Создание рабочей группы

Новый файл рабочей группы мы создадим сразу на сервере, в папке общего доступа. Очевидно, вы должны быть подключены к сети и иметь права на создание файлов в этой папке.

Для формирования рабочих групп и подключения к ним служит утилита «Администратор рабочих групп MS Access»; при установке Access в папке Office 97 (по умолчанию ?Program filesMicrosoft Office?) создается ее ярлык. Откройте эту папку, запустите утилиту и в появившемся окне нажмите кнопку «Создать...». На экране появится новое окно, в котором следует ввести данные владельца рабочей группы (по умолчанию подставляется ваше имя и название вашей организации) и ее код — произвольную последовательность из не более чем 20 букв и цифр (рис. 2, слева). Нажмите кнопку «OK».

Рис. 2. Создание рабочей группы

После этого вам будет предложено задать имя файла вновь создаваемой рабочей группы и путь к нему. Путь должен указывать на выбранную папку общего доступа, а в качестве имени можно как оставить предложенное программой, так и выбрать любое другое. Нажмите кнопку «OK» и в ответ на появившийся запрос подтвердите создание файла. Утилита создаст заданный файл, о чем выдаст сообщение, и автоматически подключит к нему Access.

Теперь попробуйте запустить Access и загрузить базу данных. Если вы раньше модифицировали по своему вкусу рабочую среду Access, то обнаружите, что все сделанные настройки пропали, — ведь они хранятся в файле рабочей группы, который вы только что сменили.

Сейчас вы открыли базу с правами администратора рабочей группы. Теперь можно переходить к созданию учетных записей для подгрупп и пользователей.

Учетные записи

Вновь созданная рабочая группа содержит учетные записи подгрупп Admins и Users и входящего в них пользователя Admin. Подгруппа Admins объединяет пользователей со специальными, так называемыми административными полномочиями: они могут просматривать и изменять права доступа пользователей к объектам базы; кроме того, в их ведении находятся репликация базы и изменение параметров ее запуска (заголовок, форма, открываемая при запуске, и т. д.). Нормально, чтобы этими полномочиями обладал только один человек; в любом случае не следует давать их кому попало. В подгруппу Users входят все пользователи базы.

Учетные записи всех прочих необходимых подгрупп и пользователей вам предстоит добавить. Как для пользователя, так и для подгруппы учетная запись должна иметь имя и код. Имя представляет собой строку длиной от 1 до 20 символов, причем символы ?/?, ??, ?[?, ?]?, ?:?, ?|?, ??, ?+?, ?=?, ?;?, ?,?, ??? и ?*? не допускаются; длина кода — от 4 до 20 символов (рис.3).

Рис. 3. Создание учетной записи

Удобнее начать с подгрупп. Войдите в меню «Сервис?Защита?Пользователи и группы», в открывшемся окне выберите закладку «Группы» и нажмите кнопку «Создать...». На экране появится окно создания новой учетной записи; укажите в нем имя и код подгруппы, после чего нажмите кнопку «OK».

Определив таким образом все необходимые подгруппы, перейдите на страницу «Пользователи», нажмите опять же кнопку «Создать...» и в уже знакомом вам окне создания учетной записи задайте имя и код пользователя. Затем укажите подгруппы, в которые будет входить новый пользователь. Чтобы включить пользователя в подгруппу, нужно выделить ее название в списке «Имеющиеся группы» и нажать кнопку «Добавить», после чего оно появится в списке «Участие в группе» (рис. 4). Повторите описанную процедуру для каждого пользователя.

Рис. 4. Включение пользователя в группу

Чтобы удалить пользователя из подгруппы, выделите название подгруппы в списке «Участие в группе» и нажмите кнопку «Удалить». Невозможно удалить пользователя из группы Users; кроме того, в группе Admins всегда должен быть хотя бы один пользователь.

Для удаления учетной записи нужно выбрать ее в списке пользователей или подгрупп на соответствующей странице, нажать кнопку «Удалить» и на запрос о подтверждении действия ответить «Да». Access не позволит вам удалить подгруппы Admins и Users, а также пользователя Admin. Единственный способ изменить учетную запись — удалить ее, а затем создать заново.