4.13.Установлення гарних взаємин в колективі.

З метою розвитку своїх здібностей у справі оволодіння мистецтвом спілкування й ведення бесіди або дискусії корисно запам'ятати кілька рекомендацій, які допоможуть вам у встановленні гарного взаєморозуміння.

1. Не монополізуйте розмову. Співрозмовник, що прагне зайняти домінуюче положення в будь-якій ситуації або в тій, де, як йому здається, він знає все про предмет розмови, найчастіше це поганий співрозмовник. "Вхідні канали" його розуму настільки міцно закриті, що не слухають нових ідей і думок. У будь-якій дискусії він просто вичікує момент протистояти всьому, що суперечить його переконанням.

2. Дайте співрозмовникові висловитися. Щоб людина відкрилася й висловила свою думку до кінця, ви повинні дати йому час висловитися. Проявіть повну увагу до співрозмовника. Намагайтеся стримувати себе в спробі перервати співрозмовника. Перш ніж відповідати, дайте йому можливість висловитися вільно й не кваплячись.

Багато з людей думають вголос і навпомацки ідуть до своєї точки зору. Тому первісне висловлення часто є лише грубим наближенням до їхньої основної думки.

Своїми діями підкреслюйте, що вам цікаво слухати. Випадкового кивка, вигуку або зауваження часом досить, щоб підкреслити свою зацікавленість.

3. Почуйте й зрозумійте співрозмовника. Прийнято вважати, що при встановленні контакту головна роль приділяється промовцеві. Але аналіз спілкування показує, що слухач - далеко не остання ланка в цьому ланцюзі.

Уміння слухати є критерієм комунікабельності. Дослідження показують, що не більше 10% уміють вислухати співрозмовника спокійно й цілеспрямовано.

Багато хто думає, що слухати - це швидко реагувати на будь-який поворот мови промовця. Але саме в цьому випадку головна думка міркувань або вислизає від слухача, або спотворюється його упередженими манерами. Природно, що в кінці розмови він може отримати розчарування. Адже те, що він вважав суттю відповіді, виявилося лише своєчасною реакцією. Це не може стати основою плідного обміну думками.

Уважно вислухайте співрозмовника до кінця. Спокійно реагуйте на його висловлювання. Шукайте ширший зміст у словах співрозмовника. Гарний співрозмовник завжди стримує своє хвилювання, не розкидається по дріб'язках, шукає й знаходить головну думку, основний зміст повідомлення.

Слухати з належною увагою те, що нам хоче повідомити співрозмовник, - це не тільки знак уваги до нього, але це й професійна необхідність керівника. Те, що ми чуємо, ми наочно уявляємо собі, інтерпретуємо інформацію. А потім реагуємо, розкриваючи свою інформацію у відповідь. Якщо відповідь далека від оригіналу, то партнери зовсім перестають розуміти один одного або взаєморозуміння між ними значно слабшає.

На жаль, прав один француз, що говорив, що "дебати це найчастіше сердита розмова, у якому два чоловіки щось один одному говорять, але слухають тільки себе". Тому часто буває, що бесіда проходить безрезультатно через те, що партнери поговорили, але так і не вислухали один одного.

Не відволікайтеся, вислухайте співрозмовника до кінця, почуйте й зрозумійте його. Поганого слухача все відволікає: шум на вулиці, ходіння людей, телефонний дзвінок. Гарний слухач або сяде так, щоб не відволікатися від розмови, або сконцентрує свою увагу на словах партнера.

4. Намагайтеся підтримувати "відкритість розмови", утримайтеся від скоростиглих суджень і оцінок. Не загострюйте уваги на розмовних особливостях співрозмовника: "Який він повільний", "Який монотонний суб'єкт", "Який же він докучливий" - такі думки може викликати у вас інший співрозмовник. Тому в розмові з ним ми дуже нетерплячі. Вас можуть відволікати манери й виразні засоби вашого співрозмовника.

Ваше завдання сприймати тільки потрібну інформацію, постійно оцінювати своє розуміння будь-якого повідомлення.

У бесіді й дискусії домагайтеся зворотного зв'язку. Для цього існує ряд способів:

1) прохання повторити або деталізувати сказане (але не із загрозливою інтонацією);

2) своїми діями підкреслити зацікавленість, показати, що вам цікаво слухати (кивком, жестом, вигуком.);

3) якщо вам недостатньо отриманої інформації, попросіть доповнити висловлення співрозмовника;

4) якщо співрозмовник уже висловився, повторіть головні пункти його монологу своїми словами й поцікавтеся, чи то він мав на увазі.

Це убезпечить вас від будь-яких неприємностей і непорозумінь. Утримаєтеся від поспішних висновків і постарайтеся зрозуміти точку зору співрозмовника або хід його думки до кінця. Скоростиглі судження й оцінки є одним з головних бар'єрів ефективного спілкування.

Коли нам уже ясно, що нецікава мова співрозмовника начисто позбавлена корисної інформації, ми, хоча й слухаємо його, стаємо неуважними. Але варто співрозмовникові помітити це, його думки плутаються й він остаточно губить думку висловлення.

5. Уникайте непорозумінь і невірних тлумачень. Виклад повинне бути ясним, систематизованим, наочним, стислим й, насамперед, простим і зрозумілим. Багато бесід і дискусії "звертали зі шляху" або взагалі залишалися марними із-за неясного, заплутаного, несистематизованого, й незрозумілого викладу. У чому ж справа?

Значення використовуваних термінів і спеціальних висловлювань часто неясні. Звідси виникає перекручування змісту язикових конструкцій, які опираються на значення цих термінів. У результаті ми виявляємося в ситуації, коли деякі виступи зрозумілі нам лише частково або взагалі незрозумілі.

Щоб цього уникнути, необхідно швидко й чітко з'ясувати значення виразів і термінів , що зустрічаються у вашій бесіді. Тому при будь-якій неясності відразу ж без всякої зніяковілості прямо запитуйте в співрозмовника, що ж саме він має на увазі.

6. Будьте ввічливі, дружньо настроєні, дипломатичні й тактовні. Адже техніка ведення бесіди - це мистецтво спілкування з людьми.

Ніщо так негативно не впливає на атмосферу ділової бесіди, як презирливий жест, що означає, що одна сторона відкидає аргументи іншої без найменших зусиль вникнути в їхній зміст. Якщо ми маємо справу із співрозмовником, що нижче нас за посадою, то просто нерозумно демонструвати свою особисту або професійну перевагу перед ним.

Поважайте свого співрозмовника. Дружнє розташування ще більше збільшує шанси успішного завершення ділової бесіди.

Нагадаємо, що ввічливість не знижує визначеності прохання або наказу, але багато в чому перешкоджає виникненню в співрозмовника внутрішнього опору.

Звичайно, при цьому ввічливість не повинна переходити в дешеві лестощі або в підлабузництво. Тому потрібно стежити за тим, щоб бути ввічливим у міру.

Якщо потрібно, будьте непохитні, але зберігайте холоднокровність, коли температура бесіди піднімається. Не сприймайте як трагедію, коли співрозмовник дає волю своєму гніву.

Спокійно реагуйте на висловлення співрозмовника. Якщо один із співрозмовників надмірно збуджений, то це впливає на сприйняття другого. Досвідчена, загартована у дискусіях людина збереже твердість і не образиться.

Ще більше заважає взаєморозумінню зайва переконаність у своїй правоті й упередженість іншого. У цьому випадку не спрацьовують емоційні фільтри. Співрозмовник підбирає контраргументи, щоб захиститися, і знаходить собі моральну підтримку в повному запереченні всього, що говорить партнер.

Гарний слухач завжди стримує своє хвилювання, не розкидається по дріб'язках, а шукає головну думку, суть висловлення, основний зміст повідомлення.

7. Пристосовуйте темп мислення до мови. Швидкість мислення в 3-4 рази випереджає швидкість мови. Коли ми слухаємо співрозмовника, ми не пасивні: наш мозок посилено працює.

Поганий слухач, розмовляючи з повільним партнером, дозволяє собі бути неуважним і навіть дрімати. Коли він знову "включає" увагу, то виявляє неабиякі пробіли в пам'яті й випробовує спокусу повернутися до сказаного раніше. Ефективність сприйняття при цьому падає.

Щоб одержати перевагу перед співрозмовником, намагайтеся підготувати контраргументи, поки говорить партнер: підсумуйте все сказане; зважте й оцініть інформацію; запитаєте себе, чи ті факти ви вибираєте для аналізу; чи об'єктивна ваша точка зору; чи дійсно партнер говорить вам тільки головне або "утопив суть у словах".

Усвідомте особливості характеру свого співрозмовника й виберіть вірний стиль розмови з ним.

Очевидно, всі ці рекомендації зажадають від вас концентрації й орієнтування ваших зусиль на конкретні цілі обміну інформацією. Від правильного використання рекомендацій і вибору лінії поводження багато в чому залежить успіх ділової бесіди.