Как учесть недостачи, выявленные при приемке ценностей от поставщика

При приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.

Отражение недостач

Сумму недостачи в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, отнесите на те же счета, на которых вы учитываете поступившие товарно-материальные ценности.

Сумму недостачи сверх предусмотренной договором величины отразите по дебету счета 76, субсчет "Расчеты по претензиям".

Пример

ЗАО "Актив" заключило с поставщиком договор на покупку материалов на сумму 120 000 руб. (в том числе стоимость материалов 100 000 руб., НДС 20 000 руб.).

В договоре было предусмотрено, что естественная убыль материалов при транспортировке может составить до 3% от их стоимости. То есть максимальная сумма потерь согласно договору может составить 3 600 руб. (120 000 руб. x 3%), в том числе НДС - 600 руб.

При приемке поступивших от поставщика материалов была обнаружена недостача на сумму 6 000 руб. (в том числе НДС - 1 000 руб.).

Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:

Дебет 10 Кредит 60

- 95 000 руб. (100 000 - 5 000) - оприходованы фактически полученные материалы;

Дебет 19 Кредит 60

- 19 000 руб. (20 000 - 1 000) - учтен НДС по фактически полученным материалам;

Дебет 94 Кредит 60

- 3 600 руб. - отражена недостача в пределах величины, предусмотренной договором;

Дебет 76 субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 60

- 2 400 руб. (6 000 - 3 600) - отражена недостача сверх предусмотренной договором величины.

Списание недостач

Сумма недостачи в пределах предусмотренной договором величины списывается на те же счета, на которых учитываются фактически полученные материалы.

Пример

Вернемся к предыдущему примеру. Бухгалтер списал недостачи так:

Дебет 10 Кредит 94 - 3 000 руб.;

Дебет 19 Кредит 94 - 600 руб.

9. Учет резервов предстоящих расходов

Резервы предстоящих расходов создаются в организациях в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п.72) организации могут создавать следующие резервы:

• на предстоящую оплату отпусков работникам,

• на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет,

• на покрытие расходов по ремонту основных средств,

• на возмещение производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным производством,

• на покрытие затрат по ремонту предметов проката,

• на выплату вознаграждений по итогам работы за год

• и другие цели, предусмотренные законодательством, нормативными документами Министерства финансов РФ или отраслевыми особенностями состава затрат, утвержденными соответствующими ведомствами по согласованию с Министерством экономического развития и торговли РФ и Министерством финансов РФ. Порядок создания указанных резервов регулируется соответствующими законодательными и другими нормативными актами.

Для получения информации о состоянии и движении резервов предстоящих расходов используют пассивный счет 96 "Резервы предстоящих расходов".

Операции по начислению резервов

дебету (20, 23, 25, 26 и т.п.)о кредиту счета 96

Фактические расходы и платежи, осуществленные за счет резервных сумм, списывают на уменьшение резервов

Дебет 96 Кт 10,70 и т.п.).

Для создания соответствующих резервов организация должна предусмотреть их создание в учетной политике на соответствующий год, составить расчет ежемесячных отчислений на текущий год и остатка резерва на начало следующего года.

Например, если организация предоставляет отпуска за текущий год в следующем году, то она может иметь остаток резерва на начало года. Сумму резерва уточняют исходя из количества дней неиспользуемого отпуска, среднедневных сумм оплаты труда работников и обязательных отчислений на социальные нужды.

Остаток резерва на ремонт основных средств на конец года допускается в случаях, предусмотренных отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг).

В конце года после инвентаризации расчетов начисленные суммы резервов доводят до величины фактических расходов. При этом если фактические расходы превышают суммы начисленных резервов, то на разницу составляют дополнительную проводку по доначислению резервов. Обратная разница оформляется сторнировочной записью.

Аналитический учет по счету 96 ведется по отдельным резервам.