Мал. 7.10. Початок роботи Майстра підстановок

У результаті останньої дії у вікні Мастер подстановок з’явиться нова інформація. У цьому вікні будуть показані всі таблиці та запити бази даних за винятком тієї, в яку буде зроблена підстановка поля. Виділяємо рядок, у який записано таблицю, з якою ми хочемо встановити зв’язок і натискуємо кнопку Далее (див. мал. 7.11.).

2. Вміст вікна Мастер подстановок зміниться. У цьому вікні ліворуч будуть розташовані доступні поля таблиці, яку зв’язуємо. Необхідно виділити те поле, над яким здійснюються операції підстановки. Кнопкою одинарна стрілка праворуч (Ø) це поле переноситься праворуч, де написано — Выбранные поля. Кнопкою одинарна стрілка ліворуч (×) поле повертається у лівий список. Така необхідність виникає, наприклад, у тому випадку, коли була допущена помилка. Кнопкою подвійна стрілка праворуч (ØØ) переносяться всі поля праворуч, а кнопкою подвійна стрілка ліворуч (××) — справа наліво. Після переносу необхідного поля потрібно натиснути кнопку Далее. (мал. 7.12.).

Мал. 7.11. Вибір об’єкта для підстановки

Мал. 7.12. Вибір полів для підстановки

3. Вміст вікна Мастер подстановок знову змінюється. У цьому вікні можна відрегулювати ширину стовпців. Для цього мишу встановлюють у область заголовка поля так, щоб курсор набрав вигляд двонаправленої стрілочки.

Після цього натискують клавішу миші, і миша переміщується по поверхні стола до досягнення необхідної ширини поля. Потім клавішу відпускають і натискують кнопку Далее.

Зверніть увагу, що в результаті виконаних операцій у структурі таблиці (яку зв’язуємо) з’явиться не ім’я вибраного поля для зв’язку, а ім’я ключового поля таблиці, з якою проходить зв’язок. Це і означає, що дві таблиці зв’язані по цьому полю. Слід звернути увагу на те, що змінився тип цього поля, а на вкладці Подстановка наведені характеристики того поля, яке приєднується до першої таблиці. Закрийте вікно структури таблиці і відкрийте її для перегляду. Зазначимо, що у цій таблиці з’явиться поле зв’язку (яке вибрали). Клацніть кнопкою миші в позиції першого рядка цього поля і розкрийте список його значень.

Переконайтесь у тому, що у даному списку зберігаються всі значення вибраного вами поля зв’язаної таблиці. Тепер кожне з цих значень може бути перенесено у поточну комірку поля нового стовпця. Для засвоєння матеріалу виконайте завдання по зв’язку таблиць, приведене нижче.

Щоб переконатися в наявності зв’язку між таблицями, відкриємо меню Сервис, у якому виконаємо команду Схема данных. З’явиться вікно Схема данных (див. мал. 7.13.) зі зв’язками між таблицями.

Зв’язок між таблицями у цьому вікні показано лінією, а з’єднує ключові поля таблиць.

Надалі робота з таблицями буде здійснена з урахуванням встановлених зв’язків.

Щоб прибрати зв’язок між таблицями, необхідно клацнути на лінії, яка з’єднує таблиці так, щоб вона стала жирною, потім потрібно клацнути правою кнопкою миші.

Мал. 7.13. Вікно Сервісу зі зв’язком таблиць

З’явиться контекстне меню, в якому необхідно виконати команду Удалить связь. Далі потрібно підтвердити необхідність знищення зв’язку, закрити вікно Схема данных і продовжити роботу з базою даних.

Система Access дозволяє приєднати до іншої таблиці не тільки одне поле, але й декілька. Методика виконання такої операції аналогічна розглянутій вище.

