Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

при смене материально ответственных лиц;

если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;

при реорганизации или ликвидации организации;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94.

Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 50, ...)

- выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

Дебет 02 Кредит 01

- списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

Дебет 94 Кредит 01

- отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).

Пример

Перед составлением годового отчета ЗАО "Актив" провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:

отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 9 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 6 000 руб.;

недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;

недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.

Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.

В рабочем плане счетов "Актива" счет 01 "Основные средства" имеет субсчет "Выбытие основных средств".

Бухгалтер "Актива" выявленные недостачи должен отразить так:

Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 - 9 000 руб. - списана первоначальная стоимость основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 6 000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"

- 3 000 руб. - отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;

Дебет 94 Кредит 41

- 12 360 руб. - отражена недостача товаров;

Дебет 94 Кредит 50-1

- 73 руб. - отражена недостача наличных денег в кассе организации.

Списание сумм недостач

Недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость.

Списание недостач отражайте по кредиту счета 94:

Дебет 20 (44, ...) Кредит 94

- отражена недостача в пределах норм естественной убыли.

Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по дебету субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба":

Дебет 73-2 Кредит 94

- недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет виновного лица.

Подробно о том, как удержать эту сумму с работника и в каких случаях это можно сделать, смотрите счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", ситуацию "Как отразить ущерб, который работник причинил вашей организации".

Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:

Дебет 91-2 Кредит 94

- недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.

Пример

Вернемся к предыдущему примеру.

По итогам инвентаризации были приняты следующие решения:

пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);

кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром ЗАО "Актив" заключен договор о полной материальной ответственности).

Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:

Дебет 91-2 Кредит 94

- 3 000 руб. - отражен убыток от списания основного средства;

Дебет 44 Кредит 94

- 12 360 руб. - недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;

Дебет 73-2 Кредит 94

- 73 руб. - сумма недостачи списана на виновное лицо;

Дебет 50 Кредит 73-2

- 73 руб. - сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.