5. Спростування й нейтралізація зауважень.

Завдання. Виявити інтереси й усунути сумніву в співрозмовника. Вислухайте співрозмовника до кінця. Визначте мету, яку переслідує співрозмовник, його позицію. Спростування зауважень співрозмовника повинне бути переконливе й коректне. Будьте дружнім й позитивно настроєні. Знаходьте під час бесіди прийнятні компроміси. Не поспішайте, дайте співрозмовникові досить часу для того, щоб він поступово переконався в правильності ваших пропозицій.

Якщо співрозмовник поводиться все-таки обережно й не бачить можливості застосування ваших пропозицій, то, викликавши інтерес у співрозмовника й переконавши його в доцільності висловленого, ви повинні з'ясувати, зрозуміти і розмежувати його бажання.

6. Ухвалення рішення.

Завдання. Перетворити інтереси в остаточне рішення. Не нав'язуйте готового рішення. В остаточному рішенні врахуйте інтерес співрозмовника. Постарайтеся не допускати враження, що співрозмовник під вашим тиском здався або надзвичайно далеко відійшов від своїх первісних позицій. Оптимальним буде успіх, коли співрозмовник прийме ваші пропозиції, тому що ви поступово переконали його у своїй правоті. Це означає, що ви не нав'язуєте співрозмовникові готового рішення, а разом з ним "пробиваєте тунель із двох сторін".

8.Організація проведення наради в колективі.

Нарада - це форма множення інтелектуальних можливостей керівників і вироблення правильних шляхів керування персоналом.

Чому ж керівники називають наради однієї з головних причин вічного дефіциту часу, зриву строків робіт й, нарешті, просто втоми, що навалюється до кінця робочого дня? Звичайно в таких випадках справа полягає в невмінні проводити наради. От і розтягуються вони на довгі годинники, і рідкі цінні думки тонуть у болоті довгих слововиливів.

На жаль, сьогодні рідко навчають майбутніх керівників навіть азам мистецтва проведення нарад. Але ж це дійсно мистецтво, тому що, наприклад, лише дуже митецький керівник здатний забезпечувати під час наради конструктивний критичний розгляд висунутих пропозицій, уникнувши при цьому переходу критики на особистості, особистих образ і конфліктних ситуацій. Як же ефективніше й швидше проводити наради? Розглянемо деякі особливості цього виду ділового спілкування.

1. Тип наради. Багато нарад приречені на невдачу ще до того, як вони почнуться. Чому? Так тому що той, хто буде керувати цією нарадою, забув насамперед підготуватися до неї сам. Він уподібнився капітанові, що бажає управляти кораблем, не маючи ясної уяви про його курс.

Тому насамперед необхідно чітко визначити характер тієї наради, що ви маєте намір провести.

Фахівці виділяють наступні типи нарад.

1.Навчальна (конференція), ціль якої дати учасникам необхідні знання й підвищити їхню кваліфікацію.

2.Інформаційна, необхідна для узагальнення відомостей і вивчення різних точок зору на виникаючі проблеми.

3.Роз'яснювальна, у ході якої керівництво прагне переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики й неминучості початих кроків.

4.Проблемна, котра збирається для того, щоб виробити метод рішення існуючих проблем.

2. Підготовка наради. Для забезпечення високої ефективності нарад керівники повинні дотримуватися наступних п'яти правил.

1. Необхідно чітко й однозначно визначити тему й бажаний результат наради. Нерідко тема визначена так розпливчасто, має на увазі стільки аспектів, що після обговорення в учасників залишається почуття незадоволеності. Крім того, варто визначити для себе, який результат вам необхідний: ухвалити рішення щодо того або іншого питання; виробити рекомендації для прийняття такого рішення; переконати присутніх, що вже початі вами кроки правильні.

2. Детально розробити порядок денний. Вибрати найбільш доцільну послідовність запланованих питань. При цьому виходьте не з ділових критеріїв, а із психологічних. Починати найкраще з тієї підтеми, яку вирішити легше всього. Досягнутий у такий спосіб "успіх" підбадьорить учасників наради. Виділити питання, які можуть викликати жваву дискусію, і продумайте, як додати цій дискусії потрібний напрямок. Особливо складні проблеми постарайтеся проілюструвати наочними матеріалами, тому що краще один раз побачити, чим сто разів почути.