&

ІІ Етап Завдання 1 Редагування таблиць за допомогою контекстних меню

Іноді трапляється, що необхідно внести корективи до вже створеної таблиці, тому необхідно знати як і за допомогою яких інструментів можливо ці дії виконувати. Всі вище згадані редагування виконуються за допомогою різноманітних контекстних меню. Практичну роботу рекомендовано виконувати в такій послідовності:

1. Завантажити Microsoft Access - Пуск/Программы/ Microsoft Access.

2. Відкрити базу даних, яка має ім’я з Вашими ініціалами -Файл/Открыть базу данных або натиснути кнопку 1 на панелі інструментів. У вікні ввести у поле: папка- Мои документы; имя файла - ініціали.

3. Зробити активною вкладнику Таблицы.

4. Змінити назву таблиці. Виділити ім’я таблиці Золоте теля, визвати контекстне меню таблиці (натиснути праву клавішу мишки), вибрати команду Переименовать, ввести нову назву - Персони. Повернути таблиці попередню назву.

5. Змінити назву таблиці Мої контакти на Контакти.

6. Створити ярлик таблиці. Виділити назву таблиці Золоте теля, визвати контектсне меню таблиці, вибрати команду Создать ярлык.

7. Відкрити таблицю Золоте теля. Виділити 2-й рядок -встановити курсор мишки лівіше рядка до появи символа è, натиснути ліву клавішу мишки. Визвати контексне меню рядка (правою клавішею мишки), вибрати команду Копировать. Виділити останній рядок, визвати контекстне меню, команда — Вставить.

8. Т акож працюють команди Вырезать, Удалить запись, Новая запись, Высота строки. Змінити висоту першого рядка.

9. Перейме-нувати стовпець. Виділити стовпець Поле 2 - встановити курсор мишки трохи вище необхідного стовпця і після зміни вказівника мишки на символ ê, натиснути ліву клавішу мишки - стовчик стане інверсним.

10. Визвати контекстне меню стовпчика - натиснути праву клавішу мишки, вибрати команду Переименовать, ввести нову назву - ПІБ.

11. Можно змінювати назву стовпчика за допомогою Конструктора. Виділити таблицю Золоте теля; натиснути кнопку Конструктор та у стовпчику Имя ноля знайти назву Поле 1; встановити курсор у цю чарунку, видалити назву (клавіша Delete) та ввести - № п/п.

12. Змінювати назву можна безпосередньо у відкритій таблиці. Відкрити таблицю Золоте теля, встановити курсор мишки у Поле 4. Двічі клацнути лівою клавішею мишки по цій назві і після появи блимаючого курсора у цьому полі видалити стару назву і ввести нову - Адреса.

13. Ввести замість назви Поле 3 - ДатаНародж, Поле 5 -ДомТел.

14. Провести сортування по стовпцю. Виділити стовпець ПІБ, визвати контекстне меню, виконати команду Сортировка по возрастанию. Провести сортування по стовпцю на зростання та зменшення.

15. Змінити розмір стовпця:

1. виділити стовпець ДомТел, визвати контекстне меню (права клавіша мишки), вибрати команду Ширина столбца ..., встановити у віконці - 15;

2. виділити стовпець ПІБ, підвести курсор мишки до межі стовпчика, до зміни вигляду курсора на двосторонню стрілочку ↔.

Змінити розмір стовпчика № п/п, Адреса.

16. Додати стовпчик :

1) виділити стовпець, перед яким необхідно вставити новий. Виділити стовпчик Адреса, визвати контекстне меню, виконати команду Добавить столбец, дати назву стовпцю Індекс;

2) відкрити таблицю через Конструктор, виділити рядок з назвою поля Адреса, визвати контекстне меню, вибрати команду Добавить строку, ввести такі дані: назва поля-Посада, тип поля - Текстовый, розмір поля (у вкладинці Общие) - 14.

17. Видалити стовпчик:

1) виділити стовпчик Індекс, визвати контекстне меню, виконати команду Удалить столбец;

2) відкрити таблицю через Конструктор, виділити рядок Посада, визвати контекстне меню, виконати команду Удалить строку.

