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

При поступлении товаров от поставщиков без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара по форме № ТОРГ-4.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки. [15]

Внутреннее помещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально - ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чем обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме № ТОРГ-13. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчете.

Материально ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести "Товарный отчет" по форме № ТОРГ-29, "Отчет по таре" по форме № ТОРГ-30 и «Сопроводительный реестр сдачи документов» по форме № ТОРГ-31. [18]

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Все приходные и расходные документы по учету товаров, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. [15]