4. Выбор выставок для участия.

Определив цели участия фирмы в работе выставки и зная их классификацию, фирме необходимо провести маркетинговые исследования по каждой выставке и установить:

• количественный и качественный состав посетителей и динамику его изменения;

• количественный и качественный состав экспонентов и динамику их изменения;

• динамику деловой активности;

• время и место проведения, радиус действия;

• стоимость предоставляемых услуг.

Сравнительный анализ указанных данных, собранный по каждой конкретной выставке, позволяет выбрать наиболее подходящую выставку. Для принятия окончательного решения следует провести дополнительные исследования по следующим вопросам:

• возможно ли достижение сформированных целей маркетинга благодаря участию в проводимом мероприятии;

• будут ли участвовать в планируемом мероприятии основные конкуренты;

• согласуется ли время проведения данного мероприятия с планом производства и продажи соответствующих товаров;

• может ли участие фирмы в работе планируемого мероприятия повысить его имидж;

• можно ли провести интересующие фирму маркетинговые исследования;

• может ли фирма на должном уровне представить экспозицию;

• имеется ли у фирмы достаточно средств, необходимых для участия в работе данного мероприятия.

С учетом ответов на поставленные вопросы и ранжирования их, принимается окончательное решение об участии в работе каждой конкретной выставки.

5. Подготовка к участию в работе выставки.

Фирма может участвовать в работе выставки или в качестве самостоятельного экспонента, или в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда, экспозиции (например, национальные выставки как внутри страны, так и за рубежом).

При самостоятельном участии фирмы в работе выставки она сама создает свой стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной выставки, оплачивает расходы на подготовку и участие в мероприятии. Самостоятельное участие фирмы в работе выставки является более эффективным и ему отдают предпочтение, если имеется возможность на должном уровне организовать и обеспечить участие в данном мероприятии.

Кроме участия в работе выставки в качестве экспонента фирма может выступать в качестве посетителя, когда необходимо провести соответствующие маркетинговые исследования, призванные способствовать решению стоящих перед ней проблем.

Сформулировав уели и обосновав способ участия в работе конкретной выставки, составляют смету расходов (затраты), которые состоят из:

• денежного взноса за участие в выставке;

• расходов на создание и обеспечение работы стенда;

• затрат на экспонаты, их транспортировку, хранение и страхование;

• расходов на персонал, занятый как в подготовке к выставке, так и участвующий в ее работе;

• затрат на рекламу и общественные связи;

• расходов по приему посетителей;

• расходов на демонтаж, транспортировку и складирование экспонатов;

• затрат на маркетинговые исследования и обработку данных после выставки.

Затраты различны для каждого конкретного мероприятия. Как показывает практика, в больше половины всех затрат приходится на изготовление стенда и арендную плату. Много средств выделяется на персонал.

Подготовка к участию в работе конкретной выставки должна начинаться примерно за год до ее открытия чтобы в полном объеме решить следующие задачи:

• определить способ участия;

• выявить необходимость участия посредников и определить их роль в подготовке к выставке;

• определить перечень экспонатов и необходимую для их представления площадь;

• обосновывать выбор стенда и его конструкцию, позволяющую демонстрировать соответствующие экспонаты;

• подбирать персонал и провести обучение его работе на выставке;

• составить план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

• подготовить материалы для каталога выставки;

• составить план и в соответствии с ним организовать транспортировку, складирование, хранение и страхование экспонатов;

• организовать рекламную кампанию для привлечения внимания потенциальных посетителей выставки к факту участия фирмы в ее работе;

• изготовить информационные материалы;

• согласовать все организационные вопросы с оргкомитетом выставки;

• напечатать и разослать приглашения потенциальным посетителям выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной выставки.