3.Гост р 6.30-2003. Характеристика, состав и область применения. Формуляр-образец. Реквизит. Формуляр.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию.

Формуляр-образец представляет собой модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр документа представляет собой набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального письменного документа.

Всего формуляр-образец содержит 30 реквизитов.

Каждый документ можно разделить на части: заголовочную, основную и оформляющую.

В основную часть документа входят текст и приложения.

Текст документа, оформляемый на формате бумаги А4, печатают через 1,5 интервала; на формате А5 – через 1,0 или 1,5 интервала.

Заголовок в документах печатается: флаговым способом, через один интервал (при угловом расположении реквизитов бланка); по центру (при продольном расположении реквизитов), строчными буквами, первая – заглавная. В конце заголовка точка не ставится.

Место издания или составления указывается в бланке общего вида, если нет ссылки на место нахождения учреждения, автора документа, в названии учреждения.

4. Требования к оформлению реквизитов «адресат», «гриф утверждения».

Возможный состав реквизита «адресат»:

• наименование учреждения; должность; инициалы; фамилия;

• наименование учреждения, структурное подразделение;

• наименование учреждения; должность; инициалы; фамилия; почтовый адрес.

Например:

1. ЗАО «Профит»

1,5 инт.

Отдел маркетинга

2. ЗАО «Профит»

1,5 инт.

Ведущему специалисту

1,5 инт.

А.И.Смирновой

3. ЗАО «Профит»

2 инт.

ул.Попова, 17, Москва, 113209

«Правила оказания услуг почтовой связи» предлагают следующий вариант оформления почтового адреса – улица, дом, город, индекс, страна.

Например:

ЗАО «Профит»

2 инт.

ул.Попова, 17, Москва, 113209

При адресовании документа:

• должностному лицу – наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном;

• наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Гриф утверждения оформляют от пятого положения табулятора.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Дашков А.В.Дашков

02.09.2004

Дата в грифе утверждения проставляется самим руководителем в момент утверждения документа. Дата в документах оформляется: 02.01.2004; 2005.01.02; 02 января 2005 г.

Обязательному утверждению подлежат положения, инструкции, должностные инструкции, штатное расписание.

5. Требования к оформлению реквизитов «резолюция», «гриф согласования», «виза согласования», «подпись».

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется:

• или под адресатом;

• или на свободном месте листа;

• или на отдельном листе бумаги.

Например:

О.В.Сергеевой

Отправить факс до 04.07.2004

Еремеев 02.07.2004

В реквизите «подпись» инициалы печатают - перед фамилией, не делая пробелы между инициалами и фамилией. Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора. Например:

Генеральный директор Смирнов Н.Г.Смирнов

Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме грифа согласования. Согласование бывает внутренним (виза) и внешним (гриф согласования).

Внутреннее согласование оформляется в виде визы, например:

Юрисконсульт

Власов Н.И.Власов

06.06.2004

или

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Громов Н.И.Громов

06.06.2004

Внешнее согласование оформляется в виде грифа согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Трофимов Н.И.Трофимов

06.06.2004