Заздалегідь обміркуйте, які риси характеру тих або інших учасників наради можуть виявитися в його ході і як треба на них реагувати. Продумайте заздалегідь, як втягти в обговорення проблем навіть самих інертних і небагатомовних із присутніх. Думка цієї категорії фахівців може виявитися досить цінною, і не можна їм давати відмовчуватися.

3. Ознайомити учасників наради з фактами, які будуть обговорюватися в ході дискусії. Таке ознайомлення можна організувати до початку наради, надавши майбутнім учасникам відповідну документацію.

4. Надіслати якомога раніше запрошення особам, які повинні взяти участь у нараді. З такого запрошення повинно бути ясно видно, які тема й ціль наради. Тим, хто не може ефективно допомогти в досягненні бажаних результатів, але повинен бути проінформований про хід наради, може потім одержати протокол й ознайомитися з результатами.

5.Вибрати місце проведення наради виходячи з його цілей. Умови розміщення учасників мають дуже велике значення для створення відповідної ділової обстановки. Приміщення повинне мати нормальну температуру повітря, гарну вентиляцію й не занадто розкішну обстановку. Кожний із присутніх повинен мати можливість без натуги бачити й чути виступаючого.

3. Початок наради. Починати нараду потрібно вчасно. У вступному слові необхідно ясно й гранично конкретно обрисувати обговорювану проблему й ще раз звернути увагу всіх присутніх на кінцеву мету наради. Щоб створити стимул для дискусії, підкресліть практичну значимість обговорюваних питань, а ще краще - відразу поставте перед слухачами ряд конкретних питань. Особливо постарайтеся, щоб чітко був видний зв'язок між темою наради й інтересами тих його учасників, кому воно може здатися марним.

Погодьте з учасниками наради правила спільної роботи. Доручіть одному з учасників ведення протоколу.

Вступне слово повинне укластися в 10 хвилин. Рекомендується записати головну тему й черговість підтем на дошці таким чином, щоб вони увесь час були перед очима слухачів і виступаючих.

4. Організація дискусії. Організувати дискусію можна по-різному. Відкрита й плідна дискусія можлива лише в атмосфері невимушеності. Радимо увесь час зберігати спокійний і дружній тон, надмірна офіційність здатна задушити дискусію. Спробуйте розташувати виступи в такому порядку, щоб дискусія розвивалася поступово.

Якщо ви дійсно хочете отримати користь із наради, вам необхідно ознайомитися з усіма точками зору на обговорювані проблеми, у тому числі й з тими, які протилежні вашій. А це означає, що вам потрібно дуже обережно вибирати слова. Гостра репліка типу "це абсолютно невірно" або "ви в корені помиляєтеся" убиває думку й зачіпає почуття власного достоїнства у виступаючого, а виходить, перепиняє дорогу щирій дискусії.

Іноді буває корисно давати негайну оцінку кожній внесеній пропозиції. Однак якщо є побоювання, що критичні оцінки можуть остудити творчий запал учасників, то краще використати метод так званої "мозкової атаки". Тут дозволяється висловлювати будь-які, самі неймовірні на перший погляд пропозиції, а критика їх заборонена до закінчення "атаки".

Розвитку дискусії в потрібному напрямку ви зможете домогтися тільки в тому випадку, якщо увесь час будете стежити, щоб виступаючі залишалися в рамках обговорюваної проблеми і їх "не заносило" убік. Але діяти при цьому необхідно досить дипломатично.

Як же варто полемізувати, щоб не скривдити й не принизити опонента? Радимо вам дотримуватися наступних правил.

1. Незважаючи на роздратування, говоріть повільно і неголосно.

1. Звертайтеся не безпосередньо до свого супротивника, а до всієї аудиторії. Завдяки цьому виникає ділова й спокійна обстановка.

3. На самому початку своєї репліки підкресліть, що з деяких питань погляди ваші й вашого опонента повністю збігаються. Можна навіть підкріпити це яким-небудь новим аргументом. І тільки потім можна переходити до контраргументів, формулюючи їх у вигляді конкретних питань.

