2. Створення складних структурованих документів засобами табличного процесору Microsoft Excel.

Документ Ехсеl називається робочою книгою. Робоча книга представляє собою набір робочих сторінок, кожна з яких має табличну структуру і може містити одну або декілька таблиць. У вікні документу в програмі Ехсеl відображається тільки робоча сторінка, з якою ведеться робота. Кожна сторінка має назву, яка відображається на ярлику сторінки у нижній частині вікна. За допомогою ярликів можна переміщатися до інших робочих сторінок, що входять в одну і ту ж книгу. Для перейменування робочої сторінки потрібно двічі клацнути на її ярлику.

Робоча сторінка складається із рядків і стовпців, схрещення яких утворюють комірку. Кожна комірка має власну адресу – ім’я стовпця та номер рядка. Стовпці мають назву від A, B, … , AA, AB, … , рядки – номери від 1 до 65 536.

Для введення даних у комірку необхідно її активізувати, клацнувши на ній мишею або підвівши курсор за допомогою клавіш керування ним. Далі заносять дані й натискують на клавішу Enter.

Над робочою областю вікна розташовується панель формул, на якій є поле назви з адресою поточної комірки та значення поточної комірки. Для того, щоб швидко досягнути потрібної комірки, треба ввести її адресу замість адреси поточної комірки й натиснути клавішу Enter.

За замовчуванням вся інформація в таблицях по­дається у форматі Общий, що дає змогу працювати як із текстом, так і з числами. Формат комірок (діапазо­нів комірок) можна змінити. Для цього активізують команди Формат, Ячейки. У вкладці Число є перелік таких форматів:

• общий - використовується за замовчуванням як для чисел, так і для тексту;

• числовой - застосовується для роботи з числа­ми, параметр Число десятичных знаков дає мож­ливість установити потрібну кількість десяткових знаків (45,33; 56,125);

• финансовый, денежный - використовуються для роботи з числами, що стосуються грошових оди­ниць (11,25 грн.; 24 грн.);

• дата - відображає числа у вигляді дати (12.01.2001 або 12 Січ 01);

• время відображає числа у вигляді часу (15.02.2001 12:45:33);

• процентный — застосовується для створення чи­сел у відсотковому вигляді. Якщо на такий фор­мат перетворюють числовий тип існуючих значень, то вони збільшуються у 100 разів;

• дробный — числа подаються у вигляді дробу (чис­ло 0,5 у цьому форматі матиме вигляд 1/2; 5/10).

У вкладці Выравнивание можна встановити різні ви­ди вирівнювання значень, які можуть бути розташовані по вертикалі та горизонталі (група Ориентация), а також параметр для об'єднання кількох комірок в єдине ціле (наприклад, при створенні об'єднаних назв тощо).

У вкладці Шрифт можна встановити вид і розмір шрифту, верхній та нижній індекси, вибрати тип ліній рамки.

У вкладці Границы можна встановити рамки для комірки (діапазонів комірок).

У вкладці Вид можна виконати заливання комірки кольором.

Створення формул. Формули і функції — основні інструменти для проведення розрахунків робочого лист­ка. Вони містять тільки адреси комірок, абсолютні вели­чини або вбудовані функції. Для перегляду таблиці у вигляді формул активізують команди Сервис, Парамет­ры, Вид, Формулы.

При створенні формул використовуються такі зна­ки математичних дій, що виконуються відповідно до вка­заних пріоритетів:

1 - (^) - піднесення до степеня;

2 - (*) - множення, (/) - ділення;

3 - (+) - додавання, (-) - віднімання.

Нехай, наприклад, необхідно створити і розрахувати таблицю розрахунку терміну окупності інвестицій виконують за такою формулою:

Інвестиційні витрати: (виручка - поточні витра­ти - податки).

Створення формул завжди починається зі знака « = ». Далі (у цьому прикладі) активізують комірку F2, записують =В2/(С2—D2—Е2) і натискують на клавішу Enter. У комірці F2 з'являється розраховане зна­чення, а на панелі формул можна побачи­ти формулу, відповідно до якої виконувався розраху­нок.

Далі формулу необхідно створити в кожній комірці діапазону F2:F6. Для цього створену в комірці A2 фор­мулу копіюють по всьому стовпцю — покажчик миші підводять до правого нижнього кутка робочого вікна (при цьому він перетворюється на «+»), натискують на мишу й, не відпускаючи її, «тягнуть» формулу вздовж стовпця. Формула копіюється, автоматично змінюють­ся адреси комірок.

Така адресація, коли відбувається зміна адрес комі­рок при копіюванні, називається відносною. Також іс­нує абсолютна адресація, коли адреси комірок при ко­піюванні не змінюються. Адреса має вигляд $А$2 і ство­рюється введенням символів з клавіатури або адресу виділяють і натискують на клавішу F4.

Робота з простими функціями. За допомогою кноп­ки (Автосумма) автоматично розраховується сума значень у стовпці (або в рядку). Для цього активізують вільну комірку під стовпцем (чи праворуч від рядка) та кнопку Автосумма. В комірці автоматично створю­ється функція СУММ із зазначеним аргументом — від­повідним діапазоном стовпця (або рядка). Натискують на клавішу Enter. Функція розрахунку суми у стовп­ці В матиме такий вигляд: =СУММ(В2:В8). Для роботи з іншими функціями використовують кнопку (Вставка функции). При цьому активізується Майстер функцій, за допомогою якого значно полегшується створення функцій.

Для друкування таблиці можна активізувати кнопку Печать Панелі інструментів Стандартная. В такому разі параметри друку будуть ті, які встановлено за замовчуванням. Щоб установити інші параметри, необхідно активізувати команди Файл, Печать Головного меню і задати такі параметри:

• у групі Печатать визначають, що друкується всі сторінки (за замовчуванням) чи частина сторі­нок (в цьому випадку треба зазначити їх);

• У групі Вывести на печать визначають, що са­ме друкується: виділена частина таблиці, весь робочий листок (за замовчуванням) чи всі робо­чі листки;

• у групі Копии визначають кількість копій таб­лиці, що друкується (за замовчуванням - 1).

• Кнопка Просмотр дає змогу активізувати режим попереднього перегляду таблиці.

Графічні зображення, або діаграми, більш наочно ілю­струють табличні дані, дають можливість виконувати відповідний аналіз здобутих результатів.

Нехай, наприклад, треба знайти залежність суми ін­вестицій від виручки після їх реалізації. Для побудови діаграми слід виділити (провести мишею) ті місця таб­лиці, дані яких увійдуть у діаграму, що ілюструватиме залежність інвестиційних витрат та виручки від реалі­зації продукції, після чого активізувати кнопку (Мас­тер диаграмм).

Рис. 4. Вікно майстра побудови діаграм

У першому вікні необхідно вибра­ти вид діаграми (наприклад, Гистограмма) й активізу­вати кнопку Далее.

У наступному вікні перевіряють попередньо визначений діапазон даних таблиці (в наве­деному прикладі — це А1 :С8), а також місцезнаходжен­ня значень - у рядках чи стовпцях. При цьому можна побачити діаграму, що будується. Потім активізують кнопку Далее.

У наступному вікні (крок 3) зазначають назву діа­грами та назви осей X, Y. Відкривши відповідну вклад­ку цього вікна, можна створити написи на діаграмі, ви­значити лінії сітки, наявність і розташування4 легенди. Легенда — це текстове пояснення до кожного об'єкта Діаграми.

Активізувавши кнопку Далее, в наступному вікні (крок 4) визначають місцерозташування діаграми — на окремому робочому листку чи на поточному (там, де вміщено таблицю з даними).

Після активізації кнопки Готово на екрані дисплея з’являються таблиця і побудована гістограма.

Для редагування існуючої діаграми треба її виділи­ти (клацнувши мишею на діаграмі) й активізувати потрібну команду меню Диаграмма, що з'являється на екрані дисплея автоматично.

Макроси використовуються для автоматизації дій, Що повторюються. Макрос - це певна послідовність дій, записана в модулі Visual Basic. Макрос може бути виконаний за допомогою команд меню, кнопки панелі інструментів Формы або створеної корис­тувачем комбінації клавіш.

Нехай, наприклад, треба відформатувати значення попередньо виділеного стовпця до певної кількості де­сяткових знаків (2) і розрахувати суму даних цього стовпця.

Для створення макроса слід виконати такі дії:

• виділити потрібний діапазон даних (наприклад, С2:С8);

• активізувати команди Сервис, Макрос, Начать за­пись, внаслідок чого на екрані дисплея з'явиться вікно:

Рис. 5. Створення макросів

• ввести ім'я макроса в поле Имя макроса (ф_стовпця). Першим символом в імені макроса має бути літера. Інші символи можуть бути літерами, циф­рами або знаками підкреслення. В імені макроса не допускаються прогалини (замість них викорис­товують знаки підкреслення). Тут же можна ство­рити комбінацію клавіш для виконання макро­са (наприклад, Crtl+ф). Із цією метою в полі Соче­тание клавиш вводять літеру (але не цифру!). В полі Описание можна створити коментар до дій, які виконує макрос. Далі активізують кнопку ОК, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється па­нель Остановить запись, що містить дві кнопки (Остановить запись та Относительная ссылка). Першу кнопку активізу­ють після виконан­ня всіх дій макро­са, другу викорис­товують тоді, коли дії макроса, який створюється, мо­жуть бути застосо­вані до будь-якого діапазону комірок.

У цьому разі адреса має бути відносною, а кнопка Относительная ссылка -активною;

• задати макрокоманди, що записуються в макрос. Для наведеного прикладу це такі: Формат, Ячейки (вклад­ка Число, формат числовой, значення параметра,Число десятичных знаков – 2. Після цього треба активі­зувати кнопку ОК). Можна також двічі клацнути мишею на кнопці Увеличить разрядность панелі інструментів Форматирование. Встановивши курсор під виділеним стовпцем, слід активізувати кнопку Автосумма та натиснути на клавішу Enter;

• активізувати кнопку Остановить запись панелі інс­трументів Остановка макроса.

Макрос створено. Для його виконання активізують ко­манди Сервис, Макрос, Макросы. У переліку вибирають потрібний макрос (ф_стовпця) й активізують кнопку Выполнить. Цей макрос може бути застосований до будь-якого стовпця, дані якого виділяють заздалегідь.

Макрос може бути виконаний також за допомогою кнопки. Для цього відкривають панель інструментів Фор­мы, активізують кнопку (Кнопка), створюють її на робочому листку Excel. У результаті на екрані дисплея з'являється вікно з переліком макросів. Вибравши потрібний, активізують кнопку ОК. Тепер макрос можна виконати за допомогою відповідної кнопки. Для зручності їй можна присвоїти відповідну назву.

Параметри створеного макроса можна змінити. Для цього активізують команди Сервис, Макрос, Макросы. У результаті на екрані дисплея з'являється вікно, в якому у переліку макросів вибирають потрібний (на­приклад, ф_стовпця), після чого активізують кнопку Па­раметры, вносять потрібні зміни (наприклад, комбіна­цію клавіш та опис дії) та активізують кнопку ОК.

Щоб виконати створений макрос, можна також ско­ристатися комбінацією клавіш, занесеною у відповід­ний параметр вікна. Стосовно наведеного прикладу спо­чатку виділяють дані стовпця, після чого натискують на клавіші Ctrl+ф.