Тема 1. Функції менеджера та функції керівництва.

1. Менеджер - центральна фігура системи управління персоналом.

2. Основні адміністративні функції менеджера.

3. Основні принципи керівництва.

1. Менеджер - центральна фігура системи управління персоналом.

Поняття "менеджер" не завжди має однаковий зміст, тому є ще менеджери загального керівництва, лінійні і функціональні, і при тому на різних рівнях управління організації.

Менеджери загального рівня керівництва очолюють організації. Вони посідають посади директорів, голів правління та президентів, здійснюють управління організацією, виконують функції планування, організації, мотивації і контролю у повному обсязі, координують і регулюють діяльність персоналу в цілях виконання всіх виробничо-технологічних, економічних і організаційних процесів. Вони забезпечують безперервне функціонування виробництва, економічну та соціальну ефективність організації через апарат управління і діють на основі статуту, затвердженого власником майна.

Лінійні менеджери очолюють відносно відокремлені підрозділи. Вони посідають посади керівників філій, представництв, виробничих підрозділів. Кожен з них через наданий йому апарат управління не тільки координує діяльність підпорядкованого йому персоналу, а й приймає управлінські рішення щодо виконання завдань менеджера загального керівництва з питань виробничого, соціально-економічного, організаційного, технічного характеру призначені гарантувати ефективну роботу всього підрозділу. Вони діють на основі положення, затвердженого вищим керівництвом організації.

Функціональні менеджери - це керівники спеціалізованих функціональних управлінь, департаментів, служб, відділів та інших підрозділів усіх рівнів управління організації. В обов’язки функціональних менеджерів входить підготовка рекомендацій менеджерам загального та лінійного керівництва для змін тих чи інших параметрів об’єкта, що управляється.

2. Основні адміністративні функції менеджера.

Французький вчений Анрі Файоль вперше визначив 6 основних функцій управління:

1.технічні (виробництво, виготовлення, переробка);

2.комерційні (закупівля, продаж, обмін);

3.фінансові (пошук капіталу, управління ним);

4. страхові (охорона майна та осіб);

5.облікові (інвентар, баланс, витрати, статистика);

6.адміністративні (передбачення, організація, розпорядження, узгодження і контроль).

Під адміністративною функцією управління Файоль розумів:

1.передбачати, тобто вивчати майбутнє і встановлювати програму дій;

2.організовувати, тобто будувати механізм для дій підприємства: матеріальний і соціальний;

3.розпоряджатися, тобто приводити в дію персонал підприємства;

4.узгоджувати, тобто пов’язувати і об’єднувати, складати всі дії і всі зусилля;

5.контролювати, тобто спостерігати, щоб все проходило відповідно до встановлених правил та виданих розпоряджень.

Американські дослідники Роберт Блей та Джейн Моутон вважали, що основою керівництва є вміло побудовані взаємини з підлеглими працівниками, вони розробили 6 функцій керівництва:

1. ініціативність;

2. інформованість;

3. захист своєї думки;

4.прийняття рішень;

5. розв’язання конфліктів;

6. критичний аналіз.

Заслуга Майкла Мескона, Майкла Альберта і Франкліна Хедоурі полягає в тому, що вони визначили загальні функції організації: «планування», «організація», «мотивація» і «контроль»; і адміністративні функції керівництва: «керівництво і лідерство», «управління конфліктами і стресами».

Узагальнюючи викладений аналіз адміністративних функцій організації керівник виконує такі основні функції:

1. Планування (стратегічне, тактичне, оперативне, а також особисте передбачення).

2. Організація (праці та управління).

3. Узгодження і розв’язання конфліктів.

4. Контроль.

Планування.

Планування – це передбачення майбутнього всієї системи організації. Воно виражається у програмі дій, охоплює всі специфічні функції підприємства: виробничі, технічні, комерційні, економічні, фінансові, технологічні, кадрові, маркетингові та інші.

Програма дій складається із припущень на довгий та короткий період у вигляді стратегічних, тактичних, оперативних і навіть тижневих та щоденних планів.

Вона розробляється функціональними та лінійними менеджерами у межах своїх повноважень на основі попередньо проведених досліджень.

Стратегічне планування – це набір дій та рішень менеджера загального керівництва для розробки специфічних стратегій, призначених для досягнення цілей організації.

Стратегія – це детальний комплексний план дій для забезпечення місії організації та її мети у майбутньому. Тактика – це короткостроковий план дій відповідно стратегій на рівні лінійного менеджера. На відміну від стратегії, тактичні результати проявляються дуже швидко від виконання конкретних дій.

