Тема 1. История, современные задачи, функции

и структура учреждения

Сотрудники организации знакомят практикантов с историей, структурой, задачами учреждения. С этой целью проводится экскурсия, которая позволяет составить представление об организации, ее структуре и функциях, объеме документооборота, приемах и методах работы, штатной численности персонала, приемах и методах рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Необходимы экскурсии в общий отдел (управление делами, канцелярия, секретарь), другие отделы, ведомственный архив учреждения.

Тема 2. Организация делопроизводственного обслуживания

Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Студентам-практикантам в первую очередь необходимо ознакомиться с организацией работы делопроизводственной службы (секретариата), изучив положение о службе делопроизводства, инструкции и методические разработки о работе с документами, номенклатуру дел, положение об экспертной комиссии, положение о ведомственном архиве, штатное расписание, текущие планы работы, отчетность, нормы выработки.

Студенты должны составить графики или схемы структур, служб организации, обозначив их подчиненность и контакты, численный состав, функции.

В процессе прохождения практики студенты знакомятся с условиями труда различных категорий сотрудников учреждения, организацией рабочих мест, оснащением рабочих мест средствами оргтехники, распорядком работы, инструкциями по противопожарной и технической безопасности.

Тема 3. Организация работы с документами

1. Студенты выявляют, какими документами оформляются различные функции учреждения, отмечают особенности, соответствие документов требованиям

ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Необходимо проанализировать качество фирменных и стандартных (трафаретных) бланков, организацию работы с ними, соответствие с требованиями ГОСТ и Инструкции о делопроизводстве. Особое внимание следует уделить анализу качества текста документов с учетом правил, предъявляемых к официально-деловому стилю.

3. Необходимо выявить должности сотрудников, создающих документ, вопросы, отражаемые в документах, способы создания документов, использование трафаретных бланков, текстов, фраз.

4. Описать технические и программные средства используемые для изготовления документов и их передачи, проанализировать степень оснащенности рабочих мест компьютерами и оргтехникой. Необходимо выяснить, используются ли какие-либо дополнительные программы, базы данных при составлении документов (законодательные, адресные и другие).