3.5.Програми інформаційно-консультаційного обслуговування

Програми діяльності дорадчої служби є важливим інструментом державної політики і їм належить провідне місце у розвитку як конкретної місцевості, так і держави в цілому. Вплив їх збільшується в періоди глобальних економічних змін, коли від того, наскільки громадянам країни зрозумілі і близькі цілі державної політики, може залежати доля самої держави.

Економічні завдання виконавчих органів влади мають бути спрямовані на підтримку і полегшення функціонування ринкової системи, включаючи створення і захист нормального конкурентного середовища всередині кожного регіону. У цьому разі необхідно дотримуватися стабільності розвитку економіки, здійснюючи контроль за рівнем зайнятості й інфляції, породжуваних коливаннями економічної кон'юнктури, а також стимулюючи економічний ріст у регіоні. Усе це передбачає створення суспільної атмосфери, що сприяє ефективному функціонуванню ринкової системи. Останнє особливо важливо для сільської місцевості, де суспільна думка формується роками, якщо не десятиліттями, і має консервативний характер.

Одним із головних інструментів впливу і навіть формування суспільної думки з тих або інших питань є місцева дорадча служба.

Важливість регіональної економічної політики і, відповідно, ролі місцевих дорадчих служб, збільшується в багатьох країнах. Це видно не тільки за розмірами фінансування дорадчих служб, але також і по збільшенню функцій дорадчих служб. Незважаючи на все більшу інтенсивну регіональну економічну політику, є різні ознаки того, що просторова економічна нерівність у багатьох країнах збільшилась замість її зменшення. Крім того, просторова економічна нерівність, мабуть, буде збільшуватися і у більш віддаленому майбутньому через економічний застій. Отже потреба в ефективній аграрній і регіональній економічній політиці, а відповідно, і в службах, що можуть сприяти її реалізації, буде зростати.

Співробітники служби, що стикаються за родом своєї діяльності із широким колом проблем клієнтів, можуть виявити загальні для всіх або багатьох сільських товаровиробників проблеми і запропонувати комплексне їхнє вирішення, шляхом реалізації відповідної регіональної (місцевої) програми.

Таким чином, програма дорадчої служби має бути, з одного боку, частиною обгрунтованої довгострокової концепції розвитку регіону, що враховує необхідність досягнення деякого бажаного стану економічного, соціального і природного середовища в даному регіоні (місцевості), з іншого боку – вирішувати конкретні проблеми сільських товаровиробників. Добре складена програма дозволяє зорієнтувати всю систему планування і управління на завдання і потреби всієї соціально-економічної системи шляхом вирішення конкретних життєвих проблем конкретних груп сільського населення або товаровиробників.

Етапи складання програми діяльності дорадчрї служби. Перед тим, як приступити до складання програми діяльності дорадчрї служби, потрібно стисло описати особливості регіону, у якому буде реалізована програма, щоб переконатися в тому, що є чітке уявлення про головні умови і чинники розвитку даної місцевості. З цією метою необхідно описати політичні чинники, у формі загальної і регіональної політики, інституціональні чинники, а також тенденції економічного розвитку. Крім того, сильний вплив на реалізацію програми може зробити соціальна інфраструктура, а в деяких випадках і місцерозташування регіону.

Упорядкування програми дорадчої служби починається з виявлення і формулювання проблем, які постали або виникнуть у майбутньому перед сільськими товаровиробниками або людьми, що проживають у сільській місцевості.

Професор Ван ден Бан вказує, що співробітники консалтингового формування схильні допомогати більше тим сільським товаровиробникам, у яких схожі з ними погляди. Товаровиробники ж частіше усього звертаються за допомогою по тим питанням, по яких у них є проблеми і коли вони знають, які питання поставити. Крім того, вони більше схильні ставити запитання про несуттєві технічні проблеми, а не про складні проблеми з управління господарством, оскільки впевнені, що гарний "хазяїн" може вирішити проблеми з управління самостійно. Тому вони часто не в змозі виявити причину проблеми і недооцінюють її важливість.

Необхідно відтворити цілісну картину ситуації, у якій виявляється або може проявитися проблема. Це досягається за допомогою системного аналізу, що виражається, насамперед, у розгляді об'єкта дослідження як системи, а її компонентів – лише з урахуванням їхнього місця в системі та взаємодії.

Однак не всяку проблему можна виявити за допомогою системного аналізу. Проблеми, що вимагають вирішення, часто поділяють на кількісні, якісні і змішані. Кількісними називаються проблеми, які можна вирішити за допомогою строго формальних (математичних) процедур. Такі проблеми, наприклад, вирішуються методами дослідження операцій. Якісні – це проблеми, властивості і характеристики яких не піддаються формальному, а найчастіше і логічному опису. Невирішеність таких проблем часто пов'язана з їхньою недостатньою вивченістю. До якісних належать і проблеми, для вирішення яких поки що не створені адекватні математичниі моделі. При вирішенні проблем такого роду застосовуються, звичайно, евристичні методи, засновані на оцінках фахівцями деяких характеристик. Змішаними називаються проблеми, в описі яких зустрічаються як якісні, так і кількісні характеристики.

Кількісно-якісні проблеми характеризуються рядом спільних ознак: великою розмірністю, перспективністю, високою капіталоємкістю; великим діапазоном альтернатив досягнення цілей, недосконалістю сучасної техніки; недостатньою ясністю цілей і властивостей досліджуваних систем. І саме з вирішенням подібного роду проблем частіше усього і доводиться стикатися дорадчій службі як у повсякденній індивідуальній роботі з клієнтами, так і при розробці і реалізації програм.

Процедура формування програм для вирішення подібного роду завдань значною мірою має неформальний характер, по своїй суті це – експертиза. Тому, щоб формування програми пройшло успішно, потрібно ширше користуватися методами формалізації і технічними засобами. Необхідно створити систему, яка складається з багатьох експертних процедур і найрізноманітніших допоміжних засобів.

На цьому етапі звичайно проводиться серія екстраполяційних, нормативних прогнозів, синтез яких дозволяє окреслити межі досліджуваних проблем, істотних для їхнього вирішення завдань розвитку регіону і сформулювати кінцеву мету програми.

Кінцевим результатом застосування правильного підходу до вирішення поставленої проблеми стає програма, що являє собою погоджений комплекс економічних, соціальних, виробничо-технічних, організаційних і науково-дослідних заходів, спрямованих на досягнення поставленої мети.

Наступним етапом роботи стає постановка мети, що включає опис бажаної ситуації. На цьому етапі необхідно усвідомити, чому існуюча ситуація відрізняється від бажаної ситуації, чи не приведе самостійний розвиток існуючої ситуації до бажаної мети і які можливості реалізації змін за допомогою існуючих матеріальних і людських ресурсів. Мета має бути ясно сформульована, зрозуміла сільським товаровиробникам або людям, що проживають у даній місцевості, і яких може прямо або побічно стосуватися реалізація нової програми служби.

Необхідно також уявляти собі, чи може і яким способом мета програми вплинути негативно на людей, що займалися, наприклад, за рамками цільової групи.

Переконавшись у тому, що зазначені фактори визначені, приступають до формулювання комплексу завдань програми. На цьому етапі кінцева мета структурується, тобто розбивається на декілька, пов'язаних із вирішенням поставленої проблеми. Методом такої розбивки є побудова дерева иети і завдань програми. Це дозволяє побудувати повний комплекс мети та завдань, що відображають бажані функції майбутніх об'єктів, які у сумі мають привести до загальної мети. На цьому етапі встановлюються нормативи, тобто кількісні характеристики рівнів досягнення мети програми. Дуже важливо, щоб завдання програми були кількісно виміряні.

Очевидно, що розподіл ресурсів між функціональними завданнями програми, розглянутими в рамках усього регіону, здійснити важко, тому що розгляд досить великих функціональних завдань маскує територіальні розходження у відносній важливості їхнього досягнення. Ця обставина створює необхідність додаткової територіальної прив'язки до цих підрайонів.

Відзначимо, що на нижньому рівні дерева має відбуватися стикування завдань із ресурсами. Очевидно, що чим більш детальними є завдання нижнього рівня, тим точнішими можуть бути характеристики часу і ресурсів, необхідних для їхньої реалізації. Знання цих характеристик необхідне для найкращого розподілу ресурсів. Таким чином, виділення локальнлї мети або завдання є необхідним моментом при побудові дерева і дозволяє здійснювати розподіл ресурсів між елементами нижнього рівня "дерева мети" в черговості відповідно до розмірів коефіцієнтів відносної важливості їхнього внеску в досягнення глобальної мети програми. У цьому разі буде забезпечена необхідна комплексність у вирішенні поставленої проблеми.

Упорядкування реального і повного "дерева мети" є складною задачею, яка може бути виконана тільки з залученням відповідних експертів високої кваліфікації, що мають необхідні знання. Від повноти і реальності дерева мети залежить якість усієї наступної роботи з побудови програми.

Однак перш, ніж перейти до розподілу ресурсів необхідно зробити вибір і аналіз цільової групи, тобто групи населення, на які буде спрямований вплив. Такою цільовою групою можуть бути, наприклад, усі товаровиробники даного району або тільки фермери, керівники господарств, сільська молодь тощо. Однак треба чітко зазначити, чому зусилля спрямовані саме на цю групу. Крім того, важливо знати, чи можна розділити цільову групу на підгрупи і які особливості роботи з кожною підгрупою.

Аналіз цільової групи має дати відповіді на запитання: спосіб життя і методи ведення господарства; знання, навички і відношення учасників цільової групи в даній місцевості до їхніх проблем; які ресурси доступні різним учасникам цільової групи. Важливо також знати, які розходження усередині групи і чи не можна розділити групу на більш однорідні підгрупи.

Для того, щоб прийняти правильне рішення про те, яким способом вплинути на характер прийнятих рішень учасниками цільової групи, необхідно з'ясувати, якого роду рішення вони приймають, і хто впливає на прийняття цих рішень. Відповідно, важливо знати, які комунікаційні канали використовують члени цільової групи в даний час, і які вони зможуть використовувати в майбутньому, чи може інформаційно-консультаційна служба використовувати ці канали, щоб досягти мети, і чи можна досягти мети, не налагоджуючи тісного контакту з цільовою групою.

Наступним етапом розробки програми є формування варіантів програми і вибір найбільш ефективного з них. При побудові програми виникає декілька рівнів альтернативності, що виділяються відповідно до послідовності вирішення проблем.

Перший рівень альтернативності виникає внаслідок того, що рівні цільових нормативів можуть виявитися недосяжними при існуючих обмеженнях на ресурси, що виділяються для реалізації програми.

Другий рівень альтернативності – формування об'єктів системи, що реалізують ту або іншу функціональну мету програми.

Третій – формування способів створення цих систем, що характеризуються різною технологією, набором ресурсів і часом, необхідним для їхнього створення. Дерево мети служить немовби каркасом для формування альтернативних комплексів систем, а також альтернативних комплексів завдань, під якими розуміються технологічні способи створення цих систем.

При подальшій деталізації окремі задачі можна розбити на конкретні заходи, що потенційно забезпечують виконання програми з заданими кінцевими показниками. Тут виникає ще один рівень альтернативності. Об'єднання обраних по різних критеріях альтернативних варіантів реалізації системи кон’юнктивних функціональних завдань утворить варіант програми. Існування декількох рівнів альтернативності різко ускладнює проблему вибору найкращого варіанта програми і робить її багаторівневою.

Після вибору найбільш ефективного порівняно з альтернативними варіанта програми необхідна деталізація обраного варіанта. Оскільки програма призначена для конкретної реалізації, її заходи деталізуються відповідно до вимог системи управління, щоб доводити конкретні завдання до конкретних виконавців. Заходи програми прив'язуються до визначених проміжних і остаточних термінів їхнього виконання, до виконавців і джерел ресурсів.

Як окремий етап розробки програми варто виділити формування організаційної структури управління програмою. Його можна здійснити на базі класифікаційних алгоритмів, заснованих на розбивці всієї множини задач програми на відносно незалежні групи, усередині яких задачі досить тісно взаємозалежні. У цьому разі може бути запропоноване створення нової організації або додаткової структури в рамках існуючої організації.

Розробляючи організаційну структуру управління програмою інформаційно-консультаційної служби необхідно мати на увазі, що реалізація програми буде максимально успішною тільки у випадку широкої зацікавленої участі членів цільової групи в її реалізації. Тому вже на цьому етапі необхідний правильний вибір фінансування, а також форм і методів розповсюдження інформації про програму. Відповідно, важливо знати, коли і які комунікаційні канали можна використовувати.

Наступним етапом роботи є упорядкування переліку заходів програми (тобто опис організаційних форм і термінів діяльності з реалізації завдань програми), що включає в себе:

1. Впорядкування у хронологічному порядку списку всіх подій, необхідних для завершення проекту.

2. Підготовка схеми, у якій події розташовані у хронологічному порядку.

3. Визначення необхідного часу для виконання кожного заходу після закінчення попереднього заходу.

4. Визначення загального необхідного часу по кожному етапу або окремих групах закладів після досягнення поставленої мети.

Програма не повинна бути занадто жорсткою. Потрібно завжди оцінювати – чи може програма бути здійснена в передбачувані терміни? Чи досить вона гнучка, щоб її можна було б змінити в разі потреби?

Необхідно також зауважити, що може знадобитися навчання самих співробітників дорадчої служби, щоб вони змогли виконувати задачі з реалізації програми на належному рівні. У цьому випадку необхідно оцінити, чи досить часу у співробітників дорадчої служби або і у всіх учасників програми, щоб підготуватися до виконання своїх завдань. Крім того, необхідно буде визначити, чи досить наявних засобів і людських ресурсів, щоб провести відповідну підготовку.

У літературних джерелах, присвячених інформаційно-консультаційній службі, постійно підкреслюється, що організаційна структура програми повинна припускати, що сільські товаровиробники є активними учасниками розробки програм і мають реально впливати на прийняті рішення, а також доводити свою думку безпосередньо її розроблювачам. Тільки при такій співпраці можна буде розраховувати на успіх.

Ще одним важливим етапом розробки програми дорадчої служби є розробка завдань, форм і методів моніторингу реалізації програми. Це припускає, у першу чергу, розробку (затвердження) яких-небудь стандартів (норм, показників), що дозволяють за допомогою зіставлення фактично досягнутого рівня із затверджиними показниками, однозначно оцінити хід реалізації кожного компонента програми.

Це важливо, у першу чергу, для закріплення досягнутого успіху, а також для коригування допущених помилок або недоглядів. Тут необхідно визначити, чи досить запланованих засобів і людських ресурсів, щоб провести відповідне коригування програми.

Нарешті, останнім етапом упорядкування і реалізації програми є остаточна оцінка програми, що дозволяє визначити, наскільки досягнуті сформульовані иета і завдання і в який спосіб вони досягнуті. Інформація про це може використовуватися як для продовження або розширення даної програми, так і для розробки стратегії і тактики дій співробітників дорадчої служби в постпрограмний період, включаючи розробку нової програми дорадчої служби, спрямованої на вирішення інших проблем сільських товаровиробників.

Співробітники Національної асоціації дорадчих служб України, використовуючи досвід роботи дорадчих служб, опрацювали рекомендації із складання робочої програми сільськогосподарської дорадчої служби.

Згідно з цими рекомендаціями робоча програма має містити такі розділи:

1. Господарства та/або селянські об’єднання на території впливу сільськогосподарської дорадчої служби. Цей розділ має містити стислий, але чіткий опис типів, кількості та розмірів господарств і основні види їх продукції. Також має бути забезпечено інформацію про кількість фермерів/селян, їх вік та рівень освіти. Це є особливо важливим у разі, якщо робоча програма містить компоненти, що пов’язані із розвитком сільської місцевості.

2. Агропромислове економічне середовище, в якому працюють господарства і / або соціальні та економічні умови, за якими живе сільське населення. Цей розділ має містити чітку інформацію про можливі ринки збуту, ситуацію з постачанням обладнання та доступне кредитування/ фінансування, включаючи назви основних залучених компаній та їх можливості щодо забезпечення вигідних умов торгівлі для господарств. Також має бути забезпечено присутність альтернативної зайнятості у місцевій промисловості та системи послуг, особливо у разі, якщо робоча програма містить компоненти, пов’язані з розвитком сільської місцевості.

3. Проблеми та можливості господарств та /або сільських підприємств (існуючих і потенційних) на території впливу сільськогосподарської дорадчої служби.

4. Які існують основні проблеми поставлені господарствами та/ або сільським населенням?

5. Який відсоток господарств та/або сільського населення перебувають під впливом зазначених проблем?

6. Які шляхи вирішення цих проблем може запропонувати дорадча служба?

7. Які існують нові можливості?

8. Які компанії шукають додаткових постачальників або окремий товар певної якості?

9. Чи здатна яка-небудь нова технологія зменшити витрати або поліпшити якість продукції?

10. Чи існують нові джерела зайнятості не в сільському господарстві або будь-які можливості для підприємців на селі?

Відповіді на ці запитання допоможуть визначити тип цільових клієнтів та завдання, навколо яких будувати робочу програму.

Цільові клієнти. Необхідно дати відповідь, на який виключно тип та кількість господарств або сільську громаду спрямовано робочу програму? Відібрані цільові клієнти мають бути з господарств, типових для даної території. Не допускається, щоб програма була сфокусована на невеликій кількості нетипових господарств.

Завдання робочої програми. Має бути визначена кількість завдань. Тоді можна визначити наскільки вони досяжні та як їх досягнути, або пізніше встановити результати виконання. Основна проблема може бути розподілена на конкретні завдання. Наприклад, завдання поліпшити прибутковість десяти свинарських господарств може бути розподілено на окремі завдання щодо харчування, опалення, ефективності розведення. Це полегшує визначення видів діяльності, необхідних для досягнення конкретної мети.

Діяльність, спрямована на виконання встановлених завдань

Частою помилкою є планування одного заходу лише для окремого завдання. Малоймовірно, що один захід приведе до досягнення мети. Зазвичай необхідно вжити низку заходів. Наприклад, після серії візитів до господарства мають бути проведені групові відвідування окремих клієнтів, які потребують на специфічну допомогу.

Календар діяльності. Календар діяльності має стати головним документом, що використовується впродовж виконання програми. Його розробка допомагає висвітлити будь-які перешкоди, надмірні і нереальні завдання та може призвести до перегляду попередньої частини програми. Він завжди презентується як матриця, в яку заносять передбачене місце розташування та імена залучених експертів і партнерів.

Вартість програми. Цей розділ має містити як розрахунок коштів, необхідних для виконання, так і порівняння переваг із загальною вартістю програми. Останнє має наближатись до інформації про бюджет, що міститься у бізнес-плані сільськогосподарської дорадчої служби

Моніторинг та оцінка робочої програми. В цьому розділі оцінюють результати виконання програми і визначають працівників, які будуть це робити. Треба пам’ятати, що все має бути організовано так, щоб отримати результати якомога раніше для внесення корегувань впродовж виконання.

На основі робочих програм дорадчих служб, які найбільш повно окреслюють проблеми сільськогосподарських виробників і сільського населення, визначаються соціально спрямовані дорадчі послуги і формуються як регіональні, так і державна цільова програми сільськогосподарської дорадчої діяльності.