Важливим напрямом стратегічного планування є розробка бізнес-плану підприємницької діяльності. У ньому визначаються стратегічні і тактичні цілі та методи їх досягнення в умовах конкурентного середовища. Бізнес-план аргументовано переконує майбутніх інвесторів у можливості вкладання капіталу на вигідних умовах.

Планування особистої роботи менеджера полягає у правильному виборі форм своєї участі у виконанні стратегічних і оперативних планів виробничої діяльності, організації взаємозв’язків з іншими організаціями, прийнятті рішень і здійсненні контролю за їх виконанням. Крім цього – планування особистої роботи передбачає встановлення раціонального режиму праці та відпочинку.

Оперативне планування роботи менеджера здійснюється, як правило, не більше, як на поточний тиждень. В основному це плани «на сьогодні», «на завтра». Вони є ефективним засобом виконання річних, квартальних і місячних планів і вписуються у графіки робіт.

Оперативні плани можуть бути одночасно і заходом витрат робочого часу менеджера. Графік роботи полегшує планування і організацію праці, встановлює регламент і чіткий розпорядок робочого часу менеджера. Графік роботи дня, тижня, декади, місяця дисциплінує не тільки самого менеджера, але і підлеглі йому колективи.

Організація.

Адміністративна функція «організація» передбачає забезпечення підприємства матеріальними, фінансовими і людськими ресурсами. Наявність всіх цих ресурсів дає можливість виконувати стратегічні, тактичні та оперативні плани.

Сучасний менеджмент розглядає адміністративну функцію «організація» з точки зору організації взаємодій і повноважень та побудови організацій з таких питань:

• одноосібне керівництво;

• делегування повноважень;

• відповідальність;

• влада;

• лінійні і штабні повноваження;

• функціональні повноваження;

• проектування організаційної структури фірм;

• департаменталізація;

• побудова централізованих і децентралізованих фірм;

• організація праці та процесу управління.

Узгодження і розв’язання конфліктів.

Є кілька визначень поняття «узгодження»:

1. Узгодження – це приведення у належне співвідношення, у відповідність з чимось (що з чим);

2. Узгодження – це обговорення і прийняття єдиної думки про щось, одержати згоду на щось (що з ким). Узгодження надає можливість кожному працівнику або структурному підрозділу виконувати свою конкретну роботу, чи її частини при згоді менеджера або інших працівників чи підрозділів організації. Цю адміністративні функцію здійснює менеджер шляхом обговорення і прийняття єдиної думки при підготовці і виконанні управлінських рішень. Організаційно-розпорядчі документи повинні бути узгоджені посадовими особами, яких стосується їх зміст. Таке узгодження здійснюється шляхом візування проекту документа.

Конфлікт – це зіткнення серйозних розбіжностей, спір між працівниками чи структурними підрозділами, або між менеджером та його підлеглими.

Конфлікт в управлінні – це відсутність згоди між двома або більше особами, або групами. Кожна сторона робить все, щоб була прийнята її точка зору або мета: заважає іншій стороні робити теж саме.

Причинами конфлікту можуть бути:

• спільне використання ресурсів;

• взаємозалежність завдань;

• різні цілі виконання завдань;

• різне розуміння цінностей;

• недосконала комунікація.

Негативні наслідки конфлікту:

• зниження продуктивності;

• незадоволеність;

• зниження морального стану;

• збільшення відпливу персоналу;

• погіршення соціальної взаємодії;

• підвищення зацікавленості до неформальних організацій.

Контроль.

Контроль – це процес, який забезпечує досягнення організацією поставленої мети.

Ціллю адміністративної функції контролю є перевірка того, як виконується поставлена програма дій підлеглих прийнятим управлінським і встановленим принципам і правилам. Він повинен знайти відхилення та помилки для того, щоб можна було їх виправити і запобігти їх повторенню.

Контроль здійснюється для перевірки стану виробничих, комерційних, економічних, фінансових, технологічних, облікових та інших видів діяльності. Він є складною і важливою адміністративною функцією менеджера і здійснюється такими видами:

• попередній контроль (готовність до виконання роботи);

• поточний контроль (у ході виконання роботи);

• заключний контроль (після закінчення роботи).

Функції керівництва – це фази реалізації циклів управління, які здійснює менеджер у визначеній послідовності, основаній на розподілі, взаємодії та координації спільної праці.

Функції менеджерів різних рівнів створюють ієрархію, де кожний цикл взаємопов’язаних дій (постановка мети, організація, підготовка і прийняття рішень, узгодження та розв’язання конфліктів і контроль) є частиною циклу більш високого рівня управління.