5.22. Підсумковий звіт

До і під час виконання завдання клієнт одержував кілька звітів про хід консультування:

• звіт, у якому пропонувалося завдання, засноване на швидкому діагностичному дослідженні;

• звіти про хід робіт, кількість і обсяг яких коливаються і де можуть пропонуватися модифікації визначення проблеми і планів здійснення завдання;

• звіти і документацію, що пов'язані з пропозиціями клієнта до початку впровадження.

Який би не був характер проміжних звітів, є заключний звіт по завданню, що підготовиться до моменту завершення роботи в організації-клієнті. Крім того, консультативний підрозділ вимагає звіти для додаткової допомоги тим його співробітникам, що будуть виконувати схожі завдання.

Звіт для клієнтів. При відносно коротких завданнях це може бути єдиний звіт всеосяжного характеру. При більш довгострокових завданнях він може містити посилалися на попередні звіти і вдаватися в подробиці лише подій, що сталися після написання останнього з них. В усіх випадках як завершальний звіт він «підчищає усі хвости» і охоплює усі факти і твердження, що мають істотне значення при завершенні завдання. Коли його складають уже знають, чи буде консультант надавати наступні послуги. У такому випадку даний звіт може бути не настільки «заключним».

Крім стисло всеосяжного огляду виконаної роботи заключний звіт має вказувати не реальні переваги, отримані в результаті змін, і давати клієнтові відверті рекомендації про те, що необхідно зробити в майбутньому.

Оцінка переваг

Оцінка отриманих переваг наводиться у заключному звіті, якщо він має практичний характер, тобто якщо консультант залишає клієнта після періоду впровадження, що потребує оцінки. В інших випадках, як уже вказувалося, вона може бути представлена пізніше.

Оцінюючи реальні переваги, консультант демонструє правильність і точність як попередньої оцінки (оцінка завдання клієнта як пропозиція), так і оцінки альтернативних рішень (запропонованих клієнтові для рішення перед фазою впровадження).

Ясно, що оцінка переваг дасть об'єктивну інформацію, тільки якщо впровадження просунулося досить далеко, а умови роботи нового методу і системи стали нормальними і стабільними. Консультант підкреслює прямі вигоди, отримані в результаті виконання завдання, і залишає розгляд непрямих вигод (наприклад, відсутність росту постійних витрат) клієнтові.

При наведенні переваг, у звіті необхідно особливо виділити економічні, фінансові і соціальні вигоди, що були або будуть отримані в результаті підвищення ефективності роботи. Однак звіт має також містити опис нових вмінь, навиків, систем і форм поведінки, що виникли при виконанні завдання, і підкреслювати їхній вплив на ріст ефективності роботи.

У практиці консультування не рекомендується вказувати відношення досягнутої економії до виплачуваного гонорару. Такий аналіз залишається винятково на розсуд клієнта, Який має розуміти, що не всі переваги можна вимірювати в грошах і що це відношення може бути високим у випадку багатьох простих завдань з малим ступенем ризику, вплив яких на загальні результати роботи обмежений.