18. Знайти запис у таблиці. Знайти серед прізвищ –Балаганов. Виділити стовпець ПІБ, викликати контекстне меню стовпця, виконати команду Найти... або в рядку меню вибрати пункт Правка, у вікні Поиск в поле “ПІБ” встановити курсор мишки у вікно Образец та ввести -Балаганов А.М, натиснути кнопку Найти, якщо необхідно продовжувати пошук, натискають кнопку Найти далее. Знайти за варіантами дані згідно таблиці № 5 Пошук в таблиці.

19. Змінити висоту рядка можна за допомогою курсора (який перетвориться на двосторонню стрілочку) або за допомогою контекстного меню, яке викликається після виділення рядка. Змінити розмір рядків у таблиці Золоте теля.

20. Здати викладачу змінену таблицю Золоте теля. Виконати всі зміни у таблиці.

21. Закрити всі таблиці, Вийти з Microsoft Access – Файл/Закрыть або символ T у правому верхньому куті вікна.

Завдання 2. Зв’язування таблиць в базах даних

Для того, щоб створити необхідні запити з декількох таблиць, необхідно щоб вони були пов’язані між собою. Для цього перед створюванням запиту їх зв’язують. Виконати зв’язки згідно запропонованої послідовності дій:

1. Заватнажити Microsoft Access - Пуск/Программы/ Microsoft Access.

2. Відкрити базу даних зі своїми ініціалами - Файл/Открыть; у полі папка - Мои документы, у полі Имя файла — свої ініціали або знайти ім’я файла у вікні. Открыть. Зв’яжемо таблицю Консультація з таблицею Список через стовпець Предмет.

3. Виділити таблицю Консультація, відкрити Конструктор.

4. Додати ще одне ім’я поля. Після надпису Час ввести Предмет, тип даних цього надпису - Мастер подстановок, вибрати зі списка, який розкривається за допомогою бігунка ▼.

5. У вікні Майстра підстановок натиснути клавішу Далее.

6. Зі списка таблиць вибрати Список; встановити перемикач у полі Таблицы; натиснути Далее.

7. У новому вікні запропоновано вибрати поля таблиці Список для зв’язку з таблицею Консультація. Вибрати за допомогою мишки зі списка вікна Доступные поля -Предмет (клацнути по назві лівою кнопкою мишки), та перенести його у вікно Выбранные поля, за допомогою клавіші Ø; Далее.

8. Нове вікно пропонує змінити розмір стовпчика Предмет. За допомогою двонаправленої стрілочки мишки, яка з’являється після підведення курсора до межі стовпчика. Ми не будемо змінювати розмір; натиснемо Далее.

9. Можемо задати новий підпис стовпця підстановок, але залишимо назву Предмет; Готово.

10. Після появи вікна Майстра підстановок, де потрібно підтвердити збереження таблиці, відповідаємо Да. Закриваємо режим Конструктора.

11. Відкриваємо таблицю Консультація. Виділити назву таблиці, Открыть.

12. В таблиці з’явився новий стовпчик Предмет. Якщо дані не з’явилися автоматично у стовпці, заповнити його самостійно. Встановити курсор у першу чарунку стовпця Предмет; відкрити список даних за допомогою бігунка ▼; ввести відповідні значення згідно таблиці Список.

13. Закрити таблицю Консультація - T.

14. Продивимось зв’язки таблиць. Сервис/Схема данных між таблицями повинен бути зв’язок у вигляді лінії.

15. Знищити цей зв’язок. Клацнути лівою клавішею мишки по лінії, вона стане інверсною (чорною). Визвати контекстне меню (клацнути правою клавішею мишки; вибрати команду Удалить.

16. Відкрити таблицю Консультація; виділити стовпчик Предмет; визвати контекстне меню; виконати команду Удалить столбец.

17. Виконати зв’язок по варіантах. Здати викладачеві.

18. Знищити зв’язок.

19. Встановити зв’язок між таблицями Консультація та Список через стовпчик Предмет.

20. 3дати новий зв’язок викладачу.

21. Закрити базу даних.