5.4 Проверка состояния складского хозяйства и условий хранения материально-производственных запасов

Вначале с целью установления наличия складских помещений и емкостей для хранения ТМЦ производится их осмотр.

Однако наличие складских помещений – это еще не доказательство обеспечения сохранности. Поэтому с целью пригодности складских помещений для хранения материальных ценностей проверяется:

1. их техническое состояние;

2. поддержание режима влажности, тем­пературы и освещенности;

3. наличие противопожарных и охранных средств

4. наличие в местах хранения материалов ярлыков с указанием их номенклатур­ных номеров, единиц измерения и норм запаса;

5. возможность полной сохранности материальных ценностей,

6. возможность свободного доступа и быстрого поиска при приемке, отпуске и инвентаризации;

7. оснащение мест хранения мерной тарой, измерительными приборами, стеллажами, полками, ящиками. Правильность показаний измерительных приборов (мерной тары) проверяют путем взвешивания заранее под­готовленной партии ценностей; взвешивания гирь (измерения объема емкостей). Результаты такой проверки отражаются в проме­жуточном акте. Если выявлены расхождения в показании приборов, то требуется письменное объяснение материально ответственных лиц, устанавливаются причины расхождений и последствия, к которым они мог­ли привести или привели.

Сохранность товарно-материальных ценностей обеспечивается не только помещением, но и материально-ответственными лицами. Поэтому необходимо проверить наличие договоров о материальной ответственности с такими работниками и обеспечивается ли должный контроль за их работой.

С целью оценки правильности организации учета материальных ценностей на складе осуществляется:

а) документальная проверка карточек складского учета материалов, материальных отчетов или оборотно-сальдовых ведомостей;

б) проверка наличия на складе согласованного с главным бухгалтером списка лиц, которым дано право получать материалы со склада и лиц, имеющих право санкционировать их вывоз из организации;

в) фактический контроль приема и отпуска отдельных видов материалов.

Отдельно проверяют состояние пропускной системы. В частности, устанавливается, обеспечивает ли она необходимый контроль за выво­зом материальных ценностей и как организован порядок охраны территории предприятия.

5.5 Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Для обоснования необходимости проведения инвентаризации можно использовать результаты оценки системы внутреннего контроля. В частности, необходимо установить:

а) объекты инвентаризации;

б) дату последней инвентаризации,

в) были ли факты передачи материальных ценностей от одних материально-ответственных лиц к другим;

г) не числятся ли ценности за уволенными лицами;

д) переданы ли материалы в суд по фактам обнаруженных недостач и хищений.

Контрольные процедуры, связанные с инвентаризацией, подразделяются на 3 вида:

1. осуществляемые до инвентаризации,

2. во время инвентаризации и

3. после ее проведения.

До инвентаризации целесообразно:

а) проверить доку­менты инвентаризаций за прошлый год и проанализировать изме­нения в запасах за прошлый год;

б) выяснить вопросы организации проведения инвентаризаций;

в) изучить периодичность и характер проводимых инвентаризаций материальных ценностей в местах хранения. С этой целью инвентаризационные описи по форме № инв.-З надо сверить с ведомостью № 10-с «Движение материалов в денежном выражении» по каждому материально ответственному лицу.

г) ознакомиться с номенклатурой товарно-материальных ценностей;

д) выявить дорогостоящие объекты и методы их учета;

е) проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей;

ж) пригласить к участию в ин­вентаризации экспертов.

Во время инвентаризации:

а) проверяют правильность осуществления всех процедур;

б) проводят контрольные проверки;

в) изучают правильность отражения запасов, принадлежащих третьим лицам;

г) устанавливают достоверность определения остатков ценностей;

д) исследуют подлинность докумен­тов, отражающих движение запасов.

После инвентаризации проводят документальную проверку материалов инвентаризации.

При этом обращают внимание на признаки, свидетельствующие о возможном сокрытии недостач и используют для этого различные приемы контроля. Например, для выявления хищений, скрываемых при проведении инвен­таризаций, используется логическая проверка инвентаризационных описей. Можно также применить приемы встречных проверок, взаимного контроля документов, контрольного сличения; выборочно проверить правильность таксировки и подсче­та итогов.

Тщательной документальной проверке под­вергаются отчеты материально ответственных лиц и приложенные к ним документы.

По сличительным ведомостям проверяются:

а) правильность зачета недостач излишками, возникшим в результате пересортицы товаров;

б) обоснованность определения и отнесения на соответствующие счета суммарных разниц, образующихся при зачете пересортицы;

в) законность применения норм естественной убыли;

г) наличие письменных решений руководителя по результатам инвентаризаций;

д) достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгал­терского учета и инвентаризационной описи.

После документальной проверки материалов инвентаризации проверяют правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете, а также своевременность и эффективность принимаемых мер к взысканию задолженности по присужденным недостачам ценностей, выявлен­ным за прошлые периоды.

При наличии недостач необходимо оценить обоснованность и правильность применения норм естественной убыли при транспортировке, хранении и отпуске ма­териальных ценностей, соблюдение установленного порядка списа­ния размера естественной убыли. При этом проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм.

Если возникали потери материальных ценностей от порчи, боя, лома, пожаров, стихийных бедствий, то устанавливают, соблюдался ли порядок их документального оформления и списания, служебного расследования причин и определения виновных лиц, предъявлялись ли к винов­ным иски на возмещение причиненного ущерба.

На следующем этапе проверки следует изучить материалы проведенных переоценок материальных ценностей и установить правильность опре­деления их дооценки и уценки, а также отражения результатов пере­оценки на счетах бухгалтерского учета.