МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное

бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Российский государственный университет экономики и сервиса»

(ФГБОУ ВПО «ЮРГУЭС»)

Кафедра «Туризм и индустрия гостеприимства»

УЧЕБНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Опорный конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство» для студентов 2 курса (3 семестр) СГФ для направления 101100.62 «Гостиничное дело», 071800.62 «Социально-культурная деятельность», 100400.62 «Туризм»

Составил:

Доцент кафедры «Т и ИГ», к.ф.н. Дашкова Е.В.

Cт. преп. кафедры «Т и ИГ», к.ф.н. Иванова Е.В.

Лекция 1: Введение в курс «Документационное обеспечение управления в СКСТ»: содержание и задачи курса.

1. Значение курса «Документационного обеспечения управления СКСТ»

2. Государственное регулирование делопроизводства

2.1 Законодательное регулирование делопроизводства

2.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективная деятельность компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в развитии человечества.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы – одно из основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу и другим видам деятельности. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха.

По определению, делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ). Изучение данной деятельности и положено в основу дисциплины «Документационное обеспечение управления СКСТ»

Целью этого курса является изучение государственной системы документационного обеспечения управления; основных видов официальных документов и требований к их составлению и оформлению; документооборота предприятий и учреждений социально-культурного сервиса и туризма, а также организации делопроизводства на предприятиях СКСТ.

В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом»

студент должен иметь представление:

• О роли документационного обеспечения в совершенствовании управления предприятиями и учреждениями социально-культурного сервиса и туризма;

• об основных положениях по документированию управленческой деятельности;

• об унификации и стандартизации управленческих документов:

• о правилах оформления различных видов документов;

студент должен знать:

• терминологию в области документационного обеспечения управления (ДОУ);

• нормативно-методическое регулирование делопроизводства;

• правила подготовки и оформления отдельных видов документов;

• организационные формы работы с документами;

• организацию документооборота;

• технологию регистрации документов;

• технологию организации хранения документов в делопроизводстве;

• особенности документационного обеспечения управления СКСТ

студент должен уметь:

• пользоваться изученными стандартизированными терминами;

• применять на практике государственные стандарты, другие нормативные и методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления;

• составлять и правильно (в соответствии с действующими нормативными документами) оформлять основные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;

• выполнять виды работ по организации документооборота на предприятиях и в учреждениях СКСТ;

• составлять и оформлять деловые и коммерческие письма.

Методика изучения дисциплины строится на основе сочетания теоретического и практического обучения.

При проведении практических занятий необходимо использовать действующие образцы документов, применять активные методы обучения (анализ производственных ситуаций, решение ситуационных задач, деловые игры и др.).

Виды заданий для внеаудиторной самостоятельной работы, их содержание и характер имеют вариативный и дифференцированный характер, учитывая специфику специальности и индивидуальной особенности студента.

Для проверки и оценки знаний студентов предусмотрен тест и зачет. Текущий контроль осуществляется путем контрольных заданий по материалам изученных тем.

2. Государственное регулирование делопроизводства.

2.1 Законодательное регулирование делопроизводства.

В дореволюционной России регламентация документирования и делопроизводства обычно осуществлялась изданием закона, который принимался в период проведения реформ государственного управления. Наиболее значимыми законодательными актами, закрепляющими параметры системы делопроизводства в тот или иной период, были: “Генеральный регламент” 1720 г., “Учреждение для управления губерний” 1775 г., “Общее учреждение министерств” 1811 г. Каждый из названных законодательных актов действовал около столетия, что способствовало созданию стабильной системы делопроизводства. Характерной чертой дореволюционной законодательной регламентации делопроизводства было комплексное решение проблемы. Законы устанавливали также нормы работы с документами в учреждениях, например, ведение обязательного учета документов, закрепляли требования к их оформлению, порядок контроля за исполнением, правила формирования документов в дела, создание архива учреждения и т.д. Закон определял организацию делопроизводственной службы и должностные обязанности чиновников, этику служебных отношений и технологию делопроизводства.

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования, и нормативно-методические документы, регламентировавшие ведение делопроизводства, издавались в советский период. Часть из них действует и в настоящее время. Так, порядок рассмотрения и работы с обращениями граждан в государственные органы регламентирован еще в 1968 г. (пересмотрен в 1980 г.)¹. На этом законодательном акте основывается делопроизводство по жалобам граждан и в настоящее время. Технология работы с обращениями граждан закреплена в Типовом положении², оно установило последовательность работы по обращениям и комплексную систему делопроизводства – от получения документа до сдачи его в архив.

В настоящее время регламентация документирования и делопроизводства ведется в нескольких направлениях – законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательная регламентация документирования находится в настоящее время в стадии становления, направлена в основном на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности, установление единообразия их подготовки и оформления. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью различных средств связи (почтовые, телеграфные, факсимильные и электронные сообщения), устанавливаются требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы), а также основы регулирования процессов информатизации. Законом определяется также право собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации по уровням доступа к ней.

К сожалению, федеральное законодательство не всегда комплексно регулирует процедуры создания документов, нормы документирования и работы с документами. Тем не менее, включение общих правил документирования в федеральное законодательство имеет чрезвычайно важное значение как с точки зрения повышения правовой силы управленческих документов, развития документоведения, так и с позиций узкопрактических задач, выполняемых любой делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации”³ закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.

Закон определяет важнейшее положение в области документационного обеспечения: «… документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”⁴ разработан с целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основой гражданского законодательства является Гражданский кодекс Poccийской Федерации, который определил правовые основы деятельности юридических лиц. Отдельные статьи Кодекса устанавливают обязательность документирования, также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновение, прекращение). Так, виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и оформлению установлены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ. В статье указаны требования к содержанию таких документов, как устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица. «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Понятие “другие сведения” раскрыто в ст. 98 Кодекса.

Статьей 122 ГК РФ определены виды учредительных документов ассоциаций и союзов. Статьи 142 – 144, 160 за5кроепляют требования к оформлению ценной бумаги. В ряде статей Гражданского кодекса РФ установлены нормы документирования. Например, ст. 184, 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. Статьи 185, 186 определяют порядок оформление доверенности: «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, … доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна”. В Кодексе установлена обязательность ее нотариального заверения. Таким образом, Кодекс оговаривает требования и к форме документа, и к составу его информации, т.е. содержанию документа.

В статье 878 части второй Гражданского кодекса РФ приведен формуляр чека. «Чек должен содержать:

• наименование “чек”, включенное в текст документа;

• поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

• наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

• указание валюты платежа;

• указание даты и места составления чека;

• подпись лица, выписавшего чек, – чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека».

Федеральный закон “Об акционерных обществах”, принятый Государственной Думой 24 ноября 1995 г., наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации акционерных обществ, значительное внимание уделяет вопросам документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 Федерального закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяют обязанности обществ по хранению перечисленных в этих статьях документов. Тем самым на законодательном уровне установлена обязательность хранения документов общества не только по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ “О языках народов Российской Федерации”⁵ опредёлено, что «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, а предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке, как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

Закон РФ “О стандартизации”⁶ установил правовые основы стандартизации, обязательные для всех государственных органов управления, а также порядок работы по стандартизации, виды документов и принципы их применения, порядок государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов. В соответствии с Законом установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

В Российской Федерации разработана Государственная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая всё государственные стандарты, действующие на территории России. В числе последних действуют стандарты на унифицированные системы документации, термины и определения, правила оформления документов.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации⁷. В этих Правилах определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Министерстве юстиции РФ. При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах⁸ состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Росархив – в соответствии с Положением о нем – имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

В Положении “О Федеральной архивной службе России”, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562⁹, в числе главных задач Федеральной архивной службы России (Росархив) названо «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в т.ч. государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности требования-законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование делопроизводства содержится в целом ряде правовых актов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. В действующем законодательстве содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Современный специалист в области делопроизводства должен обладать правовой культурой, обязан знать действующее законодательство, следить за его изменениями, т.к. эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

2.2 Нормативно- методическое регулирование делопроизводства.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в России осуществляют архивные органы, которые несут ответственность за комплектование Государственного архивного фонда и осуществляют его хранение. Документы за период своей “жизни” проходят разные стадии, на государственное хранение отбираются только наиболее ценные из них, спустя длительный срок после использования их в оперативной работе. Хранение документов начинается в делопроизводстве, которое взаимосвязано с архивом и должно быть организовано по единым правилам.

В числе разработок органов руководства архивным делом наиболее значимой является создание государственной системы делопроизводства. К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)¹⁰, которая разработана в развитие и взамен Единой государственной системы делопроизводства. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях (учреждениях), их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Основные положения ГСДОУ разработаны более десяти лет назад, и в силу этого ряд норм устарел. В 1990-е гг. дважды издавался нормативный документ локального действия¹¹ – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств.

В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2000 г., зарегистрированная в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она описывает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, описана организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передача их на архивное хранение. В приложении приведены формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, в инструкции регламентируется порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливаются размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один из действовавших на тот момент нормативных документов.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее при создании системы делопроизводства конкретной организации в качестве нормативной основы.

Методика и технология хранения документов как в делопроизводстве, так и в архиве разработаны также архивными органами. Основные правила работы ведомственных архивов являются нормативно-методическим документом¹², определившим правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В первой части этого нормативного документа (разделы 2-4) изложена методика хранения документов в делопроизводстве. Эти разделы адресованы делопроизводственным службам, и в них описаны:

• требования к номенклатурам дел, их виды, определен порядок их составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В Основные правила включены формы документов (номенклатура дел, опись и др.), которыми регламентируется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет. Эти формы унифицированы, содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Вторая часть правил (разделы 5-14) содержит методику работы с документами в архиве организации.

Важное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основным нормативным документом, на основе которого определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения¹³, среди которых различают типовые и ведомственные. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Остальные организации при определении сроков хранения пользуются типовым перечнем. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Этот нормативный документ предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда Российской Федерации. Делопроизводственные службы используют перечень для подготовки номенклатуры дел, он является пособием при определении сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, т. е. проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Работы в этом направлении ведутся в нашей стране с конца 1960-х гг. Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в т.ч. документов) к Единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов. В государственной системе стандартизации содержится следующее определение унификации: выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров¹⁴.

Стандартизация определяется как процесс установления и применения стандартов. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандартизация документов может считаться высшей ступенью их унификации, приданием ее результатам статуса обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Стандартизация затрагивает не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написанию адреса, форматам бумаги, бланкам писем, правилам печати текстов, проставлению дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается также стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и их информационных элементов является одним из важнейших аспектов управления документами.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов, такая форма рациональна по компоновке и расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить механизм прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации. В среднем количество документов при унификации сокращается в 4-5 раз.

Одновременно с продолжением работ по унификации и стандартизации велись работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)¹⁵, который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. К числу унифицированных управленческих документов относятся следующие.

Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документация по кредитным операциям банков;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

• выходная документация банков;

• документация по безналичным расчетам через банки – внутрибанковские формы документов;

• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутрибанковские формы документов;

• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутрибанковские формы документов;

• выходная документация банков – внутрибанковские формы документов;

• документация по денежному обращению – внутрибанковские формы документов;

• бухгалтерская документация – внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;

• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

• учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

• документация по статистике труда;

• документация по статистике материальных ресурсов;

• документация по статистике финансов;

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

• документация по статистике транспорта и связи; – документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;

• первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;

• документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

• оперативно-коммерческая документация;

• товаросопроводительная документация;

• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

• транспортная внешнеторговая документация;

• экспедиторская внешнеторговая документация.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством Документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления Деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В состав УСОРД входит:

• документация по созданию организации, предприятия;

• документация по реорганизации организации, предприятия;

• документация по ликвидации организации, предприятия;

• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

• документация по приему на работу;

• документация по увольнению с работы;

• документация по оформлению отпусков;

• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению¹⁶.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел три редакции, в настоящее время находится на пересмотре, но именно в этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72¹⁷ разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

ГОСТ Р 51141-98¹⁸ содержит термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т.ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Более полувека действует ГОСТ 9327-60¹⁹, который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 мм х 297мм). Международной организацией по стандартизации (ISO)²⁰ разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих,²¹ который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтрудом России разработан и такой нормативный документ, как Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих²², назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой для разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Министерства труда РФ, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов²³, т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной²⁴. В последний норматив включен рад разделов, связанных с секретарским обслуживанием, в числе которых работы по приему посетителей, организации и ведению телефонных переговоров, подготовке и проведению заседаний, т. е. виды секретарской работы, относимые к так называемому бездокументному обслуживанию. Следует отметить, что в нормативах не только называются виды работ и их содержание, но и устанавливается последовательность их выполнения. Кроме того, в нормативах времени на делопроизводственные работы нашли отражение и вопросы организации труда – режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест делопроизводственных работников, санитарные нормы. Нормы времени являются незаменимым документом для руководителей делопроизводственной службы, т. к. позволяют решить многие проблемы, возникающие при организации ее работы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. Одни из названных документов полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства (организации, предприятия, фирмы).

Именно в этом состоит основная задача любой делопроизводственной службы – установить и поддерживать в организации единый порядок документирования и оптимальную систему работы с документами. На основе действующей нормативно-методической базы создаются такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии (службе ДОУ), должностные инструкции ее сотрудников, инструкции по делопроизводству, которые определяют параметры конкретной системы делопроизводства. Необходимым профессиональным требованием, предъявляемым к работнику современной делопроизводственной службы, является доскональное знание действующих нормативно-методических документов, умение в них ориентироваться и постоянно быть в курсе последних изменений.

Лекция 2: Виды документов и их классификация.

1. Общая характеристика терминосистемы документоведения.

2. Классификация документов.

1. Общая характеристика терминосистемы документоведения.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая законо­мерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводст­во и архивное дело. Термины и определения».

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй по­ловине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или админист­ративный), решаемый органом управления. Следовательно, дело­производством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и органи­зацию работы с официальными документами. Термин «делопроизвод­ство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в на­учный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организаци­онно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования инфор­мации. Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую, составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке созда­ются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы со­здаются на машинных носителях — документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные пись­менные документы (текетовые документы, информация которых за­фиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изобра­жение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении кино- или видеотехники — кинодокументы, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их распо­ложения на документе. Наличие формуляра, установленного государ­ственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

• плановая документация;

• организационно-правовая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

• отчетная документация;

• договорная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• документация подокументационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

• документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.

2. Классификация документов.

Для того чтобы выработать правила составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:

• Письменные (рукописные и печатные);

• Технические – это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• Аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания:

• Черновик (предварительная редакция документа);

• Беловик (чистовик);

• Подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом ГОСТа);

• Копия документа – точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);

• Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• Автограф – документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• Документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

• Документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• Некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

• Именные, или личные (удостоверяющие личность);

• Служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

Лекции 3: Общие положения о реквизитах и формулярах документа.

1. Виды бланков и требования к ним.

2. Форматы бумаги и поля документов.

1. Виды бланков и требования к ним.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа, позволяющими его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (210 мм х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327-60.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей.

При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от длины слова (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

Бланк придает информационному носителю официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной, неизменяемой информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 мм х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.

Примеры бланков с угловым и продольным расположением реквизитов