11.2. Організація й інформаційне забезпечення фінансового контролінгу

Організаційно-методичні основи створення системи контролінгу на підприємстві, як правило, містять у собі питання організації служби контролінгу, визначення її місця в організаційній структурі підприємства, аналізу інформаційних потоків і можливих варіантів упровадження контролінгу на підприємстві.

Для ефективної роботи і чіткого визначення відповідальності контролерів на підприємстві необхідно створити спеціальний структурний підрозділ — службу контролінгу. Служба контролінгу входить поряд з бухгалтерією, фінансовим відділом, планово-економічним відділом до складу фінансово-економічних служб підприємства. Оскільки основна функція контролінгу на підприємстві — аналіз і управління витратами і прибутком, служба контролінгу повинна мати можливість одержувати всю необхідну їй інформацію і перетворювати її в рекомендації для прийняття управлінських рішень вищими керівниками підприємства.

При створенні служби контролінгу на підприємстві необхідно враховувати наступні основні вимоги:

1. Служба контролінгу повинна мати можливість одержувати необхідну їй інформацію з бухгалтерії, фінансового відділу, планово-економічного відділу, служби збуту і служби матеріально-технічного постачання.

2. Служба контролінгу повинна мати можливість і повноваження організовувати за допомогою інших економічних служб збір додаткової інформації, необхідної їй для аналізу і висновків, але не міститься в існуючих документах фінансово-економічних служб.

3. Служба контролінгу повинна мати можливість упроваджувати нові процедури збору аналітичної інформації на постійній основі. Питання про виплату компенсації співробітникам інших служб за збільшення навантаження повинні вирішувати керівники, для яких призначена інформація служби контролінгу

4. Служба контролінгу повинна мати можливість швидко доводити інформацію до відома вищого керівництва підприємства.

5. Служба контролінгу повинна бути незалежною від тієї або іншої фінансово-економічної служби.

Відповідно до вищенаведених вимог виникають можливі варіанти створення служби контролінгу і її місця в організаційній структурі підприємства.

У службі контролінгу, що складається з 3-4 співробітників (контролерів), у кожного є свої посадові обов'язки, і в той же час повинний дотримуватися командний принцип роботи, коли певне аналітичне завдання співробітники служби контролінгу виконують усі разом, допомагаючи один одному.

Вважається раціональним наступний склад служби контролінгу:

• начальник служби контролінгу;

• контролер-куратор цехів;

• контролер-фахівець по управлінському обліку;

• контролер-фахівець по інформаційних системах.

Начальник служби контролінгу — найбільш кваліфікований фахівець з достатнім досвідом роботи на підприємстві, який "зсередини" знає, як організована бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві. Начальник служби контролінгу повинний знати бухгалтерський облік і розбиратися в технологічних питаннях роботи свого підприємства.

Контролер-куратор цехів — кваліфікований фахівець, знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху.

Обов'язки контролера-куратора цехів:

• розробка форм збору і збір аналітичної інформації з цехів підприємства;

• обробка й аналіз отриманих даних, розробка нормативів витрат по цехах і підтримка їхньої актуальності;

• прогнозування виручки, витрат і прибутку за допомогою методики контролінгу;

• аналіз відхилень фактичних даних від планових, виявлення причин відхилення;

• складання аналітичних звітів;

• експертиза управлінських рішень, пов'язаних з витратами цехів.

Контролер-фахівець по управлінському обліку — фахівець, здатний до аналітичного мислення, що володіє теорією й інструментами контролінгу, що володіє високим рівнем ерудиції.

Обов'язки контролера-фахівця з управлінського обліку:

• розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу;

• розробка пропозицій по оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби,

• економічна експертиза управлінських рішень.

Контролер-фахівець з інформаційних систем — кваліфікований фахівець з відділу автоматизації, що детально знає документооборот на підприємстві і здатний поставити задачу автоматизації контролінгової роботи.

Збір аналітичної інформації повинний бути максимально автоматизований, щоб уникнути перекручувань, помилок і зловживань. Контролер-фахівець по інформаційних системах повинний вирішувати свою задачу автоматизації в масштабі підприємства і координувати рішення своєї задачі з задачами автоматизації інших служб.

Обов'язки контролера-фахівця з інформаційних систем:

• оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на окремих етапах;

• оцінка варіантів і пропозицій щодо автоматизації контролінгової роботи;

• розрахунки й обґрунтування витрат на автоматизацію контролінгової роботи;

• розробка форм для автоматизованого збору інформації;

• оптимізація документообороту на підприємстві;

• координація роботи відділу автоматизації в сфері автоматизації контролінгової роботи;

• оцінка якості функціонування існуючих систем автоматизації фінансово-господарської діяльності підприємства і вироблення пропозицій щодо поліпшення роботи цих систем.

Служба контролінгу спирається на існуючу інформаційну систему, і побудувати свою підсистему без обліку інших інформаційних потоків не зможе. Це вимагає органічного входження в загальну систему інформаційних потоків.

Для ефективного досягнення цілей діяльності в компанії повинні існувати адекватні цілям функціональна й організаційна структури. Вимога адекватності означає:

• повноту (виконання всіх необхідних для досягнення цілей компанії функцій)

• цілісність і несуперечність (відповідність організаційної структури функціональній, відсутність дублювання функцій).

• Розробка організаційно-функціональної структури компанії передбачає:

• проект нормативної організаційно-функціональної структури компанії;

• аналіз і рекомендації з оптимізації методів реалізації функцій;

• рекомендації з оптимального розподілу функцій між підрозділами і співробітниками усередині них;

• визначення "функціональних портретів" посад, вимог до окремих робочих місць.

Визначені принципи організації для вітчизняної практики значною мірою носять теоретичний характер. У вітчизняній практиці служб контролінгу, і тим більше в сфері фінансового контролінгу, як масового явища немає. Необхідно чітко представити місце і функції цієї управлінської концепції і поетапно впроваджувати її.