Основные функции менеджмента в деятельности организации (организация, планирование, стимулирование, контроль).

1.Понятие «функция»

2. Планирование

3.Организация

4. Мотивация

5. Контроль

6.Вывод

Обычно специфику менеджмента в сфере культуры связывают с особенностями «духовного производства», которое зачастую совпадает с потреблением человека (просмотр спектакля, кинофильма, прослушивание концерта, чтение книги и так далее)¹. Отсюда, сфера культуры – сфера преимущественно некоммерческой деятельности.

Рассмотрим эти функции подробнее.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации и ее составных частей. Организация формулирует цели и задачи на определенный период времени, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют пос­ледовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей.

Планирование является средством контроля и оценки ре­зультатов и создает основу для стимулирования труда работников предприятия. Каждый из которых должен точно выполнять предписанные ему задания и обеспечивать тем самым эффективную работу всего социально-культурного механизма.

Планирование укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации.

Планы работы бывают по содержанию, по уровню, по степени директивности (обязательности), по срокам.

Планирование включает этапы: подготовительный , организационный, заключительный.

Через организаторскую деятельность, то есть через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации. Организация – это средство, процесс достижения целей организации.

Н.И. Кабушкин выделяет организацию как:

1. Структуру системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

2. Процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации².

Отсюда, организация — функция управления, задачей которой является формирование структуры организации.

Организация культурно-досуговой деятельности – это наличие необходимых для достижения выдвинутых целей и задач людских, материальных, информационных ресурсов учреждений культуры, содержание и последовательность намеченных практических действий штатного аппарата, работников культуры, инициативных групп, кружков, объединений, составляющих в своей совокупности клубную общность³. Организовать — это значит разделить на части и делегировать выпол­нение общей управленческой задачи путем распределения ответствен­ности и полномочии, а также установления взаимосвязей между раз­личными видами работ.

Следующая функция организации — соз­дание условий для формирования такой культуры внутри организа­ции, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всей организации ценностям. Здесь главное — это работа с персоналом, развитие стра­тегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать и брать на себя ответственность за решение проблем учреждения.

Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. В данном контексте, т.е. в отношении управления, можно дать такое определение: «мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности, для достижения личных целей или целей организации». Отсюда, мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий.

Процесс мотивации включает:

• установление или оценка (понимание) неудовлетворенных по­требностей;

• формулировку целей, направленных на удовлетворение потреб­ностей;

• определение действий, необходимых для удовлетворения потреб­ностей.

Если посмотреть, на что в деятельности человека оказывает воздействие мотивация, то выяснится что это следующие характеристики деятельности: усилие; старание; настойчивость; добросовестность; направленность.

Одну и ту же работу человек может делать, затрачивая различные усилия. Одному может быть 6езразлично качество его труда, другой может стремиться делать все наилучшим образом, работать с полной отдачей, стремиться к повышению квалификации, совершенствованию своих способностей работать и взаимодействовать с организационным окружением.

Осуществляя эту функцию, руководители должны посто­янно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной ква­лификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля и т. д.

Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное и моральное стимулирование.

Методы индивидуального стимулирования-Поощрение (формальные – н-р, дисциплинарные: гибкий график работы, отпуск без содержания, материальные - з\п; социально-психологические- благодарность, летопись, грамота, подарки, доска почета); неформальные- н-р, соц-психологические -одобрение, благодарность, дружеское отношение или расположенность.)

- Наказание (формальные, н-р, дисцип-ные: взыскания, увольнения; материальные: лишение премии; соц-ные: выговор, снятие с доски почета; неформальные: корректность, профессионализм, тет на тет, соц-психологические- снятие с должности)

Функции мотивации находятся в следующих документах: -положение об оплате труда; -положение о премировании; -положение о надбавках о доплатах; положение о материальных и моральных положениях.

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль — это деятельность по формированию проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов⁴.

Главные инструменты выполнения этой функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

С точки зрения контролирующих инстанций также можно различать несколько основных видов контроля.

Ведомственный контроль— контроль со стороны вышестоящей инстанции, по линии административного подчинения, прежде всего — со стороны учредителя. Круг вопросов ведомственного контроля обычно определяется уставом (положением) и учредительным договором⁵. Этот контроль осуществляется и соответствующими государственными органами управления в сфере культуры (комитетами, управлениями, отделами культуры).

Общественный контроль⁶ или контроль со стороны общественности. Речь идет о деятельности различных общественных организаций и средств массовой информации. Так, например, профсоюзы осуществляют и вневедомственный контроль в круге вопросов охраны труда, его условий, организации заработной платы, социальной защиты и т. д.

Средства массовой информации в своих материалах также опираются на оценки экспертов, материалы ведомственного и государственного контроля, мнение общественности, собственные журналистские расследования.

Предварительный контроль — контроль на начальной стадии выполнения задания⁷. При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством продукции (услуг) и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач учреждения культуры. На стадии предварительного контроля, возможно, выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты.

Текущий контроль⁸ в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения. Речь идет об учете текущей (каждодневной) деятельности организации. В силу этого его также называют оперативным учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности — отсюда его еще одно название - первичный. Другое название данного вида контроля — оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ — оперативность. Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его — их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный, или финальный, — контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания или работ. Цель заключительного контроля — предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы.

На любом предприятии существует внутренний контроль — система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов и т.д.

Внешний — контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль Санпидемстанции, Пожарной части, аудиторская проверка и т.д. Проверка итогов работы предприятия нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.

Таким образом, с помощью использования вышеперечисленных функций устанавливается взаимодействие между руководителями организации и его подчиненными; осуществляется обеспечение ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителя.