11. Справки. Требования к их составлению и оформлению.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

  Виды справок - по основной деятельности и личного  характера.

Справки по основной деятельности  составляются по инициативе руководства. Такие справки могут быть внешними и внутренними.

Справки личного характера, удостоверяющие какой-либо факт (о подтверждении места работы, учебы, оплату труда, место проживания и т.п.) составляются по запросам граждан. Такие справки выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы. Справки оформляются  на общем бланке или на трафаретном бланке формата А5.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером, заверяется оттиском печати. Если справка подтверждает факт учебы или работы, то подписывается руководителем учреждения и лицом, отвечающим за работу с документами по личному составу.

  В формуляр справки входят следующие реквизиты – наименование учреждения, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, приложения, подпись.

12. Акт. Требования к его составлению и оформлению.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Датой акта является дата актируемого события.

Вводная часть акта включает изложение основания для составления документа и перечень присутствующих лиц. Вводная часть состоит из постоянной информации, которая оформляется от левого поля и переменной информация (оформляется от второго положения табулятора).

            В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Датой акта является дата актируемого события.

13. Протокол. Требования к его составлению и оформлению.

Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещания, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

Реквизиты протокола: наименование учреждения, наименование  вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок (наименование коллегиального органа), текст, подписи (председателя и секретаря или всех присутствующих, например, на учредительных протоколах).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих, если присутствующих более10 человек.

14.Унифицированные системы документации.

Министерством финансов РФ, Министерством экономического развития и торговли РФ, Министерством труда и социального развития РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

По заключению Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное Постановление не нуждается в государственной регистрации и, следовательно, носит рекомендательный характер.

В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации (с № Т-1 по № Т-11а) используются в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, а формы с № Т-12 по № Т-73 — в организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ или распоряжение (по учету как труда и его оплаты, так и кадров) объявляется работнику под расписку.

Формы № Т-11 (приказ или распоряжение о поощрении работника) и № Т-11а (приказ или распоряжение о поощрении работников) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Данные приказы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным на это лицом, объявляются работнику под расписку (в новой редакции ТК РФ — под роспись).

На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и трудовую книжку работника.