1. За походженням:

• службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

1. За місцем складання:

• внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;

зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

1. За формою:

• стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;;

індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.

1. За терміном виконання:

• нетермінові (звичайні, безстрокові) – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.

1. За ступенем гласності:

• несекретні (звичайні, для службового користування);

секретні або цілком секретні – документи цього виду мають спеціальну позначку „Секретно” або „Дуже секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

• оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

• прості – містять інформацію з одного питання;

складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;

тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;

постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

• рукописні;

відтворені механічним способом;

відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

• загальні;

з адміністративних питань;

спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.