2.3.Робота із записами бази даних

Запити СУБД Access є основною для алгоритмічної обробки даних БД, використовуються для формування під схеми даних, які забезпечують створення багато табличних форм і звітів. Запити використовуються і для завдання умов фільтрування запитів таблиць , формування сторінок доступу. Вихідними даними для запиту є таблиці . Імена запитів не повинні співпадати з іншими таблиць БД.

Класифікація запитів:

1. по числу оброблених таблиць (одно табличні і багато табличні ).

2. по типу алгоритмів обробки:

• вибірки – результат запиту відображається тільки на екрані , може використовуватися для створення форм , звітів або сторінок доступу , а також інших запитів;

• перехресний – створення зведеної таблиці , які мають групові підсумки;

• на створення таблиці – автоматичне формування структури запиту нової таблиці і завантаження;

• на добавлення – введення нових запитів , є результатом виконання запиту;

• на видалення – видалення групи запитів з таблиці.

3. по типу мови запитів використовуються 2 типи мови запитів:

   • QBE (Query By Example)- запит за прикладом, який побудований на основі реляційної мови запитів графічного типу;

   • SQL (Structured Query Language) – реляційно – повна мова запитів.

4. по стабільності умов фільтрації запитів в запитах розрізняють:

• статистичні запити з незмінними умовами;

• динамічні (гнучкі) запити зі змінами умови.

Запити створюються при виконанні команди меню Вставка – Запрос або при натисканні кнопки Создать на вкладці Запросы. Побудова запиту виконується в конструкторі запитів , який використовує панель інструментів Конструктор запросов.

Для запису вибирають джерела інформації таблиці або інші запити , встановлюються зв’язки між ними.

Для кожного запиту визначається тип , уточнюються умови виконання запиту , склад полів результативної таблиці – бланк запиту.

2.4. Робота із звітами.

Звіти – традиційна форма представлення інформації для управління. Звіти виводяться на екран , принтер або у файл для передачі по каналах зв’язку , розміщується на Web –серверах. Звіти створюються на основі базових таблиць , запитів на вибірку даних і перехресних запитів.

Звіти ,як і форми , містять різні елементи управління, які створюються за допомогою панелі елементів – команда меню Вид – Панель лементов в конструкторі звіту.

Макет звіту містить стандартні частини:

• верхній і нижній контури;

• заголовок звіту;

• примітка звіту;

• заголовок групи;

• примітка групи.

Робота зі звітами здійснюється в 3-х режимах:

• Конструктор отчетов – робота з макетом звіту;

• Попередній перегляд друкованої сторінки звіту;

• Зразок заповненого звіту.

Звіти створюються у вкладці Отчеты за допомогою кнопки Создать або за допомогою команди меню Вставка – Отчет..

Можливі способи створення звітів:

• Мастер отчетов – самий гнучкий і трудомісткий спосіб;

• Автоотчот: в столбец – простий звіт, в області детальних рядків тільки один запис;

• Автоотчот: ленточный – простий звіт, декілька записів;

• Мастер диаграмы – побудова діаграм для їх виведення у вигляді звіту;

• Почтовые наклейки – підготовка наклейок в одному із стандартних форматів.