Вопросы к экзамену по дисциплине "документационное обеспечение управления"

1.Дайте определение «доу». Раскройте это понятие. Назовите этапы становления делопроизводства в России.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

Документирование - это процесс создания и оформления документов.

Основные операции при создании документов: составление проекта документа; согласование проекта документа; проверка правильности оформления документов; подписание и утверждение документов; регистрация документов.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Основные операции при организации работы с документами: регистрация документов; передача документов на рассмотрение руководителю учреждения, передача на исполнение; контроль за исполнением документов; исполнение документов; формирование дел; текущее хранение документов и использование их в работе; экспертиза ценности; оформление дел; передача дел на архивное хранение в архив; уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

Делопроизводство в своем развитии прошло несколько этапов: приказное делопроизводство, коллежское делопроизводство, министерское (или исполнительное) делопроизводство, делопроизводство централизованного управления.

2. Документ. Функции документа. Состав управленческих документов.

Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. 

Функции документа

Важнейшей из функций документа является информационная. Документ создают для сохранения информации.

Документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами, обеспечивая коммуникативную функцию.

Документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью (т.е. несет социальную функцию).

Документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества (выполняет культурную функцию).

Информационная, коммуникативная, социальная, культурная функции документа – это общие функции документа.

Но документ обладает и специальными функциями:

Среди управленческих документов  важное место занимает  организационно-распорядительная документация, которая подразделяется на:

Организационные. Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего, это — организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят – уставы, положения, правила, инструкции, должностные инструкции, штатное расписание и др.

Распорядительные. В целях разрешения основных задач организации издаются – постановления, распоряжения, решения, указания, приказы по основной деятельности.

Справочно-информационные документы включают в себя – служебные письма, факты; докладные, служебные и объяснительные записки; справки; акты, телеграммы, телефонограммы и т.д.

Документация по личному составу – заявления, приказы по личному составу, резюме, автобиография, характеристика, трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и т.д.

Все перечисленные документы относятся к управленческим, или организационно-распорядительным документам.