2. Доповідна записка

Доповідна записка-документ, адресований керівнику даного чи вищого закладу іинформирующий його над ситуацією, що відбулася явище чи факті, про виконану роботу, і навіть у якому висновків та пропозицій упорядника. Доповідна записка готується як у ініціативи самого працівника, і за вказівкою керівника. Мета ініціативної доповідній записки - спонукати керівника прийняти оптимальне рішення. Інформаційна доповідну записку містить інформацію про хід виконання якийсь нелегкої праці, характер якої керівнику відомий. Звітна доповідну записку інформує про виконання планів, вказівок. Внутрішня доповідну записку складається на звичайних справжніх аркушах, її підписує упорядник. Зовнішні доповідних записок, направлені на вищі організації, оформляються на бланку для листів, підписуються керівником організації.

Реквізити: найменування організації, виду документа; дата; реєстраційний номер; місце складання чи видання; заголовок; адресат; текст; підпис.

Текст доповідній записки зазвичай і двох частин. У першій частині тексту викладаються події чи факти, які послугували підставою до визначення, а друга частина повинна містити висновки, пропозиції, прохання.

3.Объяснительная записка

Це документ,поясняющий зміст окремих галузей основного документа (плану, звіту, проекту) чи яка пояснювала б причини якого - або події, факту, вчинку.

За змістом документи цього виду можна розділити на дві групи.Объяснительние записки, які пояснюють зміст окремих галузей основного документа, оформляються спільною для бланку. Інші пояснювальні записки складаються з приводу яких - або подій, сформованих ситуацій, поведінки окремих осіб, служать до пояснень причини якого - або події, факту, вчинку. Текст таких записок може бути особливо переконливим, утримувати незаперечні докази. Оформляються пояснювальні записки другої групи на звичайних аркушах, підписуються упорядником.

4. Телеграма

Це документ, рухаючись каналами телеграфної зв'язку. Реквізити телеграм: найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, посилання номер і дату вхідного документа, адресат, текст. Підпис. Залежно від цього, як швидко необхідно передати інформацію, відправник телеграми вказує рівень її терміновості.

У телеграмах дається точна адреса. Для її здешевлення і спрощення обробки урядових установ і з організації мають зареєстрований на телеграфі умовний чи скорочений адресу.

Текст телеграми має бути коротким. У ньому викладаються мети, причини, завдання документа, але способи, нагадування, сповіщення. Не рекомендується використовувати поширені пропозиції. Якщо розділові знаки необхідні, вони позначаються скорочено: крп (точка),зпт (кома),квч (лапки),двтч (двокрапка),скб (дужки). Цифри, знаки "+", "-" та інші тексті рекомендується писати словами.

Бланк телеграми ділиться на частини горизонтальній рисою. Над рисою (в оплачуваної частини) то, можливо зазначено: скорочена найменування посади на реквізиті "Підпис"; прізвища без ініціалів. Під рисою (в неоплачуваній частини вказують: повне найменування організації,отправляющей телеграму; її поштову адресу; повне найменування посади особи, який підписав документ; розшифровку його підпису. Над горизонтальній рисою телеграму друкують прописними літерами.

Під горизонтальній рисою телеграми оформляють зі звичайних правилам машинописного оформлення документів: великі та рядкові літери, розділові знаки,межстрочние інтервали, повне найменування посади особи, який підписав телеграму, особиста підпис і його розшифровка, дата підписання, печатку організації.