Тема 7 . Текстове оформлення довідково інформ.. Докум..

1. Службове лист

Лист (синоніми: службове лист, ділове лист; у множині ділова кореспонденція) - загальноприйняте назва значної частини різновидів довідково-інформаційних документів, що використовуються рішення, переважно, поточних завдань під управлінням. Основним ознакою, яким листи виділяються у групу документів є пересилання їх поштою.

Розробник ділового листи повинен побудувати грамотну стилістичну конструкцію. Від стилю, і тону листа залежить характер ділового діалогу між фірмами. Лист має бути потужним і гнучким інструментом проведення економічної стратегії фірми.

Для листів встановлено спеціальний бланк - бланк листи.

Реквізити службового листи: Державний герб Російської Федерації; герб суб'єкта Російської Федерації; емблема організації, або товарний знак (знак обслуговування); код організації; основний державний реєстраційний номер юридичної особи;индификационний номерналогоплательщика/код причини постановки на облік; код форми документа; найменування організації; довідкові дані про організацію; дата документа; реєстраційний номер документа; посилання реєстраційний номер і дату документа; адресат; резолюція; заголовок до тексту; текст; позначка про наявність докладання; підпис; гриф узгодження документа; візи узгодження документа; відбиток друку; позначка про виконавця; позначка про виконання документи й напрямі його до справи; позначка про вступ документа до організації; ідентифікатор електронної копії документа.

Текст листи службового і двох логічно пов'язаних частин. У першій частині (вступ) формується тема листи, вказуються причини, послужили підставою упорядкування листи, факти, події, посилання інших документів. В другій частині (висновок) висловлюється головна мета листи, робляться висновки, викладаються пропозиції, прохання, дається гарантії. Листи з питань, не потребують поясненні, обумовленим 10 заздалегідь, можуть бути з однієї заключної частини.

У листах використовують такі форми викладу: від першої особи множини; від третя особа однини; від першої особи однини.

Розмір службового листи ні перевищувати однієї машинописного сторінки (до п'яти сторінок за необхідності). Якщо текст листи вбирається у 5 - 7 рядків, можна використовувати бланк форматуА-5 і складати заголовок до тексту.

Службове лист підписує керівник організації, його заступник чи керівник того структурного підрозділи, якому дозволили підписи на межах її відання.

Під час упорядкування службових листів із однотипної інформацією використовують типові тексти й тексти - трафарети. Під час упорядкування текстів -трафаретов треба враховувати закономірність порядку слів в офіційно - діловому стилі російської: стала інформація передує перемінної. Тому текст - трафарет неспроможна починатися з прогалини.

Розрізняють різні види листів: дамо коротку характеристику деяким.Циркулярние листи - зазвичай виділяє вищестоящі організації і вони стосуються ділових запитань і носять розпорядливий характер.Гарантийние листи направляються із підтвердження даних раніше обіцянок чи обумовлених умов.Сопроводительние листи складаються при відправлення адресата будь-яких документів або тих матеріальних цінностей. Комерційні листи сягають від імені юридичної особи і під час комерційної угоди.