- •Вопросы к экзамену по дисциплине "документационное обеспечение управления"
- •1.Дайте определение «доу». Раскройте это понятие. Назовите этапы становления делопроизводства в России.
- •2. Документ. Функции документа. Состав управленческих документов.
- •3.Гост р 6.30-2003. Характеристика, состав и область применения. Формуляр-образец. Реквизит. Формуляр.
- •4. Требования к оформлению реквизитов «адресат», «гриф утверждения».
- •5. Требования к оформлению реквизитов «резолюция», «гриф согласования», «виза согласования», «подпись».
- •6.Что такое бланк? Виды бланков. Назовите реквизиты бланков. Способы расположения реквизитов бланка.
- •7. Должностная инструкция. Требования к ее составлению и оформлению.
- •8. Приказ. Требования к его оформлению.
- •9. Письмо. Требования к его составлению и оформлению.
- •10. Докладная, служебная и объяснительные записки. Требования к их составлению и оформлению.
- •11. Справки. Требования к их составлению и оформлению.
- •12. Акт. Требования к его составлению и оформлению.
- •13. Протокол. Требования к его составлению и оформлению.
- •14.Унифицированные системы документации.
- •15. Договор. Требования к его составлению и оформлению.
- •16. Доверенность. Требования к ее составлению и оформлению.
- •17. Претензия. Требования к ее составлению и оформлению. Ответ на претензию.
- •18. Исковое заявление. Требования к составлению и оформлению искового заявления.
- •19. Принципы организации документооборота.
- •20. Регистрация документов.
- •21. Контроль за исполнением документов.
- •22. Дело. Формирование дел. Номенклатура дел. Ее виды. Требования к ее составлению, оформлению, утверждению и согласованию.
20. Регистрация документов.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Цели регистрации:
Учет документов,
Контроль за исполнением,
Справочная работа по документам.
Документы регистрируются один раз. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения; входящие – в день поступления; исходящие – в день отправки.
Формы регистрации: журнальная, карточная, автоматизированная электронная.
Выбор определенной формы регистрации зависит от объема документооборота.
Индексация документов (присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации). Регистрационный индекс документа, регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
В основе индексирования документов лежит номенклатура дел организации. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Например:
Индекс 32/04-10 означает: 32 – порядковый номер документа в деле; 04-10 – индекс дела по номенклатуре, где 04 – индекс структурного подразделения, в которое направлен документ, 10 – номер дела.
При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в индекс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (06/12-07/А).
Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и сохранность документов.
21. Контроль за исполнением документов.
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Если документ отправляется на исполнение, то в правом верхнему углу проставляется отметка о постановке документа на контроль в виде буквы «К» или слова «Контроль».
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов – с даты их поступления.
Сроковый контроль можно разделить на текущий, предупредительный и итоговый.
Сроки исполнения документа могут быть: типовыми и индивидуальными.
В Приложении 10 к ГСДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения документов.
Решение о продлении срока исполнения документа принимается за 3 дня до истечения срока исполнения.
Снятие документа с контроля исполнения оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
При решении оперативных вопросов исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 295-01-02 с начальником отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26; личная подпись.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа.
Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания (т.е. поставленные в документе вопросы решены по существу, корреспонденту дан ответ).