4. Елементи бюджетного регламенту

Протягом періоду між строками надання бюджетів окремих ЦФВ і затвердженням зведених бюджетів для підприємства в ці­лому здійснюється узгоджування бюджетів між керівниками під­розділів і відповідною бюджетною службою підприємства

Крім розроблення схеми взаємодії відділів підприємства на різ­них етапах бюджетного управління, необхідно розробити доку­менти, які б, по-перше, фіксували всі досягнуті результати та, по-друге, описували кроки (процедури) з їх досягнення.

Існують два типи регламентних документів у бюджетному процесі:

1) Положення — документ, який описує результати визначе­ного етапу бюджетного управління. Наприклад, якщо керівницт­во підприємства вважає за необхідне розробити загальне Поло­ження про бюджетування, то це буде документ, в якому:

—відображаються основні поняття та загальні положення бю­джетного процесу;

—визначається структура бюджетів;

—визначаються принципи бюджетування на підприємстві;

—визначаються методологія бюджетного планування, мето­дики зведення та контролю виконання бюджетів;

—наводяться нормативні документи;

2. Регламент — документ, який описує процедури, що мають привести до досягнення результату, зафіксованого в Положенні. Наприклад, «Регламент бюджетування» — це встановлений в ор­ганізації порядок складання (розроблення), подання (передаван­ня), узгоджування (візування), зведення, аналізу та оцінювання бюджетів різного виду і типу.

Головне завдання бюджетного регламенту — забезпечення можливості контролювати перебіг виконання бюджетів різних видів і рівнів. Як правило, керівники підприємства повинні вста­новити бюджетний цикл, тобто визначити, коли будуть надава­тимуться проміжні висновки щодо виконання бюджетів всереди­ні бюджетного періоду та виконуватимуться корегування. На деяких підприємствах можливі ситуації, коли керівництво вирі­шує закрити місяць в управлінському обліку 25-го числа, для то­го щоб до 1-го числа зробити аналіз місяця та виправити бюджет на наступний місяць (тобто місяць встановлюється з 25-го до 25-го числа).

У регламенті бюджетування має бути чітко виписана проце­дура узгодження бюджетів ЦФВ у процесі їх зведення (консолі­дації). Так, якщо планово-економічний відділ не згоден з бюдже­том будь-якого ЦФВ і вважає, що показники витрат визначені не правильно, то регламентом встановлюється, що працівник ПЕВ повинен про це сповістити керівника цього ЦФВ, наприклад, протягом двох днів. Повідомлення може мати вигляд службової записки або розпорядження начальника ПЕВ. Якщо керівник ЦФВ прийме зауваження до свого бюджету чи узгодить свою по­зицію та розрахунки з ПЕВ або керівництвом підприємства, то це означає, що конфлікт інтересів ліквідовано і питання про бюджет закрито.

Якщо ж не вдається досягти взаємного порозуміння, то регла­ментом визначається організаційна процедура, яка, з одного боку, не дозволяє затягувати процес розроблення та прийняття бюдже­ту, а з іншого — надає можливість знайти те рішення, яке вико­нуватиметься в майбутньому. У цьому випадку для керівництва ЦФВ також мають вбути встановлені:

—термін оскарження відповідних розпоряджень (наприклад, З дні);

—форма документа, за якою це здійснюється (наприклад, службова записка);

— посадова особа з числа керівників, яка виступає «арбітром» між керівником ЦФВ і планово-економічним відділом.