Уміла постановка питань - самий вірний засіб керування дискусією. Завдяки цьому методу можна переключати увагу присутніх з однієї теми на іншу; націлювати увага на ті аспекти проблеми, які ще залишилися в тіні. Це дає можливість з'ясувати нові важливі дані або змусити учасників наради зайняти більш чітку позицію по тому або іншому питанню.

Одне з найважливіших вимог до керівника наради: не нав'язуйте із самого початку свою позицію іншим учасникам. Пам’ятайте, що посада керівника надає вашим словам особливу вагу й ті із присутніх, які дотримуються протилежних поглядів на розглянуту проблему, можуть просто не зважитися їх висловити, щоб не суперечити начальству.

Крім того, нейтральна позиція зовсім не виключає можливості висловити свою думку. Тільки треба викладати його від третьої особи: "Недавно читав, що..." або сформулювати у вигляді питання: "А може було б варто задуматися над питанням...".

5. Завершення наради. Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення й визначте майбутні заходи, які планується здійснити відповідно до прийнятого рішення.

Нараду завершуйте на позитивній ноті. Це дозволяє домогтися впевненості в тім, що всі присутні чітко розуміють, про що йшла мова на нараді, у них складається переконання, що в ході дискусії досягнуть певний прогрес.

Результати наради необхідно зафіксувати в протоколі й розіслати всім особам, які повинні бути про їх інформовані.

Ефективність наради цілком залежить від загального стилю керівництва. Принцип "у цьому будинку хазяїн я" неминуче позначиться на атмосфері наради. Відкритої й невимушеної дискусії в цьому випадку не вийде. Така дискусія можлива лише при дійсно колегіальному стилі керівництва.

6. Загальні поради. Чим вище буде ваш пост, тим більше широкими проблемами вам доведеться займатися. А виходить, з більшим числом людей прийдеться цю роботу погоджувати й координувати. Тому постарайтеся перебороти ворожість до нарад і навчитеся витягати з них максимальну користь.

Цього вам удасться домогтися, якщо ви будете додержуватися наступних порад.

1. Не пошкодуйте 10 хвилин на те, щоб скласти для себе хоча б схематичний план майбутньої наради. Намітьте, кому в якій черговості дати слово, на що звернути особливу увагу присутніх і чого від них треба домагатися.

2. Привчитеся виділяти в кожному виступі основну думку. Абстрагуйтеся від "словесного шуму", що властивий багатьом фахівцям, що щиро думають, що коротко висловили свою думку або пропозицію.

3. Придушуйте будь-які спалахи емоційності в ході наради. Помніть про те, що емоції різко знижують результативність обміну думками, але зате сильно збільшують тривалість нарад.

4. Негайно припиняйте спроби окремих фахівців заморочити голову іншим присутнім, використовуючи для цієї мети вкрай специфічну термінологію, зрозумілу лише їм самим.

5. Постарайтеся до самого останнього часу сховати від учасників наради, якщо вони ваші підлеглі, ту особисту думку, з якою ви прийшли на цю нараду.

7. Типи учасників наради. При проведенні наради варто виходити з того, що найчастіше доводиться мати справу з тими самими характерними типами учасників обговорення. Нижче приведені типи учасників та як з ними обходитися або як їх нейтралізувати:

1.Сперечальник. Зберігати незворушність діловитість. Надати групі учасників спростовувати його твердження.

2. Позитивіст. Запропонувати йому підведення підсумків і свідомо втягти в дискусію.

3. Всезнайка. Призвати групу учасників зайняти певну позицію стосовно його тверджень.

2. Говірливий. Тактовно переривати. Нагадувати про регламент.

2. Сором’язливий. Ставити нескладні питання, зміцнювати впевненість у його силах.

2. Негативіст. Визнати й оцінити його знання й досвід.

7.Байдужий. Не проявляє інтересу. Запитати його про роботу. Привести приклади сфери його інтересів.

8."Велика шишка". Уникати прямої критики, застосовувати техніку "так, але..."

9.Хто розпитує. Адресувати його питання групі учасників.