Підготовка проведення Дня поля

Для успішного проведення Дня поля, потрібно скласти план його підготовки. Умовно позначимо день проведення екскурсії літерою «Е». Якщо Е —день проведення екскурсії, підготовку до нього треба розпочати принаймні за 5 тижнів. У цьому разі початок підготовки робочого плану умовно позначимо Е-день мінус 35.

Е-день мінус 35. У зазначений день потрібно провести нараду зі співробітниками агроконсалтингової служби, які працюють із фермерами – можливими учасниками Дня поля, з метою ви­рішення таких питань:

1. Чи є можливість і чи є зацікавлені в проведенні Дня поля?

2. Кого з фермерів запросити для участі в цьому заході?

3. Скільки фермерів потрібно запросити?

4. Які побажання фермерів щодо проведення Дня поля?

Далі треба підготувати лист із повідомленням про проведення Дня поля. У цьому листі слід пояснити можливим учасникам мету проведення Дня поля, зазначити деякі попередні організа­ційні відомості: час проведення, тривалість, основні місця ек­скурсії. У листі треба звернутися до фермерів із проханням на­правити в офіс підтвердження щодо їх участі у Дні поля.

Потрібно визначити внесок (оплату) учасників на проведення екскурсії. Це дуже важливо, оскільки оплата знизить ризик від­мови від участі в останні хвилини і дасть можливість заздале­гідь знати кількість учасників.

Щодо підтримання гарних взаємин із громадськістю і місцеви­ми офіційними органами, дуже важливо направити також на їх­ню адресу зазначену інформацію, наприклад, у відділ сільського господарства місцевої адміністрації, керівникам окремих служб, фірм тощо. Представники цих органів можуть не брати участі у Дні поля, але мають бути поінформовані про захід, який прово­дить агроконсалтингова служба.

Е-день мінус 30. Слід підготувати потрібні навчальні матеріа­ли: лекції, брошури, запитання для дискусії, рекламні матеріа­ли тощо. У цей період варто підготувати певні друковані мате­ріали, які передбачається роздати учасникам Дня поля, зокрема карту маршруту, імена можливих спонсорів заходу тощо.

Е-день мінус 20. У цей період треба відвідати кожний з об'єк­тів запланованого маршруту, отримати згоду власників госпо­дарств, обговорити з ними організаційні моменти: які поля по­казати, час прибуття і від'їзду тощо. У разі потреби обговоріть з іншими фахівцями-консультантами розклад Дня поля, про­граму його проведення, маршрут тощо. Слід підготувати копії програми і надіслати їх фермерам, які бажають взяти участь у Дні поля та зробили реєстраційний внесок. Ще раз потрібно уточнити такі питання:

• день і час від'їзду на екскурсію;

• місце збору учасників;

• місця екскурсій і що буде показано;

• час повернення;

• що взяти із собою (бутерброди, шапки, плащі, гумові чобо­ти, фотоапарати тощо).

Е-день мінус 15. До цього часу в офіс агроконсалтингової служ­би вже надійшли відповіді від фермерів щодо кількості учасни­ків. Слід додати до загальної кількості 20 % резервних місць і замовити транспорт. Потрібно також уточнити з водіями транс­порту маршрут і час, відведений на екскурсію. Якщо передба­чено зупинку на відпочинок у ресторані або в інших громад­ських місцях, треба домовитися з їхніми керівниками, щоб вони знали точну кількість відвідувачів і час прибуття. Це дозволить уникнути непередбачених ситуацій і зберегти гарний настрій учасників.

Е-день мінус 10. До цієї дати весь навчальний і демонстрацій­ний матеріал, плакати, стенди, покажчики тощо мають бути го­тові. Потрібно перевірити їхню комплектність й організувати доставку цих матеріалів у місця, визначені для показу.

Е-день мінус 5. Доцільно вдруге відвідати господарства, де бу­де проведено екскурсію. Потрібно нагадати їхнім господарям про дату і час приїзду гостей. Разом із ними треба визначити місця встановлення рекламних щитів і потрібних покажчиків.

Е-день мінус 1. Слід перевірити готовність транспорту, наяв­ність матеріалів, які потрібно взяти з собою. Дізнайтеся, якою буде погода. Встановіть покажчик місця збору і від'їзду.