2. Облік касових операцій.

Каса - самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Матеріальну відповідальність за збереження коштів і ведення касових операцій покладено на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність.

Грошові кошти до каси надходять з рахунків у банках (№ 31), внаслідок реалізації товарно-матеріальних цінностей, від підзвітних осіб.

Підприємства можуть мати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку і використовувати її з виручки у межах норм. Ліміти залишку готівки в касі для кожного підприєм­ства встановлюються комерційними банками за місцем від­криття рахунка з урахування режиму і специфіки роботи підприємства. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства - взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

Підприємства можуть мати у своїй касі готівку у межах лімітів залишку і використовувати її з виручки у межах норм. Ліміти залишку готівки в касі визначаються щорічно і у разі необхідності переглядаються.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією Національного банку України № 4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Прав­ління Національного банку України № 149 від 20.06.95 р. в редакції постанови Правління Національного банку № 335 від 13.10.97 р.

Указом Президента України "Про внесення змін до Указу Президента України № 436 від 12 червня 1995 р." № 491/99 від 11 травня 1999 р. введені нові штрафні санкції за порушення норм обігу готівки.

Таблиця 2.

Штрафні санкції за порушення касової дисципліни.

Вид порушення	Розмір санкції
Для всіх підприємств та організацій
Перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах	2- кратна сума перевищення ліміту за кожний день
Неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки	5- кратний розмір неоприбуткованої суми
Перевищення норм витрачання готівки на поточні потреби (на виплату заробітної плати, матеріального заохочення, допомог усіх видів, компенсацій, за наявності податкової заборгованості )	Розмір здійснених виплат
Видача готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів	Розмір 25% виданих під звіт сум та інші санкції
Для банків
Невстановлення лімітів залишків кас	50-кратний розмір неоподаткованого мінімуму доходів громадян за кожний випадок

Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформ­люють прибутковими й видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і № КО-2.

У прибутковому касовому ордері вказують, від кого прийняті гроші, за що, сума, підпис головного бухгалтера та касира. Одночасно з заповненням прибуткового касового ордеру оформляється квитанція до нього, яка видається особі, що здала гроші, тільки після одержання їх касиром.

Видачу готівкових коштів касир оформляє видатковим касовим ордером, платіжними відомостями на видачу авансу, заробітної плати працівникам.

У видатковому касовому ордері вказують, кому видані гроші, на які цілі. Документи на видачу грошей підписуються головним бухгалтером та керівником підприємства.

Приймання та видача грошей може здійснюватись тільки у день складання касових ордерів.

Після завершення операцій касир зобов’язаний підписати ПКО та ВКО (негайно після їх одержання та видачі по них грошей), а додані до них документи погасити штампом або написом “Сплачено” з проставленням дати.

ПКО та ВКО до передачі в касу реєструються бухгалтерією у журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номера. За даними журналу реєстрації касових ордерів контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових грошових коштів підприємством, присвоєння номерів касовим документам, перевіряється повнота здійснення касиром операцій.

Касир усі надходження і видачі готівки обліковує у касовій книзі, яка повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана печаткою. На останній сторінці вказується кількість сторінок і ставиться підпис головного бухгалтера та керівника підприємства.

Записи у касовій книзі ведуться у двох екземплярах, що мають однакові номери сторінок, через копірку. Другий екземпляр є відривним та служить звітом касира. Підчистки та необумовлені виправлення у касовій книзі забороняються.

Записи у касову книгу здійснюються касиром одразу після одержання або видачі грошей. Касир зобов’язаний підрахувати підсумки операцій за день, вивести залишок грошей у касі та передати у бухгалтерію звіт (відривний лист касової книги) разом з ПКО та прибутковими документами і ВКО та видатковими документами під розписку у касовій книзі (на першому невідривному листі). Касова книга ведеться щоденно з розрахунком залишку на кінець кожного дня.

Керівник підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установи банку. При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться;

• допускати до салону транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки;

• користуватися супутнім та громадським транспортом.

Вимоги до касових приміщень:

• бути ізольована від інших допоміжних приміщень;

• мати сейф або металеву шафу;

• мати спеціальне віконце (розміром 40*20 ) для проведення операцій з клієнтами та працівниками;

• бути обладнаною охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам діючого положення.

Вимоги до правильного оформлення й обліку касових операцій:

• негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у касовій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;

• виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових касових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;

• погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;

• встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по не підписаних документах.

Порядок одержання грошових коштів готівкою у банку і здавання до банку.

Підприємство одержує готівку з банку через касира за грошовим чеком написаним на його ім’я. Для одержання в банку чекової книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, в котрій зазначається прізвище касира і зразок його підпису. Заява підписується керівником та головним бухгалтером і засвідчується печаткою підприємства. Згідно з цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Щоб зняти готівку з рахунку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо (як правило за 1-2 дні) замовляє необхідну суму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах. Одержану готівку витрачають суворо за цільовим призначенням (вказано на зворотному боці чека). Невикористаний залишок здається з каси на рахунки в банках. Наприклад, неодержана у встановлений термін заробітна плата має бути повернена на рахунки у банках у 3-денний термін.

Здача готівки на рахунки в банках оформляється видатковим касовим ордером. Касир, щоб здати готівку повинен заповнити первинний документ «об’ява на внесок готівкою» , який можна одержати у оператора банку. Цей документ складається з 3-х частин. Верхня частина залишається у банку, середня частина (квитанція) передається касирові. Нижня частина (ордер) також повертається касирові, але тільки після проведення банком відповідної операції й разом з банківською випискою.

Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства. Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне і доцільне їх використання.

Для оперативного та повсякденного контролю за збереженням наявних грошових коштів та цінних паперів здійснюють планові та раптові перевірки каси. Перевірка здійснюється комісією, призначеною наказом керівника підприємства, у присутності касира. При цьому поаркушно перевіряються наявні гроші, грошові документи, цінні папери та бланки строгої звітності. Розписки на видані суми готівкою, не оформлені видатковими касовими документами у залишок по касі не включаються. Зберігання у касі грошових коштів, що не належать підприємству, забороняється, а при їх виявленні вони вважаються надлишками. Результати інвентаризації оформляються у вигляді акта. На зворотному боці касир пише пояснення про причини надлишків або нестач, виявлених інвентаризацією, а керівник підприємства – рішення по результатах інвентаризації. Якщо під час ревізії виявлено нестачу, то вона відноситься на матеріально - відповідальну особу - касира. Якщо в касі ревізією виявлено надлишки, то на державних підприємствах вони вносяться в дохід бюджету, а на приватних підприємствах приєднуються до фінансового доходу.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших банківських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися у архівній книзі.

Для обліку наявності та руху грошових коштів у касі підприємства використовується активний рахунок 30”Каса”. Звіт касира, у якому бухгалтер проставляє кореспонденцію рахунків, служить підставою для заповнення облікових регістрів (журналу-ордеру №1 та відомості № 1).

Таблиця 3.