10. Контроллинг в сфере исследований и разработок. Инструменты контроллинга исследований и разработок.

Задачи контроллинга исследований и разработок состоят в целенаправленном сборе и анализе информации для планирования, координации и контроля деятельности в области исследований и разработок.

Первым шагом после возникновения идеи нового продукта составляется каталог требований. В каталог требований включаются требования клиентов, сегментирование рынка для нового продукта, нормы, стандарты, общие цели (доля рынка, затраты), время выхода на рынок, длительность жизненного цикла, общая оценка рисков.

Расширенное техническое задание должно включать помимо традиционных пунктов (объем работ, отчетность, исходные данные, требования к параметрам и т.д.) и некоторые элементы бизнес-плана по проекту (предполагаемая политика ценообразования, планируемая доля рынка, планируемые обороты и т.д.). Основная задача составления расширенного технического задания состоит в сборе наиболее полной информации о разрабатываемом продукте.

Для планирования конкретного хода проекта необходима более детальная информация об элементах проекта и их взаимосвязях, чем это представлено в расширенном техническом задании. Чтобы конкретизировать информацию расширенного ТЗ, необходимо разбить проект на отдельные работы, т.е. сделать анализ структуры проекта. Исходной информацией для анализа структуры служит расширенное техническое задание. План структуры проекта разрабатывается, исходя из плана структуры результата проекта. Структура продукта выводится из требований к проекту, отмеченных в расширенном ТЗ. Исходя из плана структуры проекта, который является ключевым инструментом в планировании проекта, составляется план хода проекта: оцениваются необходимые ресурсы, затраты, определяются сроки реализации.

Инструменты контроллинга исследований и разработок необходимо выбирать в зависимости от выполняемых задач. Их можно проклассифицировать по следующим группам:

(1) Инструменты для работы с информацией

1.1 Система отчетности в области ИиР

1.2 Показатели в области ИиР

1.3 Расчет затрат в области ИиР

(2) Инструменты планирования

2.1 Измерение эффективности исследований и разработок

2.2 Методы оценки затрат на исследования и разработки

2.3 Система планирования в области исследований и разработок

(3) Инструменты контроля

Инструментом по работе с информацией выступает в первую очередь система отчетности в области ИиР, призванная документировать состояние и прогресс работ над исследовательскими проектами и проектами разработок. Как правило, на фазе проведения проекта она строится таким образом, что по мере растущего иерархического отрыва от сотрудников, занимающихся проведением проекта осуществляется все более высокое уплотнение, которое должно делать возможным вмешиваться по принципу управления по отклонениям (Management by exception). На фазе планирования проекта должны составляться данные, позволяющие принять стартовое решение и послужить основой для установления отклонений на фазе проведения. Система отчетности переплетается с системами планирования ИиР и расчета издержек ИиР. Она поставляет информацию для системы планирования ИиР в форме показателей ИиР и служит основой для контроля за проектами ИиР.

Показатели в области ИиР не ограничиваются относительными величинами. Однако и относительные показатели имеют огромное значение, хотя сила их высказывания ограничена, так как исследования и разработки представляют собой стохастическую, требующую времени составную часть инновационного процесса. Особенно вышесказанное мешает использованию величин отношения Input-Output (факторы на входе - затраты, факторы на выходе - результаты).

Следующие показатели заслуживают внимания:

(1) Показатели развития и структуры Input (факторов на входе):

• рост затрат на исследования и разработки во времени,

• изменения использования отдельных факторов во времени,

• доля бюджетного финансирования фундаментальных исследований, прикладных исследований и разработок,

• распределение бюджета по происхождению средств и их использованию,

• отношение используемых факторов, например, расходы на ИиР на одного научного сотрудника.

(2)Показатели развития Output (факторов на выходе):

• показатель инновативности, т. е. оборот по определенному количеству прошлых лет нововведенных продуктов по собственным исследованиям и разработкам к общему обороту,

• изменения стандартизированного Output (результата), как патенты, обслуживаемые единицы, страницы стандартных чертежей.

(3) Показатели соотношения Input- Output (затраты-результаты):

• затраты на ИиР на каждую инновацию или патент,

• человеко-дни персонала ИиР на каждую обслуживаемую единицу (=стандартизированное задание на разработку),

• интенсивность исследований, то есть затраты на ИиР по отношению к обороту.

Вышеперечисленными показателями не исчерпаны все возможные варианты образования показателей. В зависимости от цели анализа могут быть рассчитаны дальнейшие показатели. Однако не образование показателей, а их анализ представляет собой проблемную область. Для образования показателей необходима построенная система отчетности и учет затрат в области исследований и разработок.

Учет затрат на исследования и разработки служит инструментом контроллинга ИиР для учета выпавших на долю ИиР выплат, их конверсии в расходы и издержки. При этом нужно особенно принимать во внимание использование и перерасчет амортизации на сооружения и оборудование, используемых в течение нескольких периодов.

Так как зачастую проведение работ в области ИиР стимулируется государством, в некоторых случаях целесообразно разбиение учета затрат на учет для налоговых целей и учета для других целей.

Учет затрат в области ИиР разделяется на поэлементный учет затрат на ИиР, учет затрат на ИиР по местам их возникновения и учет затрат на ИиР по носителям. Подробно эти виды затрат я рассматриваю во второй главе, так как на фирме, на которой я проходила преддипломную практику я занималась освоением автоматизированной системы учета затрат. Ниже я хочу остановиться только на особенностях перечисленных видов учета затрат в области исследований и разработок.

Поэлементный учет затрат служит для осуществления стоимостного учета использованных на осуществление деятельности в области ИиР видов затрат в денежных единицах. Наряду с традиционными элементами затрат ( заработная плата, плата за сырье и материалы, амортизация и т. д.) могут появиться специфические элементы затрат, как, например, издержки на патенты и лицензии, которые вообще позволяют проводить собственную деятельность по исследованиям и разработкам. Поэлементный учет затрат служит основой для образования показателей и продолжается в учете затрат по местам их возникновения. В учете затрат на исследования и разработки по местам их возникновения возникают те же проблемы, что и в других областях ( например, по каким ключам раскладывать накладные расходы). Учет затрат по местам их возникновения часто завершается напрямую на результат хозяйственной деятельности, может и проводиться далее в учете затрат по носителям.

Учет затрат на ИиР по носителям представляет собой самую проблематичную часть учета затрат на ИиР. В качестве результата от деятельности ИиР ожидается новое знание, которое однако не может использоваться в качестве носителя затрат в виду трудной его разделимости на отдельные единицы знания. В качестве фиктивного носителя затрат иногда используют отдельный проект, данные для расчета берутся из учета затрат на ИиР по местам их возникновения, которые необходимо дополнить накладными расходами других участвовавших в проекте отделов предприятия. Инновация (новый продукт или новый процесс) иногда тоже рассматривается в качестве фиктивного носителя издержек, при этом необходимо принимать во внимание, что для проведения инновации часто реализуется несколько проектов.

Инструмент контроллинга ИиР, призванный обеспечивать отбор и протекание проектов ИиР в соответствии со стоящими перед фирмой целями, - проектное планирование ИиР.

Предпосылками для использования системы проектного планирования на фирме являются основы управления, обеспечивающие применение и дальнейшее развития планирования, данные и методы, благодаря которым система планирования применима, а также согласование результатов планирования по проектам с ограничениями по их реализации. Аспект протекания указывает на то, что по шагам необходимо привлечение новой информации для перепроверки первоначальных планов.

В качестве главных задач проектного планирования различают:

1) выбор проектов на основании списка приоритетов, предпосылкой для чего является оценка проектов. Если ограничения по мощностям или финансированию не были рассмотрены на стадии оценки проекта, их нужно принять во внимание при отборе проектов.

2) Планирование обработки проекта в рамках сетевого планирования, учитывая ограниченные мощности. Необходимо определить личные полномочия по меньшей мере для персонала, выполняющего ключевые функции. Необходимо создать систему организации построения проекта, в которой места для носителей задач вытекают из задач, регулируются их потребности, ответственность, иерархическая взаимосвязь и срок предоставления полномочий.

После стадии обработки проекта следует различать контроль планирования, начинающийся до начала проекта и предпринимаемый позднее контроль проведения. Контроль направляется на расходы по проекту, время обработки и степень достижения цели, так как эти три характеристики по меньшей мере частично взаимозаменяемы.

Контроль основывается на сравнении данных:

(1) сравнение фактических величин между собой

 сравнение характеристик между похожими проектами и проектными модулями,

 временное сравнение протекания расходов по аналогичным проектным модулям,

(2) сравнение плановых величин между собой

 сравнение запланированного развития проекта до его начала и после его окончания для выявления ошибок в планировании.