9. Письмо. Требования к его составлению и оформлению.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

        Деловые письма могут быть:

                - инициативными (просьбы, запросы, предложения, заказы и т.п.);

                - ответными (ответные письма могут содержать согласие, отказ, разъяснение).

          Деловые письма составляются на бланке письма формата А4 и А5.

В формуляр служебного письма входят следующие реквизиты - наименование учреждения, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на № и дату входящего документа, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подпись, адресат, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, резолюция, отметка о контроле, отметка о поступлении документа, идентификатор электронной копии документа.

В письме, оформленном на бланке организации, недопустимо использовать изложение от первого лица, единственного числа.

          Если письмо является ответным, то в бланке письма заполняется реквизит «ссылка на номер и дату письма входящего документа».

           Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать руководитель фирмы, организации

           Заголовок к тексту письма может отсутствовать, если текст не превышает 5 строк.

           При оформлении реквизитов письма используются 0, 1, 2, 4 и 6 положения табулятора. 

10. Докладная, служебная и объяснительные записки. Требования к их составлению и оформлению.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные, информационные или отчетные.

Докладные записки могут быть внешними и внутренними.

В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты – наименование учреждения, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, приложения, подпись.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она адресована руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она направляется руководителю учреждения. Внешняя докладная записка подписывается руководителем учреждения или его заместителями.

Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Служебная записка чаще всего оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Подписывается она непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой ее является дата ее составления или подписания.

Формуляр служебной записки аналогичен формуляру докладной записки.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельный положений основного документа или объясняющий причину невыполнения какого-либо распоряжения, правил поведения.

Объяснительная записка оформляется на компьютере, на бланке предприятия или рукописно на чистом листе бумаги формата А4.