Организационный порядок системы и его документы

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, об­щественными объединениями и технологическими, социальны­ми, экономическими, правовыми и другими отношениями меж­ду ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных под­разделений предприятия и работающих там людей и технологи­ческими, социальными, экономическими и другими отношения­ми между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэто­му, в зависимости от источника ее возникновения в рамках орга­низации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации — это, как правило, внут-риорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Внешняя среда — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.

Это — экономические, социальные, технологические, полити­ческие и другие отношения предприятия с клиентами, постав­щиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государ­ственными органами и т. п.

Организ. Порядок – это система постоянно действующих связей, норм, правил и должностей в организациях. ОП – относится к числу наивысших управленческих ценностей, ибо он обеспечивает устойчивость, автоматизм функционирования, и дает возможность управлять организацией в режиме автомата (автопилота).

Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности — это совокупность законов, нор­мативных правовых актов и методических документов, регламен­тирующих технологии создания документов, их обработки, хра­нения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Феде­рации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотрас­левого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреж­дений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты на документацию; основные требования к документам и службам доку­ментационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основные документы управления

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

1. организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

Устав (положение) является важнейшим организационным документом, регламентирующим всю деятельность фирмы.

— общие положения, в которых указывается наименование организации, ее назначение, статус, юридические реквизиты (кем и когда учрежден), адрес;

— цели и задачи деятельности фирмы: направления и основные формы деятельности (миссия);

— учредители (или членство):

-имущество, учет и отчетность (на каких условиях дается имущество, что учредитель обязуется финансировать, от каких направлений пополнять финансирование),;

-управление, включая руководящие органы, порядок их образования (контроль (внешний и внутренний) за деятельностью организации; финансирование (источники средств, порядок их учета и расходования); внешнеэкономическая деятельность (в случае ее осуществления);

-организация труда и заработной платы,

- порядок реорганизации и ликвидации организации.

+ внесение изменений в устав + положения (об оплате труда, о премировании).

Должностные инструкции представляют собой описание требований, которым должен отвечать работник, исполняющий конкретную должность.

Должностная инструкция содержит следующие разделы

1. Общие положения, в том числе:

— назначение должности;

— требования к квалификации (уровень и вид образования, условия оплаты труда) и компетентности работник (например, стаж работы по специальности, в соответствующей сфере и т.п.);

- специальные требования (знание иностранных языков, конкретных компьютерных редакторов, водительские права, медицинñêèå требования и т.д.).

2. Порядок назначения в должности и порядок освобождения от должности (чьим приказом и по согласованию, с каким должностным лицом или инстанцией).

3. Обязанности конкретные должностные задачи, решаемые работником.

4. Права, предоставляемые работнику для выполнения го обязанностей (перечень прав, в принципе, должен сопровождаться с перечнем Обязанностей).

5. Ответственность (за что, какая и перед кем). Должностная инструкция утверждается руководством фирмы, с ее содержанием должен быть под расписку ознакомлен каждый конкретный работник, заступающий .;а эту должность. Должностная инструкция может уточняться и пересматриваться по мере необходимости.

В трудовых отношениях должностная инструкция может использоваться различно. Во-первых, как самостоятельный документ обычно в условиях бессрочного трудового найма, характерного для бюджетных организаций. Во-вторых, как приложение к трудовому контракту (трудовому соглашению, договору подряда на исполнения конкретных должностных функций). В-третьих, должностная инструкция может быть введена в непосредственное содержание трудового договора.

Преимущества ДИ: она снимает зоны конфликтности, убирает зоны безответственности, делает процедуру набора новичков более осмысленной, сокращает временные и материальные затраты на поиск, проведение тестирования, и т.д. ДИ является именно тем инструментом на основании которого осуществляется набор.

Этапы разработки ДИ: в разработке ДИ должны участвовать отдел кадров, руководитель, работник. 1. сбор информации, 2. анализ собранной информации, 3. разработка проекта ДИ, 4. представление проекта директору на утверждение, 5. доработка. 6. утверждение, 7. ввод в действие (личная роспись работника). Правила пользования ДИ при разработке:

- ДИ разрабатывается на основе положения о подразделении,

- ДИ должна быть написана простым языком и простыми предложениями,

- описание ДИ должно начинаться с глагольной формы,

- ДИ не должна быть больше 3-х листов,

- ДИ пишется на должность, а не на конкретного работника,

- ДИ должна иметь гриф утверждения, дату и подпись работника.

Штатное расписание – содержит в себе перечень названий и кол-во должностей. Указываются разряды, оклады по разрядам, доплаты и надбавки. И в итоге штат. распис. Дает сумму предполагаемых рассходов по 1 статье «з/п». в сегодняшний день в практике УК существуют 2 шт. распис. 1. ШР по бюджету(списочный состав, кото. Оплачив. По бюджету учредителя). 2. ШР по внебюджету(специалисты, кот. оплач. из ср-в организаций культуры).

2. распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3. документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

4. финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

5. информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др..